Intranätet - så mycket mer än en anslagstavla

De flesta större företag har det, men det är inte alla som använder det. Vi talar om intranätet. En plattform som kan ta internt samarbete till nya höjder om det är utformat och används på rätt sätt.

Det här är första delen av tre i vår bloggserie om intranät och hur du och ditt företag ökar produktiviteten med en digital arbetsplats.

En viktig investering för företaget

Många företag verkar se ett intranät enbart som en oundviklig kostnad och lagringsplats för en stor mängd information. I själva verket kan intranätet vara en investering som både företaget och medarbetarna vinner på, så länge det är anpassat och är lätt att använda. Ett bra intranät bäddar för ett effektivt arbetssätt, både för gruppen och enskilda individer.

När alla nyheter och dokument är samlade och strukturerade på ett ställe går det snabbt att skapa sig en tydlig överblick. Då går mindre tid åt till att leta igenom sina epostmeddelanden och det blir mer tid över till att sköta de dagliga arbetsuppgifterna.

Långt ifrån alla har goda erfarenheter av en intern digital plattform. För vissa är det en plats som skapar förvirring och uppgivenhet när inget går att hitta. För andra är det en plats de aldrig besöker och då når inte inlägg och nyheter de medarbetare som behöver se dem. Intranäten kan också vara överfyllda med information och ha en rörig struktur. Ett kaosartat intranät uppmuntrar inte till användning, det skrämmer snarare iväg användaren. I dagens informationssamhälle förväntar vi oss att finna svaret på våra frågor, och det snabbt.

Samtidigt vill vi inte se information som inte är relevant för oss. Genom att personalisera intranätet ser personalen endast den information som denne berörs av. Det minskar informationsflödet drastiskt. Medarbetarna blir inte överösta med meddelanden och dokument som de inte har någon nytta av.

Uppmuntrar till samarbete

Ett riktigt bra intranät kan uppmuntra till samarbete mellan kollegor och kan till och med effektivisera det dagliga arbetet. Genom att samla all kommunikation på ett och samma ställe tvingas inte personalen att hoppa mellan olika plattformar som har olika ändamål. I dag används kanske en plattform för att samla olika projekt. En annan för att dela viktig information. Allt detta plus mejlen och internchatt för att prata om allt från dagens lunchplaner till att planera ett möte eller leverera förslag till kunder. Det går att undvika detta hoppande och i stället ha en trygg bas.

Företag tjänar därför mycket på att uppdatera sitt intranät. Det är möjligt att skapa en plattform som passar företagets behov och medarbetare. Ett intranät kan vara så mycket mer en bara en anslagstavla. Intranätet har möjligheten att bli en digital arbetsplats, ett nav i företagets verksamhet.