Case studies

CSN tredoblet bruken av intranettet

CSN er en av Sveriges største forvaltningsorganer med 900 ansatte fordelt på elleve kontorer rundt omkring i Sverige. CSNs tidligere intranett var gammelt og støttet ikke lenger organisasjonen og medarbeiderne. Ved å involvere brukerne og la dem være delaktige i prosjektet, skapte CSN et intranett der man tredoblet bruken på kort tid.

Om CSN

CSN er forvaltningsorganet som håndterer og betaler ut den svenske studiestøtten, det vil si stipend og lån til de som studerer i Sverige og i utlandet. De håndterer også tilbakebetalingen av lånene. I 2015 betalte CSN ut 16,4 milliarder kroner i stipend og 15 milliarder kroner i lån til studenter.

Utfordring

Det store antallet medarbeidere som sitter spredt på ulike kontorer, medfører et stort behov for å kunne kommunisere og samarbeide med hverandre. Et behov som et intranett i stor grad vil kunne dekke. Problemet med CSNs tidligere intranett var at det i stor grad lå øde, og trenden var negativ med stadig færre aktive brukere.

–Det fantes medarbeidere som ikke engang besøkte intranettet. De mente at det ikke var noe på intranettet som de trengte, så de så ikke noe poeng med å bruke det, sier Ingela Persson, hovedredaktør og prosjektleder for CSNs intranett.

Utfordringen var å få de ansatte til å begynne å bruke intranettet for å oppdage de nye funksjonene. En brukerundersøkelse viste at det var en rekke problemer med det gamle intranettet som man måtte unngå for å få medarbeiderne til å bruke det nye.

–Det kom en del tilbakemeldinger på at startsiden var overfylt med informasjon. Det som var relevant, druknet i alt annet. Og da så man ingenting som virket interessant, sier Ingela Persson.

Løsning

Først måtte vi finne ut hva medarbeiderne egentlig ville bruke intranettet til.

– Vi gjorde brukerstudier og intervjuer for å se hva brukerne savnet og hvorfor ikke flere brukte intranettet. Resultatet viste at det først og fremst var samarbeidsmuligheter medarbeiderne ønsket, sier Ingela Persson.

CSN valgte å gå over til SiteVision som publiseringsverktøy og fikk via tillegget Social Collaboration tilgang til samarbeidsfunksjonene de ønsket.

Målet var å skape et intranett som skulle forenkle samarbeidet, både innen og mellom de ulike kontorene. SiteVision hadde alle funksjonene som krevdes for å realisere dette. Her var det verktøy til å dele dokumenter, opprette grupper, chatte, dele kalendere, finne riktige personer m.m.

Personlig startside

Fordi den gamle startsiden ble opplevd som rotete og overfylt med informasjon, ble den nye startsiden gjort mer personlig. Nå kan hver bruker skreddersy innholdet etter sine egne behov, slik at de bare får opp det som er mest interessant. De kan velge hvilke nyheter de vil følge, for eksempel det som angår ens eget kontor og ens egen arbeidsgruppe.

Brukerne kan også legge inn verktøyene de bruker mest, noe som gjør at de nå finner det de trenger for å samarbeide med andre i CSN, direkte på startsiden. Intranettet skal fungere like bra uansett hvor man befinner seg, og derfor har man også tilpasset intranettet slik at det fungerer like bra på mobilen og nettbrettet som på datamaskinen.

Samarbeidsflater i form av over 150 grupper

Samarbeidsflatene er organisert i form av grupperom, og per i dag finnes det drøyt 150 grupper. Alt fra grupper der det diskuteres endringer i regelverk som påvirker CSNs virksomhet, til grupper for de som liker å gå på tur sammen.

Før det nye internettet ble satt i drift rådet det tvil om hvordan gruppene skulle brukes.

– Noen var bekymret for at det ville bli så mange grupper at det ble en ugjennomtrengelig jungel, mens andre var bekymret for at det ikke ville bli opprettet noen grupper i det hele tatt. Men det fungerte kjemepebra, og vi har nå mange aktive grupper, men det er fortsatt lett å finne det man søker etter, sier Ingela Persson.

Resultat

Intranettet ble en suksess. Antallet besøk på intranettets startside har økt fra 42 000 til 120 000 per måned. Besøk på nyhetsartikler med viktig informasjon fra CSN er i dag fordoblet sammenlignet med det gamle intranettett. Det er dessuten flere som kommenterer artikler, og intranettet fungerer i dag som et diskusjonsforum.

Den nye intranettløsningen til CSN ble så vellykket at den i 2015 vant Guldhanden, SiteVisions pris for årets beste intranett. Det nye verktøyet har også gitt store fordeler for dem som arbeider med å utvikle intranettet.

– Det er som natt og dag sammenlignet med hvordan det var før. Før trengte vi hjelp fra IT-avdelingen så fort vi ville endre noe. Fordi SiteVision er modulbasert kan vi redaktører selv teste og publisere nye funksjoner, for eksempel nye e-postskjemaer o.l., sier Ingela Persson.

Tips

Involver brukerne. Gjør brukerundersøkelser for å finne ut hva brukerne vil bruke intranettet til og hva de mener fungerer bra eller dårlig i dagens løsning.

Selg inn løsningen. Bruk tid på å forberede organisasjonen og vise hvordan det nye intranettet kan endre og forbedre medarbeidernes hverdag.

Gi hjelp og støtte også etter lanseringen. I en organisasjon er det ofte ulike vaner ved datamaskiner og sosiale medier. Det er derfor viktig at noen kan informere, engasjere og undervise brukerne også lenge etter at intranettet er tatt i bruk.

La brukerne være med på å bygge det nye intranettet. CSN åpnet et testmiljø der brukerne kunne klikke rundt på det nye intranettet og teste de nye funksjonene etter hvert som de ble ferdige. Brukerne kunne også gi tilbakemelding til prosjektgruppen.

Ingela Persson, hovedredaktør og prosjektleder på CSN

Ingela Persson, hovedredaktør og prosjektleder på CSN

Ingela Persson

Hovedredaktør og prosjektleder

Er du nysgjerrig?