Intranätet – en del av den digitala arbetsplatsen

När det gäller moderna intranät finns en viss begreppsförvirring – vad är skillnaden mellan ett intranät, ett socialt intranät och en digital arbetsplats? Ibland används begreppen synonymt och ibland för att påvisa en skillnad. Jag tänkte vi skulle reda ut begreppen lite och sedan fokusera på det viktiga – hur vi kan göra och tänka för att göra användarupplevelsen mer relevant och givande.

En digital arbetsplats svarar på användarnas behov

Jag ser ett skifte från att prata om tidsbesparing och produktivitet till att prata om vilka behov som vi användare – vi människor – har. En digital arbetsplats är så mycket mer än ett intranät. Det är en plats där vi tillgodoser olika människors olika behov med information, verktyg och processer. Vi är inga produktivitetsrobotar satta på jorden för att optimera. Vi är människor som, förhoppningsvis, tycker om vårt arbete och våra kollegor och försöker göra ett så bra arbete som möjligt. Det behöver våra verktyg och arbetssätt tillgodose och ta hänsyn till. Vi behöver omge oss med kollegor och samarbeta i arbetsgrupper, få ledning i vårt arbete, ta del av kunskap, nyheter och verktyg.

Med intranätet som ett nav i den digitala arbetsplatsen kan vi tillgodose användarnas och organisationens behov: redaktörer ska få kraftfulla och lättillgängliga funktioner för innehåll och användarna ska få rätt information verktyg för sitt arbete. Finns det på plats kan intranätet bidra till en digital arbetsplats där verksamheten kan underhålla och utveckla sitt arbete och kultur.

Få koll på ditt intranät

Men låt oss backa bandet till intranätet. För att intranätet ska bli det där självklara navet krävs att det är helt relevant för användarna, annars blir det förbisett och så småningom eftersatt. Förutom att samla olika verktyg, funktioner och egna moduler krävs också att verktyget kan samla olika system.

Det är lätt hänt att vi skaffar oss för många olika verktyg som vi inte riktigt får ut mesta möjliga av. Det blir väldigt rörigt. En organisation har ett ansvar att erbjuda en enhetlig digital miljö där man inte gör skillnad på olika verktyg. Det gäller att bjuda användaren på en användarupplevelse och inte flera. Vilket verktyg som används ska vara en icke-fråga.

I arbetet med intranätet behöver du också tydligt identifiera och sedan underhålla dina målgrupper. Det förändras över tid och handlar inte bara om olika avdelningar, utan också om olika roller.

Tänk sedan ett steg till – vad vill användaren göra efter att ha läst en viss nyhet? Serva dem med det du tror att de vill göra härnäst, det kan till exempel vara att visa relaterat innehåll baserat på ämne eller kalenderhändelser som har med ämnet att göra.

Testa också att ge användarna makten. Användarna själva kan få avgöra vilka verktyg som är relevanta för dem. Som vanligt gäller det att göra tester och mätningar och göra eventuella justeringar och anpassningar.

Digitalisering kräver förändringsledning

Man kan säga att den digitala arbetsplatsen har gått från att vara redaktörernas verktyg till att bli användarnas verktyg. Den digitala arbetsplatsen ska hjälpa beslutsfattare att fatta bättre beslut, hjälpa serviceenheten att ge bättre service och hjälpa säljarna att sälja mer eller bättre.

För att en arbetsplats ska vara helt digital och underlätta för oss på det sätt vi har tänkt oss måste det till förändringar som går bortom de rent tekniska. Det handlar om en förändringsledning som tar ansvar och går på djupet med vilka arbetssätt och mindset som krävs för att ta förändringen i hamn. Vill du ha en förändring? Då måste du vara villig att förändras.

Läs mer om den digitala arbetsplatsen.