Case

Green Cargo skaper en digital arbeidsplass med intranettet som nav

Green Cargo er togselskapet som kjører godstog både i Sverige, ulike deler av Skandinavia og via samarbeidspartnere til kontinentet. Selskapet eies av den svenske staten og har ca. 2000 ansatte rundt om i landet. Med et tilpasset og lett tilgjengelig intranett har Green Cargo kunnet legge grunnlaget for en digital arbeidsplass der de ansatte kan samarbeide og få informasjon – uansett hvor de befinner seg.

15 februar 2021

Tåg på räls i bakgrunden. I förgrunden en sjö och ett rött hus.

Bakgrunn og utfordring

Det tidligere intranettet var gammelt og manglet både brukerstøtte og utviklingsmuligheter. Det var heller ingen sosiale funksjoner, kommunikasjonen var enveis og informasjonen var vanskelig å finne.

I tillegg var ikke intranettet tilgjengelig for alle. Green Cargos ansatte er ikke bare spredt over hele landet, men mange av dem befinner seg i konstant bevegelse og er langt fra en arbeidsstasjon. Arbeidstidene varierer også mellom de ansatte. Alt tatt i betraktning gjorde at Green Cargo begynte å se seg om etter en annen løsning.

– Internkommunikasjonen i Green Cargo er viktig og avgjørende for hvor bra vi lykkes med det vi gjør i selskapet, sier Veronica Svahlin, intranettansvarlig i Green Cargo.

« – Internkommunikasjonen i Green Cargo er viktig og avgjørende for hvor bra vi skal lykkes med det vi gjør i selskapet.»

Veronica Svahlin, Intranettansvarlig Green Cargo

God funksjonalitet – og mulighet til å integrere

Derfor bestemte de seg for å se på løsningene som var tilgjengelige og hva som trengtes i organisasjonen. De kom frem til at plattformen skulle være brukervennlig, enkel og gi mulighet for egenutvikling.

– Vi ønsket at vårt nye intranett skulle bli en viktig del og kanal i arbeidet med å skape en mer digital arbeidsplass og et arbeidsverktøy i hverdagen. Vi ønsket at det skulle bli vår hub, vårt kommunikasjonsnav. For å oppnå dette, måtte vi skape større tilgjengelighet til intranettet for våre ansatte, med mulighet for delaktighet og dialog for på den måten å kunne skape engasjement og få «hverdagskommunikatører» som kan bidra med innhold, sier Veronica.

Etter endt forstudie falt valget på Sitevision Intranett med driftsløsningen Sitevision Cloud.

– Plattformen tilbyr god funksjonalitet med ferdige maler og moduler som er tilgjengelige i grunntilbudet. Vi kan også kombinere og integrere plattformen med våre øvrige verktøy og plattformer, sier Veronica.

Løsning

Lett tilgjengelig og responsiv for ansatte på farten

Blant de ansatte som ikke jobber fra en arbeidsstasjon, for eksempel lokførere, var hurtigheten og tilgjengeligheten i det nye intranettet helt avgjørende. Ute i felten er ikke alltid oppkoblingen og dekningen den beste, så det at intranettet ladet raskt og kunne nås via mobilen, var noe Green Cargo prioriterte høyt. De sørget også for at intranettet kunne nås via den private mobilen, PC-en eller nettbrettet, for de ansatte som foretrekker det.

En velkommen funksjon var også det nye søket, slik at de ansatte raskt og enkelt kan finne relevant informasjon. Dermed har alle i Green Cargo – uansett om de jobber ute i felten eller på kontoret – samme tilgang til informasjon og kommunikasjon. For de som er på farten, betyr intranettet at kollegene og deres kunnskap og støtte aldri er langt unna.

Brukerne var involvert fra starten

Green Cargo var nøye med å la ansatte og ledere være med i prosjektets ulike faser. På den måten kunne prosjektet forankres i organisasjonen, og de fikk hele tiden vite hva brukerne syntes om funksjonaliteten.

– For oss ble det også viktig å sette av tid til praktisk og håndfast arbeid sammen med vår samarbeidspartner når de hadde fått selve skallet på plass. For å forstå plattformen og funksjonaliteten, men også for å kunne sette en god struktur og kunne utvikle den funksjonaliteten akkurat vi trengte for å få til så smarte løsninger som mulig. Og for å tilby verdiskapende innhold til våre ansatte, sier Veronica.

Green Cargo fikk også hjelp av testpiloter før lanseringen og fikk innspill om struktur og funksjonalitet.

Resultater

«Kommunikasjonssentralen vi strebet etter»

Det tok bare litt over et år fra første identifiserte behov til lansering, mye takket være målbevisst arbeid og fokus på brukerne. Derfor har de ansatte kunnet finne frem i det nye verktøyet på en god måte.

– Mange ledere og avdelinger har erstattet e-post med informasjon i sosiale grupper. Vi ser også at vi har fått større engasjement, delaktighet og interesse fra våre ansatte i produksjon, som tidligere har hatt begrenset tilgang til det gamle intranettet, sier Maria Lindholm, markedskommunikatør i Green Cargo.

For at internkommunikasjonen skal fungere godt og også kunne målgruppetilpasses, har Green Cargo en rekke ulike kanaler og forum, der det nye intranettet har en viktig rolle.

Sammen med digitale løsninger som informasjonsskjermer på kontoret og fysiske personalmøter, samarbeider alt for å støtte en reell kunnskapsutveksling og hjelpe ansatte i hverdagen.

– Vi bruker intranettet som et arbeidsverktøy i hverdagen, og med de nye sosiale funksjonene og muligheten for at flere kan bidra med innhold, er vi på god vei til å skape den huben og det kommunikasjonsknutepunktet vi strebet etter, sier Veronica.

– «Mange ledere og avdelinger har erstattet e-post med informasjon i sosiale grupper.»

Maria Lindholm, markedskommunikatør i Green Cargo