Triks for å øke engasjementet på intranettet

Siden jeg begynte å jobbe med Sitevision generelt, og med intranett spesielt, for mange år siden, har både plattformen og applikasjonene utviklet seg med stormskritt. I dag finnes det utrolig mange nyttige moduler innebygd, og det er bare fantasien som setter grenser for hva slags moduler som kan utvikles.

En grunnleggende utfordring har imidlertid alltid gjenstått: Hvordan får vi brukerne til å faktisk logge seg på intranettet og dra nytte av alt det flotte innholdet som er skapt? Som produsent og bestiller av innhold - for eksempel hvis du er utvikler, redaktør eller digital strateg - har du sannsynligvis stått overfor den samme utfordringen. Uansett hvor informativt du skriver, uansett hvor godt designet intranettet ditt er, og uansett hvor smarte integrasjoner og funksjoner du bygger inn, blir ikke intranettet ditt det knutepunktet du håpet på hvis brukerne ikke faktisk logger seg inn og bruker informasjonen.

Pisk eller gulrot?

I årenes løp har organisasjoner prøvd både pisk og gulrot for å oppmuntre til engasjement på intranettet. Vi har for eksempel sett gulroten i form av gamification og implementering av spillmekanismer og utfordringer for å gjøre bruken av intranettet mer underholdende og engasjerende. I den andre enden av skalaen har vi sett pisken, for eksempel ved å bestemme at brukerne kun skal kunne rapportere feil på datamaskinen via et skjema på intranettet, eller ved å gjøre lenken til kollegenes ferieplanlegging kun tilgjengelig på intranettet.

Dette fungerer som regel veldig bra for å skape bevissthet om intranettet og gjøre det til et naturlig arbeidsverktøy i hverdagen, men det er fortsatt mer å gjøre. Verken pisk eller gulrot er noen åpenbar suksessfaktor når det gjelder å nå brukere som sjelden eller aldri logger seg inn. Så hvordan kan du kommunisere med de brukerne som av en eller annen grunn ikke er aktive på intranettet? En effektiv løsning for å generere trafikk og øke engasjementet på intranettet kan være målrettede og personaliserte nyhetsbrev.

Personaliserte nyhetsbrev

Et eksempel på dette kommer fra en kunde som har valgt å samle all internkommunikasjon på intranettet og hvor brukerne er spredt geografisk eller organisatorisk (for eksempel i ulike datterselskaper eller ulike forretningsområder). På dette intranettet opprettes både bedriftsovergripende nyheter og lokale nyheter for kontorer, regioner og avdelinger. For å fange opp de brukerne som av en eller annen grunn gikk glipp av nyhetene da de ble opprettet, sendes det ut en felles e-post med jevne mellomrom (kan konfigureres i Sitevision). Hver bruker i systemet får sitt eget personlige nyhetsbrev der kun relevant informasjon er oppsummert. Har det skjedd noe nytt for din avdeling siden forrige nyhetsbrev ble sendt ut? I så fall inneholder e-posten en seksjon for dette med lenker til intranettet som promoterer nyheten med bilde, overskrift og ingress fra artiklene i Sitevision. Har det også kommet nyheter for brukerens kontor? Da er disse også inkludert. Finnes det også bedriftsovergripende nyheter som er rettet mot alle ansatte? Ja, disse blir også inkludert i nyhetsbrevet. Noen kontorer vil ha flittigere redaktører enn andre, og mengden nyheter kan derfor variere mellom ulike kontorer og avdelinger. For noen brukere kan dette bety at de kun mottar et sammendrag av de ukentlige eller månedlige nyhetene fra hovedkontoret. For andre brukere kan det bety at de også får et sammendrag for sin avdeling, sitt kontor, sitt forretningsområde, sitt land eller andre steder der innholdet er opprettet.

Hjelper den sjeldne brukeren

Denne formen for personalisering gjør det mulig for brukere som av en eller annen grunn ikke har logget seg på intranettet, likevel å få en jevnlig oppsummering av de siste hendelsene. Ved kun å inneholde overskrifter og lenker som er relevante for den enkeltes rolle eller geografiske plassering, blir nyhetsbrevet automatisk mer attraktivt og genererer flere klikk og mer trafikk til intranettet - samtidig som det øker synligheten og bevisstheten om intranettets verdi.

Den erfarne Sitevision-brukeren har sikkert allerede innvendt "men hva med Sitevisions abonnementsfunksjoner?". og den har selvsagt også sin naturlige plass når det gjelder å informere brukerne om oppdateringer. Min erfaring som utvikler og løsningsarkitekt er imidlertid at den egner seg best til enkeltsider og artikler, og ikke til skreddersydde oppsummeringer av hva som har skjedd over tid.

Intranettvarsler i andre kanaler

Et annet eksempel ligger nærmere oss: Hos Webstep har vi nylig innført et nytt intranett (i Sitevision, selvfølgelig!) og lurte på hvordan ledernes nyhetsbrev kunne integreres på en smart måte. Før Websteps intranett ble utviklet, fikk de ansatte på hvert kontor en e-post der hver leder oppsummerte hva som hadde skjedd den aktuelle uken i et lokalt nyhetsbrev. Én leder skrev nyhetsbrevet i e-postklienten sin, en annen opprettet nyhetsbrevet som PDF, mens andre brukte masseutsendingssystemer. I slutten av hver måned skrev konsernsjefen en lignende oppsummering, men i et månedsbrev som ble sendt til alle ansatte.

Da vi innførte det nye intranettet, var det åpenbart at de ukentlige og månedlige nyhetsbrevene ikke lenger skulle håndteres ulikt avhengig av hvem som var forfatter, men at nyhetsbrevene nå skulle opprettes som artikler i Sitevision. Spørsmålet var bare hvordan man skulle få brukerne til å forstå når det kom nye utsendelser.

I Webstep har vi en etablert kultur for kommunikasjon via Slack - enten det gjelder arbeidsrelaterte spørsmål, sosiale diskusjoner eller bursdagshilsener. Å bruke Slack til å varsle oss om relevante hendelser på intranettet var derfor et naturlig valg. Den nye løsningen innebærer at nyhetsbrevene opprettes i arkiver knyttet til hvert kontor, og at Sitevision automatisk sender ut en Slack-melding til riktig Slack-kanal så snart et nyhetsbrev er publisert. Hvis det publiseres et nyhetsbrev for kontoret i Uppsala, får de som følger Uppsalakanalen i Slack et varsel.