Case
Green Cargo skapar en digital arbetsplats med intranätet som nav
Green Cargo är tågbolaget som kör godståg både i Sverige, olika delar av Skandinavien och via samarbetspartners till kontinenten. Bolaget ägs av svenska staten och har cirka 2 000 medarbetare runt om i landet. Med ett anpassat och lättillgängligt intranät har Green Cargo kunnat lägga grunden för en digital arbetsplats där medarbetare kan samarbeta och ta del av information – var de än befinner sig.
Bakgrund och Utmaning
Det tidigare intranätet var gammalt och saknade både support och utvecklingsmöjligheter. Det fanns heller inga sociala funktioner, kommunikationen var enkelriktad och informationen svår att hitta.
Dessutom var att intranätet inte tillgängligt för alla. Green Cargos medarbetare är inte bara utspridda över landet, utan många av dem befinner sig i ständig rörelse och är långt från en arbetsstation. Även arbetstider varierar medarbetarna emellan. Allt sammantaget gjorde att Green Cargo började se sig om efter en annan lösning.
– Internkommunikationen inom Green Cargo är viktig och avgörande för hur bra vi ska lyckas med det vi gör inom bolaget, säger Veronica Svahlin, intranätsansvarig på Green Cargo.
" – Internkommunikationen inom Green Cargo är viktig och avgörande för hur bra vi ska lyckas med det vi gör inom bolaget."
Bra funktionalitet – och möjlighet att integrera
Därför beslutade de sig för att se över de lösningar som fanns att tillgå och vad som behövdes i organisationen. De kom fram till att plattformen skulle vara användarvänlig, enkel och ge möjlighet till egenutveckling.
– Vi ville att vårt nya intranät skulle bli en viktig del och kanal i vårt arbete med att skapa en mer digital arbetsplats och ett arbetsverktyg i vardagen. Vi ville att det skulle bli vår hubb, vårt kommunikationsnav. För att åstadkomma det behövde vi skapa större tillgänglighet till intranätet för våra medarbetare med möjlighet till delaktighet och dialog för att på så sätt kunna skapa engagemang och få ”vardagskommunikatörer” som kan bidra med innehåll, säger Veronica.
Efter avslutad förstudie föll valet på Sitevision Intranät med driftlösningen Sitevision Cloud.
– Plattformen erbjuder bra funktionalitet med färdiga mallar och moduler som är tillgängliga i grundutbudet. Vi kan även kombinera och integrera plattformen med våra övriga verktyg och plattformar, säger Veronica.
Lösning
Lättillgängligt och responsivt för medarbetare på språng
Bland de medarbetare som inte arbetar från en arbetsstation, till exempel de egna lokförarna, var snabbheten och lättillgängligheten i det nya intranätet helt avgörande. Ute på fältet är inte alltid uppkopplingen och täckningen den bästa, så att intranätet laddade snabbt och gick att komma åt via mobilen var något Green Cargo prioriterade högt. De såg också till att intranätet går att komma åt via den privata mobilen, datorn eller surfplattan, för de medarbetare som föredrar det.
En välkommen funktion var också det nya söket, så att medarbetare snabbt och enkelt kan hitta relevant information. Därmed har alla på Green Cargo – oavsett om de arbetar ute på fältet eller på kontoret – samma tillgång till information och kommunikation. För de på språng innebär intranätet att kollegorna och deras kunskap och stöd aldrig är långt borta.
Användarna involverade från start
Green Cargo var noga med att låta medarbetare och chefer vara med i projektets olika faser. På så sätt kunde projektet förankras i organisationen och de fick kontinuerligt reda på vad användarna tyckte om funktionaliteten.
– För oss blev det också viktigt att avsätta tid för praktiskt och handfast arbete tillsammans med vår samarbetspartner när de fått själva skalet på plats. För att förstå plattformen och funktionalitet, men också för att kunna sätta en bra struktur och kunna utveckla den funktionalitet just vi behövde för att få till så smarta lösningar som möjligt. Och för att erbjuda värdeskapande innehåll till våra medarbetare, säger Veronica.
Green Cargo tog även hjälp av testpiloter inför lanseringen och fick input kring struktur och funktionalitet.
Resultat
”Det kommunikationsnav som vi strävade efter”
Det tog bara lite drygt ett år från ett första identifierat behov till lansering, mycket tack vare målmedvetet arbete och fokus på användarna. Därför har medarbetarna kunnat finna sig tillrätta i det nya verktyget på ett bra sätt.
– Många chefer och avdelningar har ersatt mejl med information i sociala grupper. Vi ser även att vi har fått större engagemang, delaktighet och intresse från våra medarbetare i produktion, som tidigare haft begränsad tillgång till det gamla intranätet, säger Maria Lindholm, marknadskommunikatör på Green Cargo.
För att internkommunikationen ska fungera bra och även kunna målgruppsanpassas har Green Cargo ett antal olika kanaler och forum, där det nya intranätet har en viktig roll.
Tillsammans med digitala lösningar som informationsskärmar på kontoren och fysiska arbetsplatsträffar samverkar allt för att stötta ett verkligt kunskapsutbyte och hjälpa medarbetarna i sin vardag.
– Vi använder intranätet som ett arbetsverktyg i vardagen och i och med de nya sociala funktionerna och möjligheten för fler att bidra med innehåll, är vi på god väg att skapa den hubb och det kommunikationsnav som vi strävade efter, säger Veronica.
"– Många chefer och avdelningar har ersatt mejl med information i sociala grupper."
Vill du se mer? Boka demo!
Under en demo får du se exempel på vad du kan göra i Sitevision – och hur enkelt det är att skapa innehåll. Prova på produkten, få svar på dina frågor och upptäck en värld av möjligheter.
Taggar
Dela
Vill du veta mer?
Robert
Olofsson
Försäljning
Så ökade Region Värmland intranätets effektivitet med 41 % – och fick 97 % mer nöjda redaktörer
Förra
