Case studies

Upplands Väsby effektiviserar med socialt intranät

Upplands Väsby valde att införa Social Collaboration för att möta utmaningarna med ett nytt intranät för kommunen. Deras tidigare goda erfarenheter av SiteVision kring kommunens webb- och portalprojekt i kombination med SiteVisions storsatsning på Social Collaboration gjorde att de valde webbpubliceringsverktyget även för intranätet.

Upplands Väsbys nya sociala intranät i Sitevision

- "Många använder redan sociala medier privat och ser det som den naturligaste saken i världen att samverka digitalt även på jobbet” - Johan Persson, e-strateg på Upplands Väsby kommun.

Utmaning:

Upplands Väsby tillhörde de verksamheter som hade insett vikten av ett intranät för ökad produktivitet, men som tyvärr inte fick ut så mycket som de skulle vilja av sin satsning.
– Vi ser satsningen på både intern och extern webb som strategisk, säger Johan Persson. Det kan vara svårt att räkna på hur lönsam lösningen är rent ekonomiskt, men då information och kommunikation utgör en betydande del av den service som vår verksamhet bedriver har vi inte råd att göra något halvdant här.

Feedbacken från kommunens redaktörer och medborgare var generellt sett bra kring den externa webbens funktionalitet och utveckling. När det gällde internwebben fanns dock en frustration över att många av de potentiella fördelarna uteblev. Det var med den bakgrunden som kommunen intresserade sig för sociala intranät och vad ett sådant skulle kunna innebära.
Det vanligaste bekymret som våra anställde påpekade var att intranätet, som visserligen innehöll både mycket och användbar information, helt enkelt var för tråkigt och inflexibelt att jobba med, säger Johan Persson. Dessutom fanns inget bra sätt att samla in och använda alla goda idéer som anställda hade på olika ställen i verksamheten.

Lösning:

Tack vare goda erfarenheter av tidigare samarbete med SiteVision kring kommunens webb- och portalprojekt, i kombination med SiteVisions storsatsning på just sociala intranät, valde Upplands Väsby att införa lösningsmodulen SiteVision Social Collaboration för att möta utmaningarna.
SiteVision har alltid haft ett tydligt fokus på att leverera system där tekniken är inbyggd på ett sätt som gör att vi skalar bort behovet av att komplicerad integration och kodning av mallar. Det gäller även deras lösning för sociala intranät, SiteVision Social Collaboration. Vi tror att just detta, i kombination med att vi använde oss av Scrummetodiken för systemutvecklingen, bidrog till att vi till och med lyckades genomföra projektet under budget, säger Johan Persson.

På ett övergripande plan skiljer sig det sociala intranätet från den tidigare lösningen genom att det utgår från användarnas sätt att arbeta, snarare än från hur verksamheten väljer att trycka ut information till användarna. Därigenom skapas nya möjligheter att interagera på ett socialt plan, vilket i sin tur bidrar till ökad produktivitet, bättre teamkänsla och bättre arbetsmiljö.

Resultat:

Med SiteVision Social Collaboration har Upplands Väsby sett betydande verksamhetsförbättringar och mottagandet har varit varmt hos användarna.

– Nu kan användarna själva skapa grupper, dela information och diskutera idéer på ett sätt som inte var möjligt tidigare, säger Johan Persson. Många använder redan sociala medier privat och ser det som den naturligaste saken i världen att samverka digitalt även på jobbet.

Tack vare lösningen har Upplands Väsby också minskat antalet personer som arbetar med att uppdatera webben från ca 200 till ca 25. Det har blivit möjligt genom att det innehåll som publiceras på webben inte sällan redan har diskuterats, bearbetats och klubbats genom samverkan via de sociala funktionerna. Ett kortsiktigt resultat är också att Upplands Väsbys anställda numera enkelt kan skapa grupper och samverka effektivt på sätt som är relevanta för just en specifik grupp av anställda.

Det kan handla om allt ifrån chefer som hanterar strategiska projekt på att nytt sätt, till mer lättsam samordning kring efter-jobbet-aktiviteter. Det är två exempel på effektiviseringar av processer som båda är mycket viktiga utifrån vårt arbete med att ständigt förbättra arbetsmiljön. I slutändan kommer detta både anställda och medborgare tillgodo, avslutar Johan Persson.

Upplands Väsby
Johan Persson, e-strateg Upplands Väsby kommun

Johan Persson, e-strateg Upplands Väsby kommun

Johan Persson

e-strateg, Upplands Väsby