Sveriges Allmännytta er smartere sammen med det nye intranettet

Det gamle intranettet var nettopp det. Foreldet. Mange av funksjonene i løsningen fungerte ikke engang, for eksempel søket. Det var ingen eier eller ansvarlig for intranettet, og det hadde blitt et sted som var dårlig prioritert generelt sett og tilliten hos de ansatte var lav. Til slutt var det ledelsen som satte foten ned og meddelte at det var på tide med noe nytt – man trengte et nytt intranett.

I forstudiefasen ble det foretatt en nullmåling med et interessant resultat: Til tross for at tilliten var veldig lav – både når det gjelder teknologi og om innholdet var pålitelig – så var det stor interesse for at det skulle kunne fungere.

– Vi så at et velfungerende intranett var etterlengtet, og vi følte at vi hadde gode forutsetninger for å gjøre noe ordentlig bra. Det tok vi utgangspunkt i, og vi delte hvordan vi tenkte og forankret arbeidet så mye som mulig hos de ansatte, sier Jeanette Rådström, kommunikatør og prosjektleder i Sveriges Allmännytta, som hadde erfaring med å drive både intranett- og webprosjekter fra før.

«Her finnes alle muligheter for videre utvikling»

Forarbeidet ble gjort sammen med InUse, og de laget et effektkart og mål som man ville ha stor nytte av senere i arbeidet. Prosjektgruppen besto, i tillegg til Jeanette, av personalansvarlig, en IT-ansatt og en kommunikasjonsansatt.

De hadde og ville fortsette å ha en Office 365-løsning og jobbe i Teams. Å få til et intranett som jobbet sammen med Office 365 var derfor utgangspunktet for prosjektet. Løsningen fra Soleil integrerer utvalgte deler fra Office 365, for eksempel e-postintegrasjoner, Teams, Sharepoint og kalender. Nå kan de ansatte lettere holde styr på hvilke grupper de er med i, har bedre dokumenthåndtering og kan se hva som står på ens egen agenda og hva som skjer i bedriften.

– Vi har bare skrudd litt på Sitevision-plattformen, for øvrig var vi veldig fornøyde med utgangspunktet. Her finnes alle muligheter til videre utvikling, men vi tar utgangspunkt i disse funksjonene og integrasjonene, så ser vi om vi vil legge til noe mer senere, sier Jeanette Rådström.

Ikke alle brukere bruker datamaskinen for å få tilgang til intranettet, men intranettet er mobiltilpasset for mobile brukere, noe som har fungert smidig og bra.

Når det gjelder søkefunksjonen har man for tiden standardløsningen og har ikke brukt så mye tid på akkurat den funksjonen når man er fornøyd med hvordan den fungerer i dag. I innholdsarbeidet har man vært flinke til å jobbe ut fra SEO-standard og legge inn metadata og så videre. Man har lagt merke til at brukerne løfter seg ordentlig sammenlignet med hvordan det så ut for noen år siden.

– Jeg har ikke fått noen som helst indikasjoner på at man ikke setter pris på søket, tvert imot har jeg fått høre glade ansatte si «Nå får jeg treff på det jeg søker etter!». Slik vi ser det, fungerer det godt uten så stor innsats. Så blir man jo aldri ferdig med søket, så det er absolutt noe vi kommer til å jobbe videre med, sier Jeanette Rådström.

Solid forarbeid la grunnlaget

Hovedmålet med intranettet var å bli smartere sammen. Målet ble delt inn i fire delmål for lettere å kunne avstemme og måle. Delmålene var økt samarbeid, bedre oversikt over situasjonen, redusert sårbarhet og økt effektivitet. Gjennom hele prosjektet hadde man som mål at det skal være lett å finne ting og tipse og lære av hverandre.

Ettersom initiativet kom rett fra ledelsen, kunne man med én gang fokusere på å gjøre et ordentlig forarbeid, noe Jeanette varmt anbefaler:

– Det viktigste suksesstipset jeg kan gi, er å bruke mesteparten av tiden på en god forstudie. Jeg er virkelig en forkjemper for effektkartlegging, siden du får frem tydelige mål som du kan jobbe med under prosjektet og også stemme av mot når du er ferdig. Da slipper du å gjette deg frem og kan i stedet jobbe målstyrt og ta utgangspunkt i behov og hva som støtter dem. Gjennom hele prosessen hadde vi ingen problemer med å begrunne ledelsen hvorfor vi må gjøre dette arbeidet, men hvis man ikke har ledelsen med seg, er dette et godt hjelpemiddel for å kunne vise frem nytteverdien, sier Jeanette Rådström og fortsetter:

– Det kan føles som om man bruker så utrolig mye tid i begynnelsen og at folk lurer på «Hva skjer, hvorfor synes ikke noe av alt dere har gjort?». Men man får det igjen når man begynner å kode – på slutten kan det i stedet gå ganske fort. For oss var det utrolig lite vi trengte å tenke nytt om når vi først begynte å bygge intranettet!

Skalert og tilpasset organisasjonen

I begynnelsen av prosjektet reiste man rundt og gjorde mange studiebesøk blant noen som hadde hatt svært vellykkede intranettprosjekter. Man hadde relativt god oversikt over de store systemene som er tilgjengelige, men ville se hvordan de hadde blitt brukt og hvordan de kunne fungere i egen organisasjon. Som en litt mindre aktør landet man ganske snart på at det var viktig med et stabilt og trygt system som kunne dekke nettopp deres behov.

– Jeg tror det er viktig å prøve å holde kursen. Til alle nye funksjoner stiller vi spørsmålet «Har vi støtte for dette i vår effektkartlegging?». Man kan gjøre så mye i verktøyet, slik at man faktisk våger å tilpasse det etter bedriftens forutsetninger og hvilke behov man har, blir ekstra viktig da. Våg å prioritere bort ting! sier Jeanette Rådström.

På Sveriges Allmännytta har man en ganske desentralisert tankegang i det at alle er med og skaper nyheter på intranettet, noe som har fungert over all forventning i det nye intranettet.

– Jeg som har vært med i en del store prosjekter vet at det alltid er noe som kan gå feil, men dette har gått overraskende bra! Jeg har fått maksimalt ett spørsmål om hvordan man lanserer en nyhet, så selv om man ikke har fått opplæring i SiteVisions redaktørstilling, er det såpass brukervennlig at man forstår det selv. Det setter jeg en god karakter på, sier Jeanette Rådström.

«Jeg blir glad for å få dette opp hver morgen»

I dag er brukerne fornøyde, og etter lanseringen har arbeidet gått knirkefritt. Man har også merket at varemerket internt er styrket.

– Hvis man kunne se det gamle og det nye intranettet ved siden av hverandre, ville man sett to helt forskjellige verdener. Nå har vi et tiltalende verktøy i design og layout – det føles som oss. Det gamle intranettet hadde ingen farge, ingen bilder og liten tekst. «Jeg blir glad for å få dette opp hver morgen», sier mange, og det er så viktig for følelsen av hvem vi er og hva vi står for. På releasefesten for intranettet var det to ansatte som løp fra festen for å være først ute med å legge ut en nyhet! sier Jeanette Rådström.

I dag måler man bruken av intranettet og kan se en større bruk og et større engasjement – før kunne man ikke se engasjementet i intranettet. I og med at brukerne kan dele, kommentere og like, finnes det en større flyt av informasjon, noe som var et av de målene man ville oppnå for å bli smartere sammen.

– Jeg har jobbet i de fleste store verktøyene, og Sitevision er så enkelt og brukervennlig at jeg bare har godt å si om det – jeg har blitt litt forelsket i systemet. Det føles at man har tenkt seg om og hele tiden er med og tenker på neste smarte ting. De har virkelig klart å gjøre det enkelt og morsomt for redaktørene. Jeg kan anbefale dette med alt jeg har, og det er veldig sjelden man sier det i slike prosjekter, sier Jeanette Rådström.

Fremover vil Sveriges Allmännytta gjennomføre en oppfølging på nullmålingen og også gjøre litt mer kvalitative avstemminger med organisasjonen. Man ser at begge deler er viktige for å se at man havner riktig og oppfyller de kravene og forventningene som finnes internt.

– Selvsagt har jeg en full backlog på ting jeg vil utvikle, men vi får la dette leve litt, gjøre en ny måling og så får vi se hva som blir det neste vi setter tennene i. I fremtiden vil jeg for eksempel se mer på automatisering av interne ordreflyter og få enda høyere kvalitet på dokumentasjonsflyten. Slik jeg ser det, kommer det til å bli kjempebra å koble dette på vårt nye intranett, sier Jeanette Rådström.