intranät, jobbahemma

Rikshem ställde om sitt arbetssätt – och tog fram ett helt nytt intranät

Rikshem är ett av Sveriges största privata fastighetsbolag med kontor på 17 orter. Samtidigt som de fick ställa om arbetssättet under året som gått tog de fram ett helt nytt intranät. Intranätet Entrén utsågs till Sveriges bästa under årets Web Service Award. Vi tog en pratstund med Lillemor Odgren, kommunikatör på Rikshem.

Ni har byggt ett helt nytt intranät under pandemin. Berätta!

Vi hade planerat för det nya intranätet länge, genomfört förstudier och upphandlingar. I mars satte vi igång, precis när pandemin nådde Sverige. Så här ett år senare har vi bara träffat projektgruppen hos vår partner Soleil digitalt. Men det har flutit på och gått jättebra med ett lyckat resultat. Det bevisar att de digitala sätten att ses även fungerar för att ta fram nya saker, hålla workshoppar, testa och bolla. Självklart längtar vi efter att ses på riktigt. Lanseringstårtan fick vi till exempel äta själva här på kontoret.

Lillemor Odgren - Kommunikatör på Rikshem

Lillemor Odgren
Kommunikatör på Rikshem

Hur har intranätet mottagits internt?

Vi gjorde en nollmätning på gamla intranätet, tillsammans med analysföretaget Web Service Award, för att ha konkreta värden att utgå från. Att vi fick låga siffror kom inte som någon överraskning. Vi visste att många saker behövde utvecklas och fick bekräftelse på att vi var på rätt väg. Vårt mål var att stiga till ett WSI (Web Service Index) på 50, en bit över branschsnittet som ligger på 48 – den uppföljande mätningen visade att vi nådde upp till 71. Dessutom kan vi se att alla orter, avdelningar och roller är överens om att vi fått ett bättre intranät.

Vilka funktioner är ni mest nöjda med?

De sociala funktionerna har vi fokuserat mycket på för att öka interaktiviteten och möjligheten att dela med sig internt. Vi är utspridda på 17 orter och ett av våra mål är att jobba som Ett Rikshem. Vi vill undvika att bli flera företag i företaget. Nivån på engagemanget är bra och vi fortsätter att på olika sätt pusha för att alla ska känna stolthet, dela med sig av kunskap och lära av varandra. Här är det sociala flödet väldigt bra och också grupperna som gör att medarbetarna får relevant information.

Sökfunktionen är ett annat fokusområde. Bland annat har vi integrerat vårt nya dokumenthanteringssystem så att intranätet visar sökträffar även på dokumenten där. Allt ska vara samlat på ett ställe, för användarvänlighetens skull men också för att det blir lättare att hålla uppdaterat.

Strukturen jobbade vi om helt, utan att migrera något innehåll. Vi har fått mycket positiv feedback om att det är lätt att hitta rätt.

Hur har internkommunikationen påverkats under pandemin?

Vi har inte ställt in, vi har ställt om. Vi har fått hitta andra sätt att ses på som videomöten och våra så kallade stormöten har vi spelat in och publicerat på Entrén. Ledardagarna livesändes via Teams, då hade deltagarna möjlighet att chatta och ställa frågor, och vi kunde ta in talare som sände hemifrån.

En gång om året har vi en stor företagskonferens, Rikshemdagen, och det är enda tillfället på året som vi alla ses. Även den fick vi ställa om till en direktsänd interaktiv konferens som sändes från Vasateatern i Stockholm medan medarbetarna satt på sina respektive orter. Det blev väldigt uppskattat.

Har ni gjort något för att hålla motivationen uppe?

Vi har regelbundna avstämningar och fikor varje vecka där vi inte bara pratar jobb utan även snackar av oss lite. Det där man missar när man inte springer på varandra i korridorerna. På Entrén har vi skapat en grupp som heter ”Jobba hemma” där medarbetare kan lyfta allt från tekniska frågor till att tipsa om hur man får till en bra arbetssituation hemma. Vår vd har även ett Instagram-konto där hon peppar och berättar.

Rapsen i Kalmar

Vad tror du om framtidens arbetsplats?

Jag tror att möjligheten att jobba hemifrån, för de som har möjlighet till det, kommer att kombineras med nyttan att faktiskt träffas på riktigt. Att vi anpassar oss och är flexibla utifrån vad vi ska göra: vill du sitta ostört och skriva är du hemma och ska du vara i kreativa möten går du till kontoret.

Framför allt har det här gett oss en större teknikvana, alla kan hantera ett Teams-möte utan problem. Och vi har många andra tjänster som digitaliserats. Vi fick snabbt hitta nya sätt att jobba på, som till exempel digitala visningar av lägenheter och signeringar av kontrakt. Framöver tror jag det blir en kombination.

Vill du läsa mer om hur Rikshem klättrade
från botten till toppen?

Om du vill gå in djupare på hur Rikshem tog fram sitt intranät i Sitevision får du mer än gärna ta del av deras case.

Vill du veta mer?

Porträtt Johan Nilsson

Johan Nilsson

Digital workplace specialist som arbetat med intranät och digitala arbetsplatser hos kunder som bland annat Green Cargo, Swedol/Tools och FOREX Bank. Johan har även erfarenhet från över 100 införanden av intranät och digitala arbetsplatser.

Kontakta oss

Sitevision
Drottninggatan 18A
702 10 Örebro

Info: 019-17 30 30
Support: 019-17 30 39

Boka en demo

Upptäck alla möjligheter med Sitevision genom en demo utifrån dina behov.

FÖLJ OSS

Prenumerera på Sitevisions nyhetsbrev

Du får stenkoll på nya funktioner i Sitevision, vad som händer hos oss och en hel bunt med tips. Tanken? Att göra ditt jobb med webben smart, smidigt och skoj.

Vit logotyp Sitevision

Sitevision AB är ett svenskt produktföretag som fokuserar på att utveckla webbpubliceringsverktyget Sitevision.

Vi visar gärna

Det bästa sättet att lära känna Sitevision är genom en demo. Vi tar gärna tid för dig och visar hur det fungerar och alla möjligheter med vår produkt.