Case

Prevas nya intranät – lika mycket yta som innehåll

Med 800 medarbetare utspridda på fler än 20 orter i Sverige, Norge och Danmark – och med konsulter ute på uppdrag hos kund – hade Prevas nya intranät ett tydligt syfte. Att vara en samlingsyta som uppfyller många olika medarbetares behov. Därför valde Prevas Sitevision som leverantör av intranät.

08 juni 2022

Bakgrund och utmaning

Prevas nya intranät behövde vara både lättillgängligt och personaliserat. Dessutom fanns en önskan bland medarbetare att via intranätet på ett enkelt sätt nå ledningssystemet. Något som även var viktigt för organisationens redaktörer som annars såg behov av att uppdatera information dubbelt. Och när det kom till innehåll var det lika viktigt som design. Innehållet ska vara uppdaterat och relevant – designen modern och användarvänlig. Ambitionen var att skapa ett intranät att vara stolt över

På startsidan finns personaliserat innehåll som nyheter och integrationer mot Office-paketet. Därtill finns även en modul med nya kollegor och länkar vidare till andra system , exempelvis Slack och Teams. Genom att klicka på menyikonen kan man komma vidare till andra områden som news, om Prevas och min anställning.

Agilt projekt

Att sätta ihop ett starkt, dedikerat team blev starten på allt. Helena Lundin, kommunikationschef på Prevas, berättar:

– Tillsammans med Webstep och Simplitude inledde vi ett kreativt samarbetet. En stor utmaning var att börja med ett blankt papper och väldig snabbt insåg vi att ett agilt arbetssätt skulle vara den bästa vägen framåt. I gemensamma arbetsytor skissade vi på idéer som skulle lösa våra behov av ett nytt intranät. Idéerna tog vi sedan vidare i design och innehåll. Under hela projektet har vi haft ett öppet sinne och siktat mot att uppnå något nytt, fräscht och modernt. Som projektledare kände jag mig trygg hela vägen.

– Vi använder Sitevision för den externa webbplatsen och bestämde oss snabbt för att bygga intranätet i samma plattform. Sitevision är användarvänligt och enkelt att bjuda in nya redaktörer till. Vi kändes oss bekväma från start och kunde skippa att lägga energi på att lära känna en ny produkt.

Helena Lundin, kommunikationschef på Prevas

Lösning

Personaliserat från start

Prevas nya intranät – som efter en uppskattad tävling internt fick namnet Hello Prevas – ger besökaren en personaliserad upplevelse från start. Startsidan är nämligen anpassad efter region och roll. Där möts medarbetaren av målgruppsanpassade nyheter , integrationer mot mejl, kalender och filer – och förstås länkar till andra viktiga system.

Nu behöver medarbetare inte längre fundera på vart man kan hitta information om hur man larmar sitt kontor, vilka anställningsvillkor som gäller eller var materialet som är riktat till chefer finns. Allt finns tillgängligt och visas upp beroende på vem du är och var du jobbar.

Starkt och smart sök

Ledningssystemet (QMS i Sharepoint) integrerades även i sökfunktionen. På så sätt behöver samma information inte finnas på fler ställen med risk för att gamla versioner finns publicerade och bortglömda. Och det blir enkelt att söka och hitta. Sökträffarna kommer från både innehåll i Sitevision och ledningssystemet.

För att göra det tydligt delas sökträffarna upp i olika kategorier: personer, content, dokument och ledningssystem. Under hela projektet låg stort fokus på UX och en viktig del var att just sökträffarna skulle vara enkla att överblicka.

– Även om allt inte har sin hemvist på intranätet hittar medarbetarna vidare till andra system eller verktyg därifrån. Det nya intranätet är en samlingspunkt som vi alltid kan peka på, ”gå dit så hittar du rätt”. Och saknar du något, ge oss återkoppling, kommenterar Helena.

Resultat

Hejarop och tyck till

När Hello Prevas lanserades i december 2021 togs det emot med många hejarop och stort engagemang. Men jobbet stannade inte där. För att fortsätta samla in feedback och förbättra intranätet har alla sidor en tyck-till-funktion där besökaren kan ge tumme upp eller tumme ned och skicka med en kommentar. En funktion som används och som i god grad bidrar till att göra intranätet mer spetsigt.

Och nu då?

Jo, nu är det dags för Prevas att se över den externa webbplatsen. Projektet har redan smugit i gång och det lånar en del godbitar i form av design och andra element från intranätet … Spännande!