Case

Rikshem klättrade från botten till toppen med sitt intranät – och resan fortsätter

När Rikshem lanserade sitt nya intranät blev det ett rejält lyft för den interna kommunikationen. Från att ha fått låga betyg av användarna tog de snabbt klivet upp i toppen. Genom löpande förbättringar och tydliga mål står intranätet fortfarande stadigt och fortsätter att göra vardagen enklare för medarbetarna.

29 november 2021

Bakgrund och utmaning

"– Intranätet ska vara vår centrala kanal för internkommunikation och då behöver det vara användarvänligt och effektivt. Vår tidigare plattform var inte tillräckligt flexibel, den var långsam och svårjobbad. Medarbetarna hittade inte det de sökte och informationen var inaktuell. Därför behövde vi en ny modern plattform som lever upp till de behov vi har idag."

Lillemor Odgren, Kommunikatör på Rikshem

Lösning

Nytt arbetssätt och starkare företagskultur

Förutom att utveckla en ny plattform ville Rikshem ändra arbetssätt och bygga en stark företagskultur. För att lyckas med det tog de fram tydliga effektmål som ska bidra till att de når syftet med ett nytt intranät: ett Rikshem genom att förenkla och stärka individuellt arbete och samarbete för att företaget ska nå sina mål.

– De hade genomfört en förstudie för att ta fram effektmålen. Där gick de noggrant igenom sina målgrupper och satte sig in i deras behov genom att titta på statistik, intervjua medarbetare och sätta upp kundresor. De hade också prioriterat vad som är viktigast och gjort en ordentlig genomgång av sina olika plattformar för dokumenthantering för att hitta bäst sätt att jobba med det, säger Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

– Medarbetarna svarade att de vill kunna utbyta erfarenheter och ställa frågor till varandra. Vi är utspridda över hela landet och vissa har inte så många att bolla med lokalt, förklarar Lillemor.

Soleil startade med att sätta sig in i användarnas behov och identifiera vilka som var de mest prioriterade målgrupperna. För Rikshem, som har många medarbetare på fältet och som är spridda på olika lokalkontor är det viktigt att nå ut med både lokal och central information på ett enkelt sätt. Allt för att öka användarupplevelsen genom att rätt information och rätt funktioner är lätta att hitta. Med den vetskapen kunde de sedan börja arbetet med att bygga Rikshems digitala arbetsplats.

Integrationer som underlättar och effektiviserar vardagen

Medarbetarna ska lätt nå alla riktlinjer och rutiner som är kopplade till Rikshems processer direkt från intranätet, oavsett om de är ute i fält eller på ett kontor. Därför finns exempelvis en integration mot deras dokumenthanteringssystem där de lagrar alla dokument kopplade till de gemensamma arbetssätten.

– Vi har hjälpt dem att göra alla processer sökbara på intranätet och tagit fram tydliga beskrivningar som är enkla att förstå för användarna. Det är också lättarbetat för redaktörerna med förbestämda mallar som de kan publicera.

Alla länkade dokument uppdateras automatiskt på intranätet när processansvariga gör en ny uppdatering i bakomliggande system, vilket innebär minimal administration. Sedan har vi hjälpt dem med informationsstrukturen för att hitta en tydlig navigering och grupperat innehållet på ett sätt som är logiskt för användarna. Det gör det enkelt för användarna att hitta det de söker, förklarar Charlotta.

För att Rikshems användare skulle få en sökfunktion som är kraftfull och som snabbt kan filtrera sökresultatet utifrån vad som är dokument, webbsida, person eller inlägg i sociala grupper var en integration mot dokumenthanteringssystemet nödvändig. Där stöttade Soleil Rikshem genom att bygga kopplingen till Sharepoint.

Involverade hela organisationen

Rikshem hade en projektgrupp där någon från varje del av organisationen var med. De lät även en referensgrupp testa alla funktioner innan de släppte in alla medarbetare.

– Eftersom Web Service Award-rapporten kan brytas ner på olika avdelningar kunde jag se var i organisationen medarbetarna var missnöjda och med vad, så då såg jag till att involvera dem ordentligt i projektet, säger Lillemor.

Tack vare den noggranna förstudien så visste Rikshem verkligen vilka funktioner och vilken typ av innehåll deras användare vill ha.

– Vi har jobbat mycket med innehållet och strukturen, som vi testade ordentligt på målgrupperna innan. Det känns så bra att vi kan vara trygga i att de hittar det de söker och att informationen är korrekt och uppdaterad, berättar Lillemor.

Resultat

Från en av de sämre i branschen till bäst i Sverige

Innan Rikshem påbörjade arbetet med sitt nya intranät genomförde de en Web Service Award-undersökning av den befintliga plattformen. Syftet var att få en nollmätning som utgångspunkt och säkerställa att de byggde på rätt sätt. Resultatet visade en stor förbättring i användarnöjdhet efter att det nya intranätet lanserats. I den första undersökningen låg betygen mellan 29 och 60, medan den senare visade en ökning till mellan 58 och 79 – klart över snittet i branschen, som ligger mellan 45 och 59.

– Det är helt otroligt vilken förflyttning de gjort, menar Charlotta.

Bland annat visar mätningen att medarbetarna sparar tid tack vare intranätet eftersom det möjliggör ett nytt arbetssätt att hantera information. Exempelvis har Rikshem kommunicerat att de inte vill att någon skickar mejl till stora grupper, utan kommunicerar på intranätet i en mindre grupp, i det sociala flödet eller via en nyhet. Då når informationen just de som berörs av den, när de själva har tid att ta till sig den.

– Eftersom vi ville öka interaktionen på intranätet mäter och följer vi upp statistik över just detta. Och det har ökat rejält. Medarbetarna i alla delar av företaget har fått ett bättre intranät. Vi kan även använda statistik för att se på vilka avdelningar användarna inte är lika nöjda och stämma av med dem vad vi kan göra för att förbättra, säger Lillemor.

Sedan lanseringen har Rikshem och Soleil fortsatt att utveckla intranätet. Dokumenthanteringen har blivit smidigare, och ett nytt organisationsschema har tagits fram – något som medarbetarna verkligen uppskattar.

– Utvecklingen av vårt intranät fortsätter och vi är tacksamma för samarbetet med Soleil. Deras team är väldigt proffsiga och vågar ifrågasätta våra idéer men också komma med andra förslag. De känns mer som ett bollplank och en samarbetspartner än en leverantör, avslutar Lillemor.