Åpne intranett – slik fungerer det i praksis

Redaksjonelle utfordringer

Å jobbe med et åpent intranett stiller andre krav til redaksjonelt arbeid fordi du blander intern og ekstern kommunikasjon. Det er viktig å utarbeide retningslinjer og tonalitet som gjør det tydelig og enkelt for redaktører å skape innhold til både de ansatte og eksterne besøkende.

Sødertørns høyskole har besluttet at innhold rettet mot majoriteten av de ansatte publiseres på intranettet, mens innhold rettet mot et team eller enkeltansatte publiseres på Teams-arealene (bak pålogging). Intranettet retter seg altså mot de ansatte, men siden det er åpent, er andre velkomne til å ta del i innholdet (spesielt andre læresteder). Også Kungliga Musikhögskolan fokuserer på den ansatte samtidig som innholdet også konsumeres av eksterne besøkende.

Samarbeid og produktivitet

Felles for Kungliga Musikhögskolan og Sødertørns Høgskole er at det ikke finnes interaksjonsmuligheter for de ansatte og eksterne besøkende på intranettet. All samhandling og samarbeid tar plass i andre systemer.

Sødertørns høyskole planlegger imidlertid i løpet av kort tid å lansere et nytt saksbehandlingssystem integrert på intranettet, der de kan ha direkte dialog med de ansatte. I den innloggede modusen får de ansatte også varsler om uleste e-postmeldinger i Outlook og en liste over andre digitale verktøy. Kungliga Musikhögskolan bruker Microsoft 365 og andre verktøy, men atskilt fra intranettet. Og fokuset for begge intranettene er fremfor alt serviceinnhold som kursplaner, retningslinjer og driftsinformasjon.

Refleksjoner

Felles for Kungliga Musikhögskolan og Sødertørns høyskole – men også for andre virksomheter som har valgt åpne intranett – er åpenhet og tilgjengelighet. Dels handler det om å senke barrierer for at andre skal kunne ta del i virksomhetens informasjon, dels å gjøre det lettere for samarbeid og kunnskapsdeling mellom virksomheter.

Begge virksomhetene har valgt å flytte samhandling og samarbeid til andre plattformer enn intranettet. Selv om Sødertørns høyskole har et «semi-åpent» intranett, finnes det ikke samarbeidsmuligheter på intranettet – bare lenker til eksterne systemer. Disse avgrensningene gjør det tydelig for de ansatte og organisasjonen hvor de skal ha digitale møter og samarbeid.

Kungliga Musikhögskolan poengterer også at et åpent intranett bidrar til Employer Branding ved at potensielle ansatte enkelt kan få innblikk i retningslinjer, personalhåndbøker og hva organisasjonen står for.

Når det gjelder redaksjonelt arbeid, er det tydelig tilpasset målgruppen. På intranettet velger begge virksomhetene først og fremst å kommunisere til de ansatte og interessenter fra andre undervisningsinstitusjoner.

Hva tenker du om åpne intranett? Kommenter gjerne!