Case studies

Kombinerat intranät stöttar medarbetare & jobbkulturen på SVT

SVT använder sedan 2013 Office 365, vilket hade kommit att konkurrera med det gamla intranätet. Att integrera Office 365 med SiteVision skulle därför visa sig vara ett genidrag, och att tänka best of breed har skapat stora fördelar för det nya intranätets användare.

Utmaning

Sedan 2009 hade SVT haft sitt gamla intranät. Det hade blivit en lagringsplats där inget innehåll rensades bort och välanvänt – ofta gammalt material – premierades av sökmotorn. Det gjorde det svårt att hitta relevant och uppdaterad information. Enligt en undersökning var det endast sex procent av användarna som var nöjda med sökfunktionen och hela 43 procent hade svårt att hitta det de sökte. Undersökningen visade också att de tio högst rankade behoven hos användarna var samma i hela organisationen och att mycket handlade om olika självservicetjänster. Informationen som kom från ledningen lästes endast av 18 procent. Eftersom man inom organisationen använde sig av flera andra kanaler var det inte helt tydligt för medarbetarna vad de skulle använda intranätet till.

– Samtidigt som produktutbudet ständigt utvecklas på SVT och organisationen har en hög profil utåt sett, var situationen en lite annan internt. Det gav inga bra signaler till medarbetarna, och vi behövde göra stora förändringar, säger Johan Simon, projektledare för utveckling och införande av digital arbetsplats på SVT HR & Kommunikation.

Lösning

För att få ett modernt intranät som stöttade SVT:s verksamhet krävdes mer än en nyckelfärdig lösning och valet föll på att koppla ihop två olika system för att få en enhetlig best of breed-lösning som ändå skulle kännas bekant för användarna.

– Sedan 2013 har vi använt oss av Office 365 och vi ville att det nya intranätet skulle omfamna det eftersom vi var vana vid att jobba i det. SiteVision har ett redaktörsgränssnitt som är enkelt att använda, så med en kombinerad lösning fick vi det bästa från två världar, säger Johan Simon.

Att intranätet är byggt på två system innebär att redaktörskapet renodlas, och man har nu omkring två huvudredaktörer i SiteVision för varje enhet. Övriga medarbetare kan publicera i Office 365 precis som vanligt, med skillnaden att innehållet visas i intranätet, som även designmässigt är sömlöst och till stor del ser ut som Sharepoint. Eftersom sökfunktionen i det gamla intranätet inte var särskilt användarvänlig valde man att lägga mycket krut på söket, och i stället för att använda någon av de inbyggda sökmotorerna i de två verktygen valde man att använda sig av en tredjepartslösning som värderade båda verktygens innehåll likvärdigt. Med det är SVT:s intranät verkligen anpassat för verksamheten och fler använder sökfunktionen än tidigare.

Rätt information – för rätt person

Eftersom självservice var en så stor del av vad man ville förbättra var det första man började utforma i intranätet de så kallade nyttosidorna där medarbetare hittar information om sin anställning, villkor, hjälpmedel och annat som hjälper dem i sitt arbete. Tidigare var informationen uppdelad och exempelvis arbetsmiljöfrågor kunde återfinnas i både styrdokument och bland personalinformation. I dag hittar man allt om arbetsmiljöfrågor på ett och samma ställe, även särskilt innehåll som vänder sig till chefer. Beroende på användarens roll, ort och organisationstillhörighet visas relevant information som standard på en och samma sida.

– Vi gjorde om strukturen och navigeringen i menyn så att rätt information visas för rätt person. Ingen information är hemlig – det går att utvidga om man vill – men standarden är att innehållet anpassas efter användaren så att ingen blir överväldigad av irrelevant information, säger Johan Simon.

Tydligare roller och ansvarsfördelning

Tidigare publicerades allt innehåll till alla medarbetare och det låg sedan kvar utan att uppdateras eller avpubliceras, vilket gjorde det svårt för medarbetarna att se vad som egentligen var relevant för dem. Sökte man efter hur man skulle beställa en taxi, kunde den första träffen vara hur medarbetarna i Umeå gick till väga, vilket var irrelevant för de som satt på annan ort. Det nya intranätet kräver mer av redaktörerna och det är viktigt att specificera vem som är målgrupp för det innehåll som läggs upp samt att lägga till metataggar så att rätt användare nås av rätt information. Det mer renodlade redaktörskapet förtydligar rollfördelningen och gör att medarbetarna känner större ansvar för det innehåll de publicerat, och med återkoppling från användarna och analyser är det lättare för redaktörerna att veta om något behöver uppdateras eller gallras ut. Man följer upp antal sidvisningar, hur många som kommer in på intranätet via mobilen och går igenom när användarna ger en tumme upp eller ned på innehåll. Minst en gång per år ska allt innehåll granskas för att äldre material inte ska skymma sikten för nytt – annars visas ilsken röd text som varnar att innehållet kanske inte är aktuellt. Redaktionen har mandat att släcka ner sidor som ingen tar ansvar för. När det gäller nyheter blir de automatiskt utdaterade efter ett år och kalenderhändelser så fort de har varit. De blir inte avpublicerade, utan är fortfarande tillgängliga i intranätet om man klickar i att man även vill söka efter utdaterat material. Detta gör att intranätet tjänar som kunskapsbank, men att användarna inte behöver sålla bland äldre material om de inte specifikt väljer att göra det.

Resultat

Den 14 februari 2018 lanserades SVT:s nya intranät och det har blivit ett populärt verktyg hos medarbetarna. En del av framgångsreceptet har varit att inte ha ett traditionellt berättande intranät där information kommuniceras uppifrån och ner, utan att satsa på ett modernt och användarvänligt intranät där självservicefunktioner och en ämnesbaserad struktur står i centrum.

– Vi ser att fler är nöjda med den information som finns och att intranätet sparar tid för våra medarbetare när de behöver lägga mindre tid på att leta efter information, säger Johan Simon.

Hur intranätet tjänar medarbetarna har också präglat SVT som arbetsplats.

– Det finns ett okomplicerat du-tilltal på intranätet som är kollegialt. Det är inget von oben, utan något som verkligen är till hjälp för våra medarbetare och som faktiskt hjälper till att sätta tonen för jobbkulturen på SVT, säger Johan Simon.


SVT bygger intranät i SiteVision
SVT bygger intranät i SiteVision

o SiteVision-partner: Limepark

Namn: Johan Simon

Titel: Konceptansvarig intranät

Vill du veta mer?

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät