Case studies

Falu kommun kombinerar SiteVision och Office 365

Med sitt nya intranät ville Falu kommun skapa en relevant startpunkt som stärker sina medarbetare. Kombinationen SiteVision och Office 365 bildar nu navet i deras digitala arbetsplats.

Det förra intranätet var gammalt och svårjobbat. Användarna hade svårt att avgöra om informationen var den aktuella, och man kunde få mejla en kollega för att fråga.

– Intranätet var inte heller responsivt eller hade något bra sök, och det bidrog inte till att göra oss effektiva, säger Niclas Söderberg, kommunikatör på Falu kommun som varit med i intranätprojektet sedan starten.

Relevant intranät utifrån användarnas behov

Hösten 2017 satte man ihop en projektgrupp där målet var ett intranät som var lätt att använda, enkelt visade det man sökte och som var en kulturbärare som främjade samhörighet inom kommunen. Från effektkartläggningen blev det också tydligt att intranätet skulle vara en relevant startpunkt på arbetsdagen: en plats som stärkte medarbetarna med tillförlitlig information och effektiva tjänster.

Man ville ta vara på möjligheterna till personalisering och mycket av flödet på startsidan är anpassat efter den enskilde användaren och vad hen tillhör för arbetsgrupp och har för roll och intressen. Det gör organisationens kommunikation mer effektiv, och det blir enklare både för den som informerar och den som ska ta del av informationen. Numera kan användarna också samverka med kollegor i andra förvaltningar i olika intressegrupper, vilket underlättar för medarbetarna att fortsätta utvecklas och det är lättare att skapa en vi-känsla i organisationen.

– Genom tillförlitlig information och effektiva sätt att hitta det som är viktigt kommer vi spara mycket tid. Dessutom möjliggör detta nya arbetssätt i form av att vi kan stärka samarbetet mellan personer eller mellan avdelningar, säger Nina Eriksson, även hon kommunikatör på Falu kommun och drivande i intranätprojektet.

Digital arbetsplats med kraftfulla lösningar

Som intranätplattform valde man att kombinera SiteVision och Office 365. Rent estetiskt blir det en relativt stor förändring för användarna, men verktyget samlar å andra sidan alla de program och system som användarna behöver komma åt på ett enkelt sätt.

När man arbetar i en kommun behöver man kolla till sin mejl varje arbetsdag eller se till att någon annan gör det. Har man fått mejl kan man numera se det direkt i intranätet, liksom olika kalenderhändelser.

– Det som är så fantastiskt att se är hur lätt det trots allt har varit att integrera Sitevision med Office 365 och andra system. Det går blixtsnabbt från att mejlen kommer till inkorgen i Outlook tills dess att Sitevision visar det i intranätet! För den som får väldigt lite mejl kan det vara en bra anledning till att gå in på intranätet varje dag och se om det finns nya mejl, säger Niclas Söderberg.

I december 2018 visade man referensgruppen en demo av intranätet, och efter nyår höll man i det första utbildningspasset för sina redaktörer.

Intranätet integrerat i det dagliga arbetet

Det nya intranätet är både en ny plattform och ett förändrat arbetssätt. Det är en förändringsresa som hela organisationen måste vara med på, och därför har man haft workshoppar för att definiera vad en digital arbetsplats är och vilken roll intranätet ska ha. I projektets slutfas delade man ut en guide om de interna kommunikationsverktyg och förändrade arbetssätt som krävs för att åstadkomma en verkligt digital arbetsplats.

Genom hela projektet har man haft stöd från ledningen, och i slutet av projektet kunde Niclas och Nina presentera det nya intranätet för kommundirektörens ledningsgrupp. Nu förväntas alla använda det nya verktyget.

– Vi tror att en viktig del är att få med ledningen och alla chefer. Utan det stödet kommer ingen annan heller gå in på intranätet eller den digitala arbetsplatsen, säger Nina Eriksson.


Efter en lyckad testlansering lanserades intranätet den 7 mars. Är du nyfiken på projektet kan du läsa mer här https://nyttintranat.com/

Evidensia Djurvård väljer SiteVision

o SiteVision-partner: Soleil

Namn: Niclas Söderberg

SiteVision Intranät

SiteVision Intranät är en kraftfull intranätlösning med marknadens näjdaste kunder enligt Web Service Awards rapport "Hur mår Sveriges intranät?". Kombinera SiteVision Intranät med dina favoritverktyg som bl.a. Office 365 och SharePoint.

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät