Case

Nytt hem åt Mathems medarbetare

Mathem är Sveriges ledande e-handelsaktör för dagligvaror med hemleverans – och de når omkring 55 procent av landets hushåll. Tillsammans är de cirka 2 000 medarbetare som jobbar med alltifrån tech-utveckling, sälj och marknadsföring till logistik, lager och distribution.

I februari 2020 inleddes diskussioner om att skaffa ett nytt intranät. Tre veckor senare kom pandemin.

25 oktober 2022

Malin Pettersson

Copywriter/content manager på Sitevision

Bakgrund och Utmaning

– Det blev snabbt väldigt tydligt att vi hade en kommunikationstung tid framför oss. Internkommunikationen blev oerhört viktig kopplat till rutiner om hur vi på Mathem skulle bete oss mot varandra och mot våra kunder för att jobba på ett säkert sätt, förklarar Lotta Olofsson som är head of communications på Mathem.

Samtidigt blev Mathem en samhällsviktig tjänst. Många valde att klicka hem sina varor i stället för att gå till butiken. Och en delvis ny målgrupp började plötsligt att handla på nätet: riskgrupper och 70+.

– Trycket var explosionsartat. Våra leveranstider tog slut på 10 sekunder och vi jobbade på högtryck för att möta efterfrågan.

Och det blev tydligt vad ett nytt intranät behövde klara av.

En lättillgänglig samlingsplats

Det nya intranätet skulle vara en plattform som alla olika roller på företaget känner sig hemma på och där de hittar vad de söker. Eftersom exempelvis chaufförerna och medarbetarna på lagren varken har jobbtelefoner eller datorer måste det dessutom vara tillräckligt intressant för att de ska logga in med sin privata mobil.

För tech-drivna Mathem har det gått snabbt från startup till scaleup och vidare mot moget företag. Här fanns också ett behov av att skapa en känsla av att alla jobbar på samma företag – med en gemensam värdegrund, mot gemensamma mål.

Men det gällde att jobba snabbt för att effektivisera kommunikationen under pandemin.

– Vi gjorde en genomlysning av de viktigaste behoven och vad vi kunde mäkta med att ta fram på den korta tiden. Sen mappade vi behov och tid mot varandra. Vi jobbade supertätt med Consid som var både lösningsorienterade och kreativa, berättar Lotta Olofsson.

Lösning och resultat

”Enkel att använda och bygga på efter tid”

Valet av plattform föll på Sitevision.

– Sitevisions plattform är enkel att använda och att bygga på efter tid. Vi har börjat med intranätet 1.0 och kan bygga vidare när tid, resurser och ännu fler insikter finns. Det var även viktigt för oss att enkelt kunna anpassa det grafiska uttrycket så att det andas Mathem.

Nu är det nya intranätet Checkout är lanserat och siktet är redan inställt på version två.

– Det känns väldigt härligt att ha ett snyggt och nåbart intranät där vi kan samla all intern kommunikation och annat innehåll som ger medarbetarna det stöd i arbetet som behövs. Nu börjar arbetet med att aktivera medarbetarna och att bygga vidare på funktioner och innehåll.

På startsidan möts medarbetaren av nyheter (artikeln om covid blev förstås extra viktig), sökfunktionen ”Hitta kollegan”, personliga genvägar, ett gemensamt kalendarium och olika tips på hur man på bästa sätt använder Checkout.

Som inloggningsmetod använder Mathem Bank-ID för att kunna jobba med behörigheter och för att försäkra sig om att det är en medarbetare som loggar in. Beroende på vem du är ser du information för chefer, it, ekonomi, logistik och så vidare.

På intranätet Checkout är sökfunktionen viktig. En integration till det befintliga HR-systemet gör så att medarbetare kan söka efter varandras kontaktuppgifter, vem som jobbar vilka pass och liknande viktig information. Riktigt smidigt.

Mathem bygger företagskultur bland annat genom samlingssidan ”We are Mathem”. I bloggen skriver medarbetarna blogginlägg om sin vardag för att öka förståelsen internt om vad de olika rollerna gör – och för att föra medarbetarna närmare varandra. Det finns även grupper för diskussioner och samarbete.

Läs mer om intranät från Sitevision.