Case

Så lanserade Borås appen för intranätet

Med ett tydligt mål och en smart strategi lanserade Borås Stad sin intranätapp i Sitevision. Resultatet? De når ut till fler medarbetare och har samtidigt en säker kanal för intern kriskommunikation.

31 mars 2025

Bakgrund och Utmaning

Två behov, en lösning – därför blev appen verklighet

När Borås Stad bestämde sig för att utveckla en app för internkommunikation var det inte bara en teknisk lösning som skulle implementeras – det var ett helt nytt sätt att arbeta och nå ut till medarbetare som tidigare haft begränsad tillgång till information.

För att förstå varför Borås Stad valde att satsa på en app behöver vi spola tillbaka till 2022. Då såg IT-avdelningen behovet av en alternativ kommunikationskanal vid driftsstörningar, samtidigt som kommunikationsavdelningen ville nå medarbetare utan tillgång till dator. Lösningen? Ett intranät i Sitevision med sociala funktioner, kompletterat av en app. Ett nära samarbete mellan IT och kommunikation tog form, där Anders Kihl, verksamhetsutvecklare, spelade en nyckelroll.

– Vi såg en möjlighet att använda en app för att lösa flera problem på en gång. Vi hade redan ett intranät, men det var främst tillgängligt för tjänstepersoner vid datorn. Det vi ville var att skapa något som verkligen når ut till alla, även de som arbetar ute på fältet, säger Anders Kihl.

Lösning

Pilotgruppen – en nyckel till framgång

Projektet inleddes med att modernisera intranätet. En mer social plattform med profiler, grupper och bättre funktionalitet infördes. Detta blev en grundläggande byggsten för den kommande appen

– Vi visste att om vi bara lanserade en app utan att ha en bra plattform i botten, så skulle den inte fungera. Därför började vi med att stärka intranätet, säger Elin Ahlgren, webbstrateg Borås Stad.

Sedan bildades en pilotgrupp med engagerade testpersoner som bidrog med värdefull feedback och spelade en avgörande roll i projektet.

– Pilotgruppen kunde se vilka funktioner som fungerade bra och vad som behövde förbättras innan vi släppte appen brett. Det var ett smart drag, för annars hade vi riskerat att möta stor skepsis vid lanseringen, säger Anders.

En viktig del av projektet var att pilotgruppen bestod av personer från olika delar av organisationen. För att säkerställa en bred förankring valdes en mix av chefer, IT-tekniker och kommunikatörer, vilket gjorde det lättare att sprida budskapet vidare inför lanseringen. Och för att få medarbetarna att börja använda appen krävdes en tydlig lanseringsplan.

– Vi gjorde en stor kommunikationsinsats där vi förklarade varför appen var viktig och vad den kunde göra för användarna, berättar Elin.

Appen marknadsfördes genom olika teman:

“Intranätet i fickan” – för att betona att all viktig information nu fanns tillgänglig överallt.
“Personalkatalogen i fickan” – en funktion som många uppskattade eftersom det blev lättare att hitta och kontakta kollegor.
“Kriskommunikation internt” – en viktig aspekt som underströk att appen kunde fungera även om andra system låg nere.

96

procent aktiva användare av appen

REsultat

En app som funkar i både vardag och kris

Idag har Borås Stad över 1916 aktiva användare av appen vilket är en stor andel av de inom organisationen som har en tjänstemobil (ca 2000 medarbetare). Ett riktigt test var i höstas när intranätet behövde flyttas till en ny miljö. Detta gjorde att alla användare loggades ut och var tvungna att logga in igen. Då ökade till och med antalet användare vilket var väldigt positivt.

Vi ser att appen används och att den verkligen fyller ett behov, särskilt bland fältpersonal som tidigare inte hade tillgång till intranätet, säger en Elin Ahlgren. En annan stor vinst är att appen har blivit en central del i kommunens kriskommunikation.

– Om vår ordinarie IT-miljö ligger nere, så fungerar fortfarande appen. Det är en trygghet att veta att vi kan nå ut till nyckelpersoner även vid tekniska problem, berättar Anders Kihl.

Borås Stad ser nu fram emot att vidareutveckla appen och anpassa den ännu bättre efter användarnas behov.

– Just nu jobbar vi med att undersöka och testa målgruppstyrd publicering av nyheter, men även hur vi kan utveckla notisfunktioner för att bättre nå olika målgrupper, berättar Elin.

"– Om vår ordinarie IT-miljö ligger nere, så fungerar fortfarande appen. Det är en trygghet att veta att vi kan nå ut till nyckelpersoner även vid tekniska problem"

Anders Kihl, Verksamhetsutvecklare på Borås Stad

Funderar du på att lansera en app? Tre lärdomar från Borås Stad

Engagera pilotanvändare tidigt

Att låta en blandad grupp testa appen innan lansering var en nyckel till att den fick en bra start

Tydlig kommunikation är allt

Vi såg till att hela organisationen förstod värdet av appen och använde teman som ‘Intranätet i fickan’ och ‘Kriskanal’ för att göra budskapet tydligt