Intranett, den digitale arbeidsplassen og digital employee experience – Johan forklarer begrepene

Intranettet – et tilbakeblikk

Siden starten har intranettet kjempet i motbakker. Det blir stadig utfordret og har alltid hatt behov for å rettferdiggjøre sin eksistens samtidig som vi har ønsket spillerne velkommen til den digitale arbeidsplassen og digital employee experience med åpne armer.

Vi ser også at ledelsen historisk sett har hatt en manglende interesse for intranettet, ettersom bare noen få virksomheter rapporterer til ledelsen. Det er bare 18 prosent som løpende informerer ledelsen om hvordan de ligger an i forhold til de oppsatte målene, ifølge trendrapporten "Hvordan har Sveriges intranett det i 2022?".

Intranettet, den digitale arbeidsplassen og digital employee experience – et salig rot?

Hvordan henger alle begrepene egentlig sammen? La oss se nærmere på dem:

Intranettet

Intranettet har alltid vært et digitalt hjem for organisasjoners interne kommunikasjon – både for innholdet og kanaler. Selv om vi har avvirket ulike typer intranett som top-down-intranett og sosiale intranett, er det egentlig ingenting som har endret seg: Intranettet fortsetter å spille en viktig rolle i dagens moderne organisasjoner.

I de senere årene har intranettet blitt en digital dør til organisasjonenes øvrige informasjonskilder og verktøy. Aldri før har intranettet hatt en sterkere kobling til ulike forretningssystemer og samarbeidsverktøy.

«Trenger vi virkelig et intranett?». Vårt daglige arbeid handler ikke bare om digitalt samarbeid – for å holde høy kvalitet må vi stole på informasjon som bor i prosesser, retningslinjer og styringsdokumenter. Det er informasjon du ikke kan spørre en kollega om svaret på – det må du finne på intranettet. Derfor er intranettet et virksomhetskritisk system som skal hjelpe deg med svaret på de 500 vanligste spørsmålene. Og denne informasjonen vil du ikke finne i en filstruktur i Sharepoint eller i OneDrive – nei, dette skal skje gjennom en brukervennlig opplevelse på et intranett.

Mange av dagens intranett har også som visjon å være one-stop-shop – det vil si plattformen som alle ansatte tar utgangspunkt i i sitt daglige arbeid.

Den digitale arbeidsplassen

Egentlig er den digitale arbeidsplassen eldre enn intranettet, ettersom den består av en organisasjons samlede digitale verktøy. Intranettet er et av de verktøyene – akkurat som f.eks. Office 365, Google Workspace og Salesforce.

Vi snakker ofte om den digitale arbeidsplassen fra et helhetlig perspektiv. Den består av et sett med verktøy, plattformer og arbeidsmiljøer som leveres sammen, og som på den måten øker effektiviteten.

Også den digitale arbeidsplassen vil være one-stop-shop, noe som er et godt alternativ hvis du jobber mye i for eksempel Office 365 eller Google Workspace.

Digital employee experience (DEX)

Digital employee experience handler om de ansattes digitale reise gjennom arbeidsdagen – altså hvor den henter informasjon og hvordan den utfører arbeidsoppgavene sine. Det handler også om samspillet mellom de ansatte og hvilke digitale muligheter og forutsetninger organisasjonen tilbyr.

Fokuset med digital employee experience er å skape en felles digital opplevelse. At design og innhold holder sammen for at opplevelsen skal være den samme uansett hvor den ansatte befinner seg. Det tar også utgangspunkt i et helhetlig perspektiv der blant annet HR er en viktig del, ettersom arbeidet også handler om samhandling mellom de ansatte.

Hvordan henger alt sammen?

Først og fremst: Alle disse verktøyene og perspektivene skal sameksistere og ikke konkurrere med hverandre. Digital employee experience er et konsept som sørger for å skape harmoni i de ansattes digitale hverdag, og som gir en sammenheng til ulike verktøy og oppgaver.

Organisasjoner er ofte flinke til å skaffe nye digitale verktøy, og det kan føre til komplekse digitale arbeidsplasser. Selv om verktøyene kan være ypperlige, kan den generelle kompleksiteten få en ødeleggende effekt. Derfor er det svært viktig å integrere og tilpasse alle verktøy på den digitale arbeidsplassen.

Unngå også «silo-visjoner» for intranettet og den digitale arbeidsplassen, siden både leverandører og produkteiere ofte streber etter å være plattformen som samler alle verktøy og all informasjon – one-stop-shop.

Så alle som vil ruste for en moderne organisasjon i 2023 må få begrepene intranett, digital arbeidsplass og digital employee experience til å sameksistere.