Case
Rikshem klatret fra bunnen til toppen – nå har de Sveriges beste intranett
Rikshem har vokst raskt, og behovet for en bedre digital plattform for samarbeid og intern kommunikasjon har stadig blitt større. Da de lot brukerne svare på Web Service Award våren 2020, viste resultatene at brukerne ikke var fornøyde med intranettet. Ved neste undersøkelse var den nye plattformen på plass, og de hadde Sveriges beste intranett.
Bakgrunn og utfordring
– «Intranettet skal være vår sentrale kanal for internkommunikasjon, og da må det være brukervennlig og effektivt. Vår tidligere plattform var ikke fleksibel nok, den var langsom og vanskelig å jobbe med. De ansatte fant ikke det de lette etter, og informasjonen var utdatert. Derfor trengte vi en ny, moderne plattform som lever opp til de behovene vi har i dag.»
Løsning
Ny arbeidsmåte og sterkere bedriftskultur
I tillegg til å utvikle en ny plattform, ville Rikshem endre arbeidsmåte og bygge en sterk bedriftskultur. For å lykkes med dette utarbeidet de tydelige effektmål som skal bidra til at de når formålet med et nytt intranett: et Rikshem ved å forenkle og styrke individuelt arbeid og samarbeid for at selskapet skal nå sine mål.
– De hadde gjennomført en forstudie for å utvikle effektmålene. Der gikk de grundig gjennom sine målgrupper og satte seg inn i deres behov ved å se på statistikk, intervjue ansatte og sette opp kundereiser. De hadde også prioritert hva som er viktigst og gjennomført en ordentlig gjennomgang av sine ulike plattformer for dokumenthåndtering for å finne den beste måten å jobbe med det på, sier Charlotta Ivansson, prosjektleder i Soleil.
– De ansatte svarte at de vil kunne utveksle erfaringer og stille spørsmål til hverandre. Vi er spredt over hele landet, og noen har ikke så mange å spille med lokalt, forklarer Lillemor.
Soleil startet med å sette seg inn i brukernes behov og identifisere hvem som var de mest prioriterte målgruppene. For Rikshem, som har mange ansatte i felten og som er spredt på ulike lokalkontorer, er det viktig å nå ut med både lokal og sentral informasjon på en enkel måte. Alt for å øke brukeropplevelsen ved at riktig informasjon og riktige funksjoner er lette å finne. Med den kunnskapen kunden har, kan de deretter begynne arbeidet med å bygge Rikshems digitale arbeidsplass.
Integrasjoner som forenkler og effektiviserer hverdagen
De ansatte skal lett nå alle retningslinjer og rutiner som er knyttet til Rikshems prosesser rett fra intranettet, uansett om de er ute i felten eller på et kontor. Derfor finnes det for eksempel en integrasjon mot deres dokumenthåndteringssystem, der de lagrer alle rutiner og prosesser.
– Vi har hjulpet dem med å gjøre alle prosesser søkbare på intranettet og laget tydelige beskrivelser som er enkle å forstå for brukerne. Det er også lett å arbeide for redaktørene med forhåndsbestemte maler som de kan publisere. Alt oppdateres automatisk på intranettet når prosessansvarlige foretar en ny oppdatering i underliggende systemer, noe som innebærer minimal administrasjon. Annen informasjon om hvem som er prosessansvarlig, lenker til andre og relaterte systemer sammen med Vanlige spørsmål og mulighet for å ta imot forbedringsforslag er også innebygd. Deretter har vi hjulpet dem med informasjonsstrukturen for å finne en tydelig navigering og gruppert innholdet på en måte som er logisk for brukerne. Det gjør det enkelt for brukerne å finne det de leter etter, forklarer Charlotta.
For at Rikshems brukere skulle få en søkefunksjon som er kraftig og som raskt kan filtrere søkeresultatet ut fra hva som er dokument, nettside, person eller innlegg i sosiale grupper, var det nødvendig med en integrasjon mot dokumenthåndteringssystemet. Der støttet Soleil Rikshem ved å stille krav til leverandøren.
Involverte hele organisasjonen
Rikshem hadde en prosjektgruppe der noen fra hver del av organisasjonen var med. De lot også en referansegruppe teste alle funksjoner før de slapp inn alle ansatte.
– Ettersom Web Service Award-rapporten kan brytes ned på ulike avdelinger, kunne jeg se hvor i organisasjonen de ansatte var misfornøyde og med hva, så da sørget jeg for å involvere dem ordentlig i prosjektet, sier Lillemor.
Takket være den grundige forstudien, visste Rikshem virkelig hvilke funksjoner og hvilken type innhold brukerne deres vil ha.
– Vi har jobbet mye med innholdet og strukturen, som vi har testet grundig på målgruppene. Det føles så bra at vi kan være trygge på at de finner det de leter etter, og at informasjonen er korrekt og oppdatert, forteller Lillemor.
Resultater
Fra én av de dårligere i bransjen til best i Sverige
Rikshem gjennomførte en Web Service Award-undersøkelse av det gamle intranettet i juni 2020 for å få en nullmåling å ta utgangspunkt fra og få bekreftet at de bygger på riktig måte. Forskjellen i brukertilfredshet er stor mellom vår og vinter 2020. I den første undersøkelsen fikk de en gjennomsnittsverdi mellom 29 og 60, i den andre havnet de mellom 58 og 79. Gjennomsnittstallene i bransjen ligger mellom 45 og 59.
– Det er helt utrolig hvilken forandring de har gjort, mener Charlotta.
Blant annet viser målingen at de ansatte sparer tid takket være intranettet, siden det muliggjør en ny måte å håndtere informasjon på. For eksempel har Rikshem kommunisert at de ikke vil at noen skal sende e-post til store grupper, men at de skal kommunisere på intranettet i mindre grupper, i den sosiale feeden eller via en nyhet. Da når informasjonen nettopp de som berøres av den, når de selv har tid til å ta den til seg.
– Ettersom vi ønsket å øke samhandlingen på intranettet, måler og følger vi opp statistikk over nettopp dette. Og den har økt kraftig. Ansatte i alle deler av selskapet har fått et bedre intranett. Vi kan også bruke statistikk for å se på hvilke avdelinger brukerne ikke er like fornøyde med, og avstemme med dem hva vi kan gjøre for å forbedre, sier Lillemor.
Vi har jobbet sammen med Rikshem siden våren 2020, og har ikke møtt hverandre på ordentlig én gang på grunn av pandemien. Resultatet av prosjektet viser tydelig at alt kan løses på en god måte eksternt.
– Det har fungert kjempebra, vi har hatt digitale workshops. Soleil og teamet har vært veldig profesjonelle, våget å stille spørsmål ved ideene våre og laget andre forslag. De føles mer som en samtale- og samarbeidspartner enn en leverandør, avslutter Lillemor.
Effektmålene med Rikshems intranett
Relevant og sant
Brukernes opplevelse av at informasjonen er relevant og sann skal øke.
Finn enkelt frem
Brukernes opplevelse av at riktig informasjon og riktige funksjoner er enkle å finne, skal øke.
Fremme utbytte
Rikshem skal fremme utbytte av informasjon mellom brukerne .
Engasjere og integrere
Rikshem skal fremme brukernes engasjement og samhandling med hverandre.
Helhetlig forståelse
Brukernes kjennskap til bedriftens langsiktige mål skal øke, og forståelsen for hvordan det henger sammen med det daglige arbeidet skal øke.
Tagger
Dele
Vil du vite mer?
Johan
Nilsson
Digital Workplace Advisor
Johan är digital workplace advisor och har jobbat med intranät och digitala arbetsplatser med kunder som bland annat Green Cargo, Swedol/Tools och FOREX Bank. Han har erfarenhet från över 100 införanden av intranät och digitala arbetsplatser.
Green Cargo skaper en digital arbeidsplass med intranettet som nav
Tidligere
