Det här behöver "frontline-workers" av ett intranät

Bygg för användarupplevelsen

Frontline-workers lägger generellt sätt inte stor tid på intranätet. Lägg därför mycket omsorg på ux-arbetet och gör det enkelt för målgruppen att hitta den information de behöver snabbt. Det kan vara saker som att rapportera in ärenden eller söka i ett produktregister. Fundera på hur dina medarbetares miljö påverkar dem – kanske jobbar de utomhus med handskar? Då behöver gränssnittet anpassas efter det.

Interfloras butiker har intranät i Sitevision med ett inlogg per butik. Intranätet finns alltid tillgängligt i kassorna och där finns hela artikeldatabasen, aktuella kampanjer och andra nyheter. Nu testar Interflora även att ha skärmar ute i butik där kunder får se en vy med lagersaldo, medan personalen kan logga in och få tillgång till mer information.

Tydlig onboarding

Många i branschen behöver hantera utmaningar med hög personalomsättning och säsongsmedarbetare. En introguide på intranätet hjälper nya medarbetare att veta vilken kunskap de ska ta del av, vad som förväntas av dem i sina roller och hur intranätet ska användas.

Fastighetsbolaget Rikshem vässade sin onboarding-process med en introguide i sex delar. Den innehåller bland annat checklistor om rutiner, lokaler och annan viktig kunskap som nya fastighetsskötare behöver ha. När en chef anställt ny personal går hen också igenom en process som bland annat handlar om att kommunicera internt.

De två vanligaste frågorna

När Johan Nilsson, digital workplace strategist på Sitevision, möter kunder med många frontline-workers får han ofta två frågor:

– Ska vi erbjuda personliga konton eller funktionskonton (som i exemplet med ett inlogg per butik som hos Interflora)? Och det hänger förstås ihop med licenskostnader. Har du exempelvis Microsoft 365 så blir det snabbt dyrt. Då är det bra att fundera över om alla funktioner som följer med en sån licens faktiskt behövs för målgruppen eller om det går att lösa på annat sätt. Med Sitevision går det att skapa mer omfattande inlogg med licenser och liknande för tjänstemän och kombinera det med exempelvis ett HR-system eller behörigheter i Sitevision för att undvika problemet med extra kostnader.

Skistar finns på sju orter och utomlands och går från 280 till 2 500 anställda när säsongsmedarbetarna börjar. De erbjuder säsongarna ett eget inlogg på intranätet med hjälp av Sitevisions användarkatalog. På så sätt kan de visa personligt innehåll som schema och vad som gäller för liften som just den personen jobbar vid.

– Den andra frågan handlar om mobiltelefoner. Ska vi erbjuda tjänstemobil för att få åtkomst till intranätet? berättar Johan och fortsätter:

– Det är förstås det mest optimala. Om du väger vinningarna mot kostnaderna är jag säker på att de första kommer att betyda mest i längden. Du får en direktlina till alla medarbetare och kan koppla andra system till mobilen också. Transportföretaget Green Cargo ersatte lokförarnas pärmar och papper med en mobil och nu har de all viktig info uppdaterad och snabbt tillgänglig. Dessutom får de pushnotiser med driftmeddelanden. Statistiken visar att det är en av de allra mest uppskattade funktionerna.