Case studies

CSN tredubblade användandet av intranätet

CSN är en av Sveriges största myndigheter med 900 anställda utspridda på elva kontor runt om i Sverige. CSN:s tidigare intranät var gammalt och stöttade inte längre organisationen och medarbetarna. Genom att involvera användarna och låta dem vara delaktiga i projektet skapade CSN ett intranät där användandet på kort tid tredubblats.

Utmaning

Det stora antalet medarbetare som sitter utspridda på olika kontor medför ett stort behov av att kunna kommunicera och samarbeta med varandra. Ett behov som ett intranät till stora delar skulle kunna fylla. Problemet med CSN:s tidigare intranät var att det till stora delar låg öde och trenden var negativ då allt färre var aktiva där.

– Det fanns medarbetare som inte ens besökte intranätet. De tyckte inte att det fanns något på intranätet som de behövde, så de såg ingen vits med att använda det, säger Ingela Persson, huvudredaktör och projektledare för CSN:s intranät.

Utmaningen var att få de anställda att börja använda intranätet för att upptäcka de nya funktionerna. En användarundersökning visade att det fanns ett antal problem med det tidigare intranätet som behövde undvikas för att få medarbetarna att använda det nya intranätet.

– Vanlig kritik var att startsidan var belamrad med information. Det som var relevant drunknade i allt annat, så man såg inget som verkade intressant, säger Ingela Persson.

Lösning

Första steget var att ta reda på vad medarbetarna egentligen ville använda intranätet till.

– Vi gjorde användarstudier och intervjuer för att se vad användarna saknade, och varför inte fler använde intranätet. Resultatet visade att det i första hand var möjligheter att samarbeta som medarbetarna efterfrågade, säger Ingela Persson.

CSN valde att gå över till SiteVision som publiceringsverktyg och fick via tillägget Social Collaboration tillgång till samarbetsfunktionerna de efterfrågade.

Målet var att skapa ett intranät som skulle underlätta samarbeten, både inom och mellan de olika kontoren. SiteVision erbjöd alla funktioner som behövdes för att göra det till verklighet. Här fanns verktyg för att dela dokument, skapa grupper, chatta, dela kalendrar, hitta rätt personer med mera.

Personlig startsida

På grund av att den tidigare startsidan upplevdes rörig och belamrad med information gjordes den nya startsidan mer personlig. Nu kan varje användare skräddarsy innehållet efter sina egna behov, och får bara upp det som är mest intressant. De kan välja vilka nyhetsflöden de vill följa, till exempel det som berör det egna kontoret och de egna arbetsgrupperna.
Användarna kan också lägga in de verktyg de använder oftast, vilket gör att det som de behöver för att samarbeta med andra inom CSN, finns direkt på intranätets startsida. Intranätet ska fungera lika bra oavsett var man befinner sig och därför har man också anpassat intranätet så att det fungerar lika bra i mobil, surfplatta och dator.

Samarbetsytor i form av över 150 grupper

Samarbetsytorna är organiserade i form av grupprum och i dagsläget finns det drygt 150 grupper. Allt från grupper där det diskuteras ändringar i regelverk som påverkar CSN:s verksamhet, till grupper för de som gillar att ta promenader tillsammans.
Hur grupperna skulle användas var ett orosmoment innan det nya intranätet togs i drift.

– Det fanns farhågor för att det skulle skapas för många grupper så det blev en ogenomtränglig djungel, men också farhågor för att det inte skulle skapas några grupper alls. Men det fungerade jättebra och vi har nu många aktiva grupper, men det är fortfarande lätt att hitta det man söker, säger Ingela Persson.

Resultat

Intranätet blev en succé. Antalet besök på intranätets startsida har ökat från 42 000 till 120 000 per månad. Besöken på nyhetsartiklar med central information från CSN har idag fördubblats jämfört med det tidigare intranätet. Det är dessutom fler som kommenterar artiklar och intranätet fungerar idag som ett diskussionsforum.

CSN:s nya intranätlösning blev så lyckad att den 2015 vann Guldhanden, SiteVisions pris till årets bästa intranät. För de som arbetar med att utveckla intranätet har det nya verktyget också inneburit stora fördelar.

– Det är som natt och dag jämfört med hur det var tidigare. Förr behövde vi hjälp från IT-avdelningen så fort vi ville ändra något. Eftersom SiteVision är modulbaserat kan vi redaktörer själva testa och publicera nya funktioner som exempelvis nya e-postformulär och liknande, säger Ingela Persson.

Ingela Persson, huvudredaktör och projektledare, CSN

Ingela Persson, huvudredaktör och projektledare, CSN

o SiteVision-partner: Capito

Ingela Persson

Huvudredaktör och projektledare, CSN

Vill du veta mer om hur du lyckas med ditt intranät?

Nyfiken på sociala intranät?