Blogg

”Snacket vid kaffemaskinerna har ersatts av nyheter och kommentarer”

Tågbolaget Green Cargo har medarbetare utspridda över hela landet. Under 2019 lanserade de ett nytt intranät för att möta behoven som det medför. Kanske gjorde det dem extra förberedda för dagens distansarbete. Vi tog en pratstund med Veronica Svahlin, internkommunikatör och intranätsansvarig på Green Cargo.

25 januari 2021

Sitevision

på Sitevision

Veronica Svahlin

Intranätsansvarig på Green Cargo

Två personer från Green Cargo framför en tågvagn.

Hur påverkades er internkommunikation när pandemin kom?

Som tågbolag har vi redan medarbetare utspridda över hela landet – på bangårdar, i verkstäder, lokförare och administrativ personal – och nu jobbar alla som kan hemifrån. Då ha intranätet blivit en viktig hubb.

En av de första sakerna vi gjorde var att ta fram en sida med frågor och svar om hur pandemin påverkar vårt bolag. Vi måste till exempel vara tydliga med vilka riktlinjer vi har för fysiska utbildningar som är verksamhetskritiska, vad som gäller för våra lokförare vid deras passresor, när de ska ta sig till sina arbetspass så att de kan åka på ett så säkert som möjligt, men också ha koll på regler i Danmark och Norge för vår gränsöverskridande trafik. Så fort sidan uppdateras visar statistiken att den blir välbesökt.

Hur har övergången från fysiska till digitala möten gått?

Alla har varit kreativa och ställt om snabbt. På våra bangårdar där man har dagliga avstämningsmöten, och samlas i lite större grupper har man löst det genom att man håller mötet utomhus i möjligaste mån, att man använder sig av större lokaler så att man kan sprida ut sig och att man använder Teams som videomöte, som även spelas in. Den årliga fortbildning som våra instruktörer ute i produktion måste genomgå för att bibehålla sina behörigheter fick vi hastigt ställa om och genomförde den som en livestreamad webbsändning istället, något vi inte gjort tidigare, men som uppskattades av deltagarna. Och våra fysiska chefsdialoger där chefer från hela bolaget samlas, ersattes med Teamsmöten. Här har de interaktiva delarna, där vi tar upp ämnen för gemensam diskussion i mindre grupper, som vi kallar spånskivor, fungerat bra i digitalt format, vilket är jättekul.

Veronica Svahlin, Intranätsansvarig på Green Cargo

Att jobba hemifrån kan stundvis vara bra, stundvis tufft. Hur gör ni för att hålla motivationen uppe?

Jag skulle säga att vi inom organisationen har mer regelbundna möten som morgonmöten och avstämningsmöten. Det har även dykt upp nya forum som vi inte hade innan, till exempel tvärfunktionella möten där vi snabbt kan stämma av vad som händer internt, ta snabba beslut och sedan kommunicera ut dem.

Många avdelningar och funktioner har även infört digital fika där man pratar om allt mellan himmel och jord. Man kan dela med sig av tankar och idéer runt arbetsuppgifter eller prata om vädret och helgen som varit. Och så får vi inte glömma videokameran. Många har blivit mycket bättre på att använda videokameran i sina möten, just för att få lite mer IRL-känsla.

Tåg kommer åkande på rälsen. I förgrunden är det rosa och lila lupiner.

Hur bevarar ni arbetsglädjen?

I min roll som internkommunikatör och intranätansvarig så försöker jag lägga stort fokus på att synliggöra det arbete som våra medarbetare gör. Att ge en bild av hur deras vardag ser ut, successtories, för att ”kitta” ihop oss när vi inte ses fysiskt lika ofta. Det kan handla om en artikel om de utmaningar, men också fina insatser som gjordes under snöovädret i norr i januari, eller en text om hur vi jobbar tillsammans med våra kunder för att förbättra vår bokningsprocess. Det skapar mycket interaktion som likes och kommentarer. Snacket vid kaffemaskinerna har ersatts av nyheter och kommentarer på intranätet.

Vad kul med större engagemang på intranätet. Berätta mer!

Vi hade inte sociala funktioner alls på vårt tidigare intranät, men nu märker vi verkligen att vanan har satt sig att ge en like, kommentera och dela. Vi har en hel del sociala grupper som används dagligdags, till exempel gruppen där vi lägger upp den dagliga statusrapporten inom produktion, som berör många av våra medarbetare. Vi har även personaliserade avdelningsingångarna på intranätet som är kopplade till vilken avdelning man tillhör.

Det blir väldigt konkret och nära, vilket gör att många, speciellt inom vår produktion, använder det sociala avdelningsflödet mycket för att ge ”heads-up” och pusha för olika saker. Och det tycker jag är jättekul, dels för att det är där vi har största andelen av våra medarbetare, men också att alla nu har tillgång till vårt intranät dygnet runt, oavsett var de befinner sig, både via din dator, mobil eller surfplatta. Intranätet har blivit en uppskattad kanal som man har tillit till.

Hur tror du att framtidens arbetsplats kommer att se ut?

Jag tror att den kommer att bli mer individanpassad. Vissa saknar arbetsplatsen mycket och vill hålla skillnad på den privata sfären och jobbsfären medan andra tycker att det av olika anledningar passar dem bra att jobba hemifrån. Troligtvis blir det en kombination av fysiska och digitala möten. Nu har vi testat och vet att det funkar.

Vill du läsa mer om Green Cargo skapade en digital arbetsplats med intranätet som nav?

Om du vill gå in djupare på hur Green Cargo tog fram sitt intranät i Sitevision får du mer än gärna ta del av deras case.

Läs mer om Green Cargos intranät

Prenumerera gärna på Sitevisions nyhetsbrev

Du får stenkoll på nya funktioner i Sitevision, vad som händer hos oss och en hel bunt med tips. Tanken? Att göra ditt jobb med webben smart, smidigt och skoj.

Prenumerera