Falu kommune kombinerer Sitevision og Office 365

Det forrige intranettet var gammelt og vanskelig å jobbe med. Brukerne hadde problemer med å avgjøre om informasjonen var aktuell, og man sendte en e-post til en kollega for å spørre.

– Intranettet var heller ikke responsivt eller hadde et godt søk, og det bidro ikke til å gjøre oss effektive, sier Niclas Söderberg, kommunikatør i Falu kommune, som har vært med i intranettprosjektet siden starten.

Relevant intranett basert på brukernes behov

Høsten 2017 satte man sammen en prosjektgruppe der målet var et intranett som var lett å bruke, enkelt viste det man søkte og som var en kulturbærer som fremmet samhørighet i kommunen. Fra effektkartleggingen ble det også tydelig at intranettet skulle være et relevant startpunkt på arbeidsdagen: Et sted som styrket de ansatte med pålitelig informasjon og effektive tjenester.

De ønsket å utnytte mulighetene for personlig tilpasning, og mye av flyten på startsiden er tilpasset den enkelte bruker og hvilken arbeidsgruppe han/hun tilhører og vedkommendes rolle og interesser. Det gjør organisasjonens kommunikasjon mer effektiv, og det blir enklere både for den som informerer og den som skal få informasjonen. I dag kan brukerne også samarbeide med kolleger i andre forvaltninger i ulike interessegrupper, noe som gjør det lettere for de ansatte å fortsette å utvikle seg, og det er lettere å skape en vi-følelse i organisasjonen.

– Gjennom pålitelig informasjon og effektive måter å finne det som er viktig på, kommer vi til å spare mye tid. I tillegg muliggjør dette nye arbeidsmåter i form av at vi kan styrke samarbeidet mellom personer eller mellom avdelinger, sier Nina Eriksson, også hun kommunikatør i Falu kommune og driver av intranettprosjektet.

Digital arbeidsplass med kraftige løsninger

Som intranettplattform ble Sitevision og Office 365 kombinert. Rent estetisk blir det en relativt stor forandring for brukerne, men verktøyet samler på den annen side alle de programmene og systemene som brukerne trenger enkel tilgang til.

Når man jobber i en kommune, må man sjekke e-post hver arbeidsdag eller sørge for at noen andre gjør det. Hvis man har fått e-post, kan man nå se det rett på intranettet, i tillegg til forskjellige kalenderhendelser.

– Det som er så fantastisk å se er hvor lett det tross alt har vært å integrere Sitevision med Office 365 og andre systemer. Det går lynraskt fra e-posten kommer til innboksen i Outlook til Sitevision viser det på intranettet! For de som får veldig lite e-post, kan det være en god idé å gå inn på intranettet hver dag og se om det finnes nye e-postmeldinger, sier Niclas Söderberg.

I desember 2018 vistes referansegruppen en demo av intranettet, og etter nyttår ble den første kursøkten holdt for redaktører.

Intranettet integrert i det daglige arbeidet

Det nye intranettet er både en ny plattform og en endret arbeidsmåte. Det er en endringsreise som hele organisasjonen må være med på, og derfor har man hatt workshops for å definere hva en digital arbeidsplass er og hvilken rolle intranettet skal ha. I prosjektets sluttfase delte man ut en guide om de interne kommunikasjonsverktøyene og de endrede arbeidsmåtene som kreves for å oppnå en ordentlig digital arbeidsplass.

Gjennom hele prosjektet har det vært støtte fra ledelsen, og på slutten av prosjektet kunne Niclas og Nina presentere det nye intranettet for kommunedirektørens ledergruppe. Nå forventes det at alle bruker det nye verktøyet.

– Vi tror at en viktig del er å få med ledelsen og alle ledere. Uten denne støtten vil heller ingen andre gå inn på intranettet eller den digitale arbeidsplassen, sier Nina Eriksson.