Case

Nytt hjem til Mathems ansatte

Mathem er Sveriges ledende e-handelsaktør for dagligvarer med hjemlevering – og de når omtrent 55 prosent av landets husholdninger. Sammen er de ca. 2000 ansatte som jobber med alt fra teknologiutvikling, salg og markedsføring til logistikk, lager og distribusjon.

I februar 2020 startet diskusjoner om å skaffe et nytt intranett. Tre uker senere kom pandemien.

25 oktober 2022

Malin Pettersson

Copywriter/content manager på Sitevision

Bakgrunn og utfordring

– Det ble raskt veldig tydelig at vi hadde en kommunikasjonstung tid foran oss. Internkommunikasjonen ble utrolig viktig knyttet til rutiner om hvordan vi i Mathem skulle opptre mot hverandre og mot kundene for å jobbe på en sikker måte, forklarer Lotta Olofsson, som er Head of communications i Mathem.

Samtidig ble Mathem en samfunnsviktig tjeneste. Mange valgte å bestille varer hjem i stedet for å gå i butikken. Og en delvis ny målgruppe begynte plutselig å handle på nett: risikogrupper og 70+.

– Trykket var eksplosjonsartet. Leveringstidene tok slutt på 10 sekunder, og vi jobbet på høytrykk for å møte etterspørselen.

Og det ble tydelig hva et nytt intranett måtte klare.

Et lett tilgjengelig samlingssted

Det nye intranettet skulle være en plattform som alle de ulike rollene i bedriften føler seg hjemme på, og der de finner det de leter etter. Ettersom for eksempel sjåførene og de ansatte på lageret verken har jobbtelefoner eller datamaskiner, må det dessuten være tilstrekkelig interessant for at de skal logge inn med sin private mobil.

For teknologidrevne Mathem har det gått raskt fra oppstart til scaleup og videre mot et modent selskap. Her var det også behov for å skape en følelse av at alle jobber i samme selskap – med et felles verdigrunnlag, mot felles mål.

Men det gjaldt å jobbe raskt for å effektivisere kommunikasjonen under pandemien.

– Vi tok en gjennomgang av de viktigste behovene og hva vi kunne klare å ta frem på den korte tiden. Deretter satte vi behov og tid opp mot hverandre. Vi jobbet supertett med Consid, som var både løsningsorienterte og kreative, forteller Lotta Olofsson.

Løsning og resultat

«Enkel å bruke og bygge på etter en stund»

Valg av plattform falt på Sitevision.

– Sitevisions plattform er enkel å bruke og bygge på etter en stund. Vi har startet med intranettet 1.0 og kan bygge videre når det er tid, ressurser og enda mer innsikt. Det var også viktig for oss å enkelt kunne tilpasse det grafiske uttrykket slik at det sier Mathem.

Nå er det nye intranettet Checkout lansert, og siktet er allerede satt til versjon to.

– Det er veldig fint å ha et flott og tilgjengelig intranett der vi kan samle all intern kommunikasjon og annet innhold som gir de ansatte den støtten de trenger. Nå starter arbeidet med å aktivere de ansatte og bygge videre på funksjoner og innhold.

På startsiden møtes de ansatte av nyheter (artikkelen om Covid ble naturligvis ekstra viktig), søkefunksjonen «Finn kollega», personlige snarveier, en felles kalender og ulike tips om hvordan man bruker Checkout på best mulig måte.

Som innloggingsmetode bruker Mathem Bank-ID for å kunne jobbe med rettigheter og for å forsikre seg om at det er en ansatt som logger inn. Avhengig av hvem du er, ser du informasjon for ledere, IT, økonomi, logistikk og så videre.

På intranettet Checkout er søkefunksjonen viktig. En integrasjon til det eksisterende HR-systemet gjør at de ansatte kan søke etter hverandres kontaktopplysninger, hvem som jobber hvilke vakter og lignende viktig informasjon. Veldig enkelt.

Mathem bygger bedriftskultur blant annet gjennom samlesiden «We are Mathem». I bloggen skriver de ansatte blogginnlegg om hverdagen sin for å øke forståelsen internt om hva de ulike rollene gjør – og for å føre de ansatte nærmere hverandre. Det finnes også diskusjons- og samarbeidsgrupper.