Case studies

Effektiviserat arbetssätt med Migrationsverkets nya intranät

Det gamla intranätet hade byggts ut under ett antal år, innehåll hade tillkommit i en rasande takt och det var dags för en förändring. Inte bara tekniskt, man ville även effektivisera kommunikationen och arbetssättet internt. I mars 2019 kunde Migrationsverket lansera det nya intranätet för sina 6 000 medarbetare.

Utmaning

Det intranät som fanns implementerades för många år sedan och hade växt allteftersom utan någon egentlig riktning, det var ett intranät som var allt till alla. Dessutom var det en ganska stor oreda rent tekniskt, kod hade byggts på under flera år och att ens uppdatera till en ny version tog lång och dyrbar tid.

– Vi kallade det en gryta kokt spaghetti, drog man någonstans i koden sprattlade det på lite olika ställen, säger Matilda Lundvall, enhetschef för digital kommunikation på Migrationsverket.

Lösning

Det tidigare intranätet var också byggt i SiteVision men tiden hade haft sin gång och man såg nyttan av att ta ett större grepp än att bara exempelvis snygga till layout. Syftet var tidigt att ta ett helhetsgrepp och se över hur intranätet var uppbyggt rent tekniskt, hur innehållet presenterades och dessutom se över sitt arbetssätt.

– Vi var noga med att vi ville göra en gedigen förstudie och intervjua dem som faktiskt använder intranätet dagligen, att se behoven och inkludera många. Vi arbetade även med konsulter under genomförandefasen som hjälpte oss mycket kring uppbyggnaden av det nya intranätet, säger Matilda Lundvall.

Man landade i att fokusera på fem områden under projektets gång: backend, frontend/layout, mobilitet, sök och sociala funktioner.

Mobilitet – inte bara responsivitet

Migrationsverket hade redan ett responsivt intranät i den gamla versionen, så det tänket var inte nytt. Däremot hade man inte tidigare jobbat med att mobilanpassa innehållet. Därför skissade man för mobilt användande, la krut på att innehållet skulle fungera bra mobilt och att menyer och annat skulle anpassa sig efter vilken enhet som användes.

– Vår ambition var att allt skulle vara mobilanpassat vid lansering. I dag kan man ha vårt intranät i mobilen, men det är ingenting som man får automatiskt. Så det är något vi behöver få till enklare. Sitevisions lösning med app är vi intresserade av och tittar på redan nu. När vi nu har notiser för när något händer i de sociala funktionerna, system eller på ens favoritmarkerade sidor så behöver möjligheten till pushnotis också fungera för att det ska ge så bra effekt som möjligt i medarbetarnas vardag, säger Matilda Lundvall.

Nytt tänk och arbetssätt utvecklar verksamheten

Det fanns en viss oro kring de sociala funktionerna, ofta är det gamla intranätet aldrig så bra som när man lanserar ett nytt och delvis obekant. På det gamla hittade användarna snabbt på grund av att man var van och hade genvägar och system som favoriter.

– När man behöver ställa in sådana saker på nytt kan det ta emot lite, men det nya intranätet har fått jättefin respons på tonaliteten, nya startsidan och möjligheterna till interaktion, säger Matilda Lundvall.

Utöver förändringar i layout och teknisk utveckling ville projektet även komma åt kärnproblematiken kring att intranätet hade mycket gammal information och inte kändes uppdaterat. För det behövde man utmana gamla arbetssätt. Något man såg över i projektet var sättet att arbeta med förvaltning; tack vare det nya intranätet har man kunnat gå från 200 publicerare i verksamheten till ett 50-tal. Det gör att de som ansvarar för hygienen av CMS och frontend kan ta ett större ansvar för att utbilda och hålla publicerarna à jour kring publicering. Det gynnar kvaliteten på innehållet i det långa loppet och gör att söket hålls mer träffsäkert och pålitligt.

– Vi har också ett helt nytt tänk kring hur vi exponerar våra nyheter och vi använder även grupper mycket mer för att få ut information. I vår förstudie var det tydligt att behovet av att kunna prata med varandra, skapa grupper, kommentera eller ställa en fråga var viktigt för användarna. Det har varit ett mindset att förändra lika mycket som ett tekniskt projekt. Att gå från envägskommunikation till nya möjligheter med dialog och ”släppa ordet fritt” kräver mod från en så stor verksamhet. Här upplevde vi stort stöd från vår kommunikationsdirektör under resans gång och hela högsta ledningen som var ense om att det var tillit som var vägen framåt, säger Matilda Lundvall.

Resultat

Efter en lång väg där man tagit stort ansvar för helheten kunde Migrationsverkets nya intranät lanseras i mars 2019.

Under den första tiden bildades nästan 140 nya grupper av användarna utöver de som förberetts utifrån ort och enhet. Notisfunktionen och den helt nya layouten på söksidan har fått en extra tumme upp av medarbetarna, i stället för att få alla sökresultat rakt upp och ner i en lista så visas sökresultaten numera i kategorier så att det är enklare att hitta det man letar efter.

– En viktig vinst som jag inte tror alltid syns eller lyfts är att det nu är ordning och reda bakom kulisserna. Det sparar oss framtida kostnader att vi nu byggt en gedigen räls att utveckla intranätet på i framtiden, säger Matilda Lundvall.

En lärdom av intranätarbetet var vikten av kommunikationen under och kring ett sådant projekt. Det kan vara lätt att tappa sådant som information och förändringsledning på vägen när det går fort.

– Då vi gjorde ganska stora förändringar, gick från envägskommunikation utan möjlighet till interaktion till att öppna upp intranätet, koppla på kommentarer, grupper och sociala funktioner kan jag se att vi hade behövt förankra det än mer. Det blir alltid stressigt i slutet, så att planera lanseringen väl och ordentligt redan från början är ett tips jag kan skicka med, säger Matilda Lundvall.

Nästa steg är att ta de mobila möjligheterna ett steg längre och att följa upp tätt. Både vad gäller innehåll och klassisk statistik, men också arbetssätt. Under projektet gjorde man också en nollpunktsmätning som i höst kommer följas upp med en ny mätning.

– Vi vill inte hamna i ett stort projekt igen, utan nu gäller ständigt små förbättringar, uppföljning och förbättring igen. Jag ser också att vi jobbar än mer med söket framåt. Nu har vi en helt ny layout på söksidan men vi behöver också jobba med synonymer, sökstatistik och analys för att veta vad vi ska puffa härnäst, vad medarbetarna inte hittar eller just nu söker mest på för att vara relevanta i vardagen, säger Matilda Lundvall.

Det finns alltid mycket att göra och Matilda påpekar att det är nu det stora jobbet har börjat men är också noga med att påpeka att det är viktigt för alla involverade att få känna glädjen av att projektet är i hamn.

– Vi lyckades få ihop projektet inom budget och deadline, dessutom kunde vi uppfylla alla våra mål men det var en del kompromisser som behövde göras under vägen. Vi hittade arbetssättet ganska sent, men det svetsade också samman gänget väldigt mycket när vi väl fick det att fungera. Jag är väldigt stolt över alla i projektgruppen, de gjorde verkligen allt för projektet, säger Matilda Lundvall.

Evidensia Djurvård väljer SiteVision

o SiteVision-partner: Soleil

Namn: Matilda Lundvall

Titel: Enhetschef för digital kommunikation

SiteVision Intranät

SiteVision Intranät är en kraftfull intranätlösning med marknadens näjdaste kunder enligt Web Service Awards rapport "Hur mår Sveriges intranät?". Kombinera SiteVision Intranät med dina favoritverktyg som bl.a. Office 365 och SharePoint.

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät