Case studies

Collectum, vinner av Guldhanden for beste intranett

Hvordan får man mest mulig ut av modulene, og hvordan gjør man intranettet til navet på den digitale arbeidsplassen?

Under SiteVision-dagene slo vi oss ned med Hanna von Knorring Hällkvist, kommunikatør og prosjektleder hos Collectum, og Kim Juppi, førstudieleder og IT-prosjektleder hos Collectum, for å snakke litt om reisen som førte frem til Guldhanden-prisen for beste intranett.

Fortell litt om prosjektet og hvorfor dere valgte å satse på intranettet.

– Det forrige intranettet var på en gammel plattform som egentlig ikke hadde blitt forvaltet eller utviklet på flere år. Det ble fortsatt brukt, men var mer en informasjonskanal der brukerne ikke kunne gjøre så mye annet enn å lese nyheter, sier Hanna.

Vi begynte å se oss om etter leverandører og plattformer. Fordi vi ikke hadde et uendelig budsjett, var det viktig for oss at det skulle være gjennomførbart og være en plattform som bygde på standardløsninger. Med SiteVisions moduler følte vi at dette kunne gjennomføres på en god måte.

– Det gamle intranettet ble tidligere driftet internt, men siden det stjeler for mye tid, ville vi bevege oss bort fra det og heller fokusere på det som genererer mer nytte for oss. Vi bestemte oss for SiteVisions skyløsning, som var et kostnadseffektivt alternativ. Fordi vi likevel trengte en ny plattform for intranettet, var det en god anledning til å se nærmere på hvordan det skulle vedlikeholdes og forvaltes, sier Kim.

Vi gjorde behovsanalyser og vurderte sikkerhetsaspektene i et års tid. I forsikringsbransjen er sikkerheten avgjørende, så vi måtte bare ta tiden til hjelp for å få gjort dette riktig. Vi inngikk avtalen i januar 2018 og begynte å bygge og gjøre tester. I juni kunne vi lansere løsningen. Da hadde vi overført alt vi ville ta vare på fra det gamle intranettet og fått alt det nye på plass.

Hva ville dere oppnå med det nye intranettet? Hvilke forventninger hadde dere?

– Vår visjon om intranettet var at det skulle styrke kulturen, samarbeidet mellom enhetene, det sosiale fellesskapet og informasjonsutvekslingen. Vi har satset mye på å oppmuntre til teamarbeid på tvers av de ulike avdelingene. Vi ville også at verktøyet skulle gjenspeile visjonen om at intranettet etter hvert skulle bli en hub for den digitale arbeidsplassen, så det var et ledd i en digital reise og ikke bare en utskifting fra en gammel til en ny løsning, sier Hanna.

Det var svært viktig at løsningen hadde flater for samarbeid, versjonshåndtering og dokumenthåndtering. Det måtte være lett å se at dokumentet var den siste versjonen. Vi ville også hjelpe kommunikasjonsavdelingen, der det tidligere hadde vært en del flaskehalser, ved å fordele redaksjonsansvaret og få et verktøy som var ryddig og enkelt å jobbe i.

Brukervennligheten og teknologien var de to viktigste faktorene. Når det gjelder det tekniske, var det avgjørende at søkefunksjonen måtte bli bedre. Vi ville synliggjøre medarbeiderne, slik at det skulle bli lett å se hvem som gjør hva.

– En annen viktig faktor var påliteligheten. Vi ville ikke ha duplisering av sider. Det var viktig at medarbeiderne skulle kunne stole på informasjonen på intranettet, sier Kim.

Hvordan har det gått siden lanseringen?

– Kjempebra. Vi har våkne og aktive medarbeidere som flittig bruker intranettet, de sosiale funksjonene og som deler informasjon. En ikke helt uvanlig kommentar til søket er faktisk «Nettopp, jeg finner jo det jeg søker etter i dag», sier Hanna.

Vi har forvaltningsmøter og redaksjonelle møter og ser at det er mulig å gjøre mye, så nå har flere blitt inspirert til å gjøre enda mer. Mye er bra, så det er bare småting som må justeres, men det er gøy at alle er så engasjerte.

Hvilke effekter har dere sett?

– Annethvert år gjennomfører vi en undersøkelse av den interne kommunikasjonen. Den siste la grunnlaget for analysen før vi byttet intranett, og der fikk det forrige verktøyet bunnkarakter. Om et par uker skal vi ha en ny undersøkelse, så det blir spennende å se resultatet av den, sier Hanna.

Kundeservice er en av de største enhetene, og de har sin egen tilgang til intranettet. De har mye kundekontakt, og vi ser at informasjon man tidligere måtte sende ut med e-post, nå er å finne på intranettet.

Når det gjelder søkefunksjonen, har den blitt mye bedre for medarbeiderne, som er superfornøyde; nå er det lett å finne både kollegaer og informasjon.

Ble resultatet som forventet?

– Vi hadde laget skisser av intranettet, og layoutmessig ble det omtrent som vi hadde forestilt oss. Det grunnleggende ble også ganske likt. Det var jo mye standard som vi ville utnytte for å komme i mål med prosjektet. Vi er faktisk overveldet over hvordan det ble mottatt i organisasjonen. Vi har bare fått positive reaksjoner og en god feedback som viser at medarbeiderne bryr seg, sier Hanna.

– Det har også fungert bra fra et teknisk synspunkt, det har vært stabilt, og vi har ikke støtt på noen problemer, sier Kim.

– Intranettet er en viktig plattform for oss når det gjelder intern kommunikasjon. Nå har vi et samarbeidsrom, et sted der man kan lande. Om det skjer noe, er det på intranettet det vises. Så langt er vi kjempefornøyde, og vi mener virkelig at vi fikk valuta for pengene, sier Hanna.

Hva er neste skritt?

– Det skjer mye i organisasjonen nå. Vi skal bytte lokaler og gå over til et aktivitetsbasert kontor. Da vil intranettet bli mer som en hub og støtte den nye måten å jobbe på. Et naturlig neste skritt blir da å ha intranettet på mobilen. Så vi beveger oss mot en digital arbeidsplass der intranettet vil spille en stor rolle for å kunne samle alt på ett sted, sier Hanna.

Hvorfor tror dere at deres intranett er blitt nominert til Guldhanden 2018?

– Det kan være fordi vi hadde et intranett som vi fornyet slik at vi kunne fjerne det vi ikke lenger trengte. Det var en stor jobb som vi likevel klarte å gjøre raskt. Det var utrolig mye informasjon på det gamle intranettet, så det ble en enorm forskjell å gå til det nye der enkelheten har vært i fokus, sier Kim.

– Jeg vil tro at vi med ganske enkle midler og mange standardløsninger har klart å få til et bra intranett. Vi har gjort det enkelt for oss uten å gå på akkord med brukernytten. Vi har hele tiden hatt med grupper av medarbeidere og fått dem med oss i arbeidet. Vi ble gledelig overrasket over å bli nominert. Vi føler oss egentlig ganske små, men vi har jo alle jobbet ut fra samme plattform, så det var utrolig gøy å få anerkjennelse for arbeidet, sier Hanna.

I år var det rekord i antall nominasjoner til Guldhanden – og de nominerte prosjektene holdt så høy kvalitet at vi for første gang valgte å ha fire nominerte i hver kategori i stedet for tre. Vi i SiteVision gratulerer Collectum med prisen og ønsker lykke til med fremtidige prosjekter!

Evidensia Djurvård väljer SiteVision
Maria Hofling, Evidensia

o SiteVision-partner: Soleil

Namn: Hanna von Knorring Hällkvist, Kim Juppi

Titlar: Communication, IT-Prosjektleder

Vil du vite mer?

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät