Senast lanserade webbplatser

Lanserad juni 2019

Mjölby kommun – Intranät som skapar stor nytta i vardagen

Från okontrollerat många redaktörer till struktur, ordning och reda. I Mjölby kommun slipper medarbetarna slösa bort sin arbetstid med att leta efter dokument och information. Tack vare det nya intranätet vet de vilken information som är aktuell och hittar snabbt rätt dokument.

Mjölby kommuns intranät

Mjölby kommun har fått en nystart på flera sätt genom sitt nya intranät

Framförallt gäller det arbetssättet med ett större fokus på samarbeten, snävare redaktörsorganisation och ny informationsstruktur. Men eftersom vi uppdaterade den grafiska profilen nyligen ger intranätet även ett helt nytt visuellt intryck, säger Mia Högberg, kommunikatör, Mjölby kommun.

Kommunen hade fyra mål med sitt nya intranät:

  • Öka möjligheter till intern samverkan och vi-känsla.
  • Få enklare vardag - Ge ett ändamålsenligt praktiskt stöd i det dagliga arbetet.
  • Ökad tillgänglighet och flexibilitet.

 

Paketlösning med specialbyggd samarbetsfunktion
Med ett tydligt fokus på att underlätta samarbeten valde Mjölby kommun Soleils paketlösning Skalbar, men köpte till funktionen förvaltningsgrupper.

Vi skapade färdiga grupper för respektive förvaltning från början för att underlätta kommunikation och samverkan inom förvaltningarna. För att sätta upp grupperna byggde vi egna mallar i SiteVision, berättar Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

Medarbetarna är positiva till det nya intranätet, men vissa är fortfarande lite osäkra på hur de kan använda de sociala funktionerna och skapa grupper. En viktig del av ett intranätsprojekt är att ge medarbetarna rätt förutsättningar för att lära sig att utnyttja alla bra funktioner på rätt sätt.

Vi ville fortsätta med SiteVision eftersom vi kan den plattformen sedan tidigare, det gör att det är enklare för medarbetarna att lära sig de nya arbetssätten, även om det förstås tar lite tid innan de kommer in i allt nytt. Det måste vi ha förståelse för. Men det känns som att de sociala funktionerna används mer och mer, säger Lis-Anna Engstrand, projektledare, Mjölby kommun.

Personlig startsida
Varje medarbetare har sin egen startsida utifrån vilken förvaltning hen tillhör. Detta styrs via en koppling till personaldatabasen (AD:t). Från startsidan finns även en länk till förvaltningens samarbetsgrupp. Inloggningen sker genom single sign-on, vilket gör att alla också direkt når de verktyg och system som de behöver.

Det har verkligen förenklat för oss i vardagen att inte behöva logga in flera gånger i olika system, tycker Lis-Anna.

För att inte drunkna i nyheter taggas även olika nyheter utifrån vilken förvaltning de tillhör och dessa visas också på startsidan. Den som vill kan dock se alla förvaltningars nyheter.

Ett intranät som gör nytta kräver engagemang och tydligt innehållsansvar
Kommunen ville skapa ett intranät som medarbetarna verkligen har nytta av i sitt arbete.

Hur beställer jag en tjänsteresa? Vad har vi för regler för inköp? Hur bokar jag en elcykel? Här ska medarbetarna hitta alla svar de behöver i sitt arbete. Vi har även jobbat efter principen att allt ska var synligt för alla. Det skrämde många i början men jag tror att de börjar vänja sig säger Mia.

Nu finns det en utpekad innehållsansvarig, en chef, eller sakkunnig, för varje sida, för att de ska kunna säkerställa att informationen är aktuell.

Det var en stökig struktur och alldeles för många filer. Intranätet ska inte vara ett gammalt arkiv för saker som kan vara bra att ha. Tidigare var det aldrig någon som tog bort inaktuell information eller gamla dokument. Nu när vi rensar så blir det betydligt enklare att hitta, förklarar Mia.

De hade även betydligt fler redaktörer tidigare. I princip all administrativ personal hade behörighet att administrera det gamla intranätet.

Idag har vi 20 redaktörer, en betydligt bättre struktur och mycket mer ordning och reda. De får tid att jobba mer med det de egentligen ska arbeta med på ett annat sätt, menar Lis-Anna.

Kommunen har även låtit Soleil utbilda alla redaktörer för att säkerställa att de kan dra nytta av alla funktioner och skriva tydliga och enkla texter.

SiteVision-partner: Soleil