Case studies

Evidensia tar med seg det sosiale intranettet fra Norden og ut i Europa.

Evidensia er en del av Europas største veterinærkjede og er i kontinuerlig vekst. Derfor må den interne kommunikasjonen være enkel og støtte virksomheten. For Evidensia var det mye å vinne med et nytt intranett.

Utfordring

Det gamle intranettet var ikke bare gammelt. Det var overfylt og så kjedelig ut, noe som gjorde det vanskelig og uinspirerende å bruke. Plattformen ble arvet fra en av de større dyreklinikkene som var med og la grunnlaget for Evidensia, og den hadde vokst relativt ukontrollert og så langt det gikk, men nå var det stopp.

– Vi visste at vi måtte ta et ganske stort sprang – ikke bare oppgradere til neste versjon – og vi så da på ulike løsninger for å se hva som ville passe oss best. For oss var det viktig å ha dokumenthåndtering, informasjon og sosiale funksjoner på samme sted, sier Maria Hofling, internkommunikatør hos Evidensia.

Løsning

Etter å ha evaluert hva man ville at det nye intranettet skulle tilby, valgte man å bytte til SiteVisions intranettpakke Social Collaboration. Evidensias nye intranett stod ferdig i september 2017.

– Utformingen gikk fint. Vi tok utgangspunkt i modulene som finnes i verktøyet og fokuserte på å få til en logisk og god struktur for våre behov. Vi kunne relativt raskt gå fra beslutning om nytt intranett til implementering, sier Maria Hofling.

Kravene til den nye løsningen var at den skulle være skybasert, responsiv, sikker og at det sosiale skulle fremmes gjennom ulike samarbeidsfunksjoner. Evidensias organisasjon er i kontinuerlig vekst, og man har et stort behov for å kunne få ut nyheter og informasjon, og for å kunne bruke intranettet til utveksling av kompetanse.

Et sosialt intranett åpner for kompetanseutvikling

Dyrehelsetjenesten er en kunnskapsbransje der alle, både nyutdannede og erfarne, må holde seg oppdatert på den siste forskningen og utviklingen. I Evidensia har man løst denne utfordringen ved å la medarbeiderne dele sine erfaringer, artikler og annet via intranettet. Det finnes blant annet grupper for veterinærer og dyrepleiere med interesse for ulike veterinærmedisinske områder, og alle klinikker har egne grupper der de kan dele lokal informasjon. Det gjør at de som ikke berøres av informasjonen, slipper å forholde seg til alt som legges ut på intranettet.

– At den sosiale delen var fremtidens intranett, så vi tydelig. Intranettet åpner for dialog og ikke bare enveisinformasjon, sier Maria Hofling.

Siden sammenslåingen med britiske IVC er veterinærkjeden nå en av verdens største med sine drøyt 700 klinikker, og det var viktig med en digital møteplass for medarbeiderne.

Internasjonal satsing gir økt samarbeid

Fordi den svenske lanseringen av det nye intranettet og senere også den norske lanseringen ble godt mottatt i organisasjonen, besluttet IVC Group å lansere det samme intranettet i hele konsernet. Man arbeider på samme måte som med den svenske lanseringen, og den første versjonen kom i juni 2018.

– Ved å bruke SiteVisions løsning i hele konsernet tror jeg at vi kan skape en vi-følelse i denne store organisasjonen. Mange av sakene vi jobber med, er jo internasjonale, så vi ser at vi kan samarbeide mer over landegrensene og utveksle erfaringer i de ulike landene, sier Maria Hofling.

Den store utfordringen med en omfattende internasjonal lansering, er at man befinner seg i ulike stadier i de ulike landene. Det betyr at man må jobbe på litt ulike måter fra land til land. Men man forventer at den internasjonale implementeringen av intranettet skal resultere i god funksjonalitet, blant annet en bedre søkefunksjon der alle medarbeidere enkelt kan søke etter kompetanse og kontraktopplysninger til kollegaer.

Resultat

I Evidensia ser man at det nye intranettet har økt samarbeidet, og kollegaer som jobber på ulike steder, har i dag lettere for å utveksle tips og erfaringer med hverandre. Verktøyet legger grunnlaget for den interne kommunikasjonen og gjør Evidensia til en mer digital arbeidsplass, noe som er spesielt viktig for å kunne gjøre en stor, internasjonal organisasjon mer enhetlig og samlet.

En annen viktig fordel er den forenklede dokumenthåndteringen, og for medarbeiderne som er på farten, er det også svært gunstig å kunne se tidsplanen på det skybaserte intranettet.

– Det er mye smidigere å bruke det nye intranettet enn det gamle. I det nye systemet er det enkelt å komme til og tilgangsstyre materiale, og flere dyreklinikker har begynt å jobbe i grupper der man deler informasjonen i stedet for å sende den ut i e-post. Det er også lettere å fremheve alt det gode arbeidet som gjøres i virksomheten via nyhetsfeeden, noe som er svært morsomt, sier Maria Hofling.

Evidensia Djurvård väljer SiteVision
Maria Hofling, Evidensia

o SiteVision-partner: Consid

Namn: Maria Hofling

Titel: Communication

Vil du vite mer?

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät