Case studies

Kombinert intranett støtter medarbeidere og jobbkulturen i SVT

SVT har siden 2013 brukt Office 365, noe som ville ha konkurrert med det gamle intranettet. Å integrere Office 365 med SiteVision skulle derfor vise seg å være en genistrek, og det å tenke «best of breed» har gitt brukerne av det nye intranettet store fordeler.

Utfordring

SVT hadde hatt det gamle intranettet siden 2009. Det hadde blitt en lagringsplass for alt tenkelig innhold der mye brukt – og ofte gammelt – innhold ble premiert av søkemotoren. Det gjorde det vanskelig å finne relevant og oppdatert informasjon. Ifølge en undersøkelse var det bare seks prosent av brukerne som var fornøyde med søkefunksjonen, og hele 43 prosent hadde problemer med å finne det de søkte etter. Undersøkelsen viste også at de ti høyest rangerte behovene hos brukerne var de samme i hele organisasjonen og at mye handlet om ulike selvbetjeningstjenester. Informasjonen som kom fra ledelsen, ble bare lest av 18 prosent. Fordi man også benyttet seg av flere andre kanaler i organisasjonen, var det ikke helt tydelig for medarbeiderne hva de skulle bruke intranettet til.

– Samtidig som produktutvalget hele tiden utvikler seg i SVT og organisasjonen holder en høy profil utad, var situasjonen en litt annen internt. Det ga ingen gode signaler til medarbeiderne, og vi måtte gjøre store endringer, sier Johan Simon, prosjektleder for utvikling og implementering av digital arbeidsplass hos SVT HR & Kommunikation.

Løsning

For å få et moderne intranett som støttet SVTs virksomhet, krevdes det mer enn en nøkkelferdig løsning, og man valgte å koble sammen to ulike systemer for å få en enhetlig «best of breed»-løsning som fortsatt skulle føles kjent for brukerne.

– Vi har brukt Office 365 siden 2013, og vi ville at det nye intranettet skulle omfavne dette fordi vi var vant til å jobbe i det. SiteVision har et redaktørgrensesnitt som er enkelt å bruke, så med en kombinert løsning fikk vi det beste fra to verdener, sier Johan Simon.

Det at intranettet bygger på to systemer, betyr at det redaksjonelle rendyrkes, og man har nå ca. to hovedredaktører i SiteVision for hver enhet. Øvrige medarbeidere kan publisere i Office 365 akkurat som før, bare at innholdet nå vises på intranettet, som også designmessig er sømløst og i stor grad ser ut som Sharepoint. Fordi søkefunksjonen på det gamle intranettet ikke var spesielt brukervennlig, valgte man å legge ekstra mye ressurser på søket, og i stedet for å bruke en av de innebygde søkemotorene i de to verktøyene, valgte man å benytte seg av en tredjepartsløsning som vurderte begge verktøyenes innhold likeverdig. Det gjør at SVTs intranett virkelig er tilpasset for virksomheten og at flere bruker søkefunksjonen enn tidligere.

Riktig informasjon – for riktig person

Fordi selvbetjening utgjorde en så stor del av det man ville forbedre, var det første man begynte å utforme i intranettet de såkalte nyttesidene, der medarbeidere finner informasjon om sin ansettelse, vilkår, hjelpemidler og annet som hjelper dem i arbeidet. Tidligere var informasjonen oppdelt, og man kunne for eksempel finne arbeidsmiljøsaker både i styringsdokumenter og personalinformasjonen. I dag finner man alt om arbeidsmiljøsaker på ett og samme sted, også spesielt innhold som henvender seg til sjefer. Avhengig av brukerens rolle, arbeidssted og organisasjonstilhørighet, vises relevant informasjon som standard på én og samme side.

– Vi gjorde om strukturen og navigeringen i menyen slik at riktig informasjon vises for riktig person. Ingen informasjon er hemmelig – den kan utvides om man vil – men standarden er at innholdet tilpasses brukeren slik at ingen blir overveldet av irrelevant informasjon, sier Johan Simon.

Tydeligere roller og ansvarsfordeling

Tidligere ble alt innhold publisert til alle medarbeidere, og det ble da liggende uten å oppdateres eller fjernes, noe som gjorde det vanskelig for medarbeiderne å se hva som egentlig var relevant for dem. Hvis man søkte etter hvordan man skulle bestille en taxi, kunne det første treffet være hvordan medarbeiderne i Umeå gjorde det, noe som var irrelevant for de som arbeidet på et annet sted. Det nye intranettet krever mer av redaktørene, og det er viktig å spesifisere hvem som er målgruppen for innholdet som legges opp, og å legge til metakoder slik at den riktige informasjonen når ut til de riktige brukerne. Den mer rendyrkede redaksjonen gjør rollefordelingen tydeligere og gjør at medarbeiderne føler et større ansvar for innholdet de publiserer, og med tilbakemeldinger fra brukerne og analyser er det lettere for redaktørene å vite om noe må oppdateres eller velges vekk. Man følger opp antall sidevisninger, hvor mange som kommer inn på intranettet via mobilen og går gjennom når brukerne gir en tommel opp eller ned på innhold. Alt innholdet skal gjennomgås minst en gang i året for at eldre materiale ikke skal komme i veien for nytt – ellers vises det en rød tekst som advarer om at innholdet kanskje ikke er aktuelt. Redaksjonen har mandat til å stenge ned sider som ingen tar ansvar for. Når det gjelder nyheter, blir de automatisk utdatert etter et år, og kalenderhendelser så fort de har vært. De avpubliseres ikke, men vil fortsatt være tilgjengelige på intranettet hvis man krysser av for at man også vil søke etter utdatert materiale. Dette gjør at intranettet fungerer som kunnskapsbank, men at brukerne ikke trenger å forholde seg til eldre materialer med mindre de spesifikt velger å gjøre det.

Resultat

Den 14. februar 2018 ble SVTs nye intranett lansert, og det har blitt et populært verktøy hos medarbeiderne. Noe av suksessoppskriften har vært å ikke ha et tradisjonelt fortellende intranett der informasjonen kommuniseres ovenfra og ned, men at man har satset på et moderne og brukervennlig intranett med fokus på selvbetjeningsfunksjoner og en emnebasert struktur.

– Vi ser at flere er fornøyde med informasjonen som finnes og at medarbeiderne bruker mindre tid på å søke etter informasjon, sier Johan Simon.

Hvordan intranettet tjener medarbeiderne har også preget SVT som arbeidsplass.

– På intranettet har vi en enkel og kollegial tiltaleform. Det er ingenting som kommer ovenfra, noe som gjør ting enklere for medarbeiderne og som faktisk bidrar til å sette tonen for jobbkulturen i SVT, sier Johan Simon.

SVT bygger intranät i SiteVision
SVT bygger intranät i SiteVision

o SiteVision-partner: Limepark

Namn: Johan Simon

Titel: Konceptansvarig intranät

Vil du vite mer?

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät