Del 2: Verdien av en digital medarbeideropplevelse

I det første blogginnlegget fokuserte vi på verdien som en god digital medarbeideropplevelse kan skape. Det handler om bedre produktivitet og effektivitet, bedre trivsel og økt engasjement. Og at grunnlaget for å oppnå dette er å ha en klar strategi. Vi har delt strategien inn i tre kategorier: mennesker, arbeidsmetoder og teknologi.

Nå er det på tide å se nærmere på hva du og dine kolleger kan gjøre for å skape disse verdiene gjennom en god medarbeideropplevelse – og vi bruker de samme tre kategoriene.

Mennesker – engasjerte medarbeidere

Vi begynner med menneskene og hvordan du kan tenke på å engasjere medarbeiderne dine.

Inviter og involver

Oppfordre de ansatte til å bidra med kommunikasjon, informasjon og nyheter på intranettet. Med ferdige maler og litt støtte fra redaktørene kan alle i organisasjonen være aktive i internkommunikasjonen. Kollegene dine vil føle seg engasjerte. Og visste du at organisasjoner med svært engasjerte medarbeidere er 13-18 % mer produktive?

Involver nye kolleger tidlig i internkommunikasjonen. Og husk ledelsen også. Krev og hjelp ledelsen til å være aktive og synlige på den digitale arbeidsplassen. Hvis de er det, vil de andre følge etter.

Den digitale arbeidsplassen trenger flere ansikter enn interne kommunikatører. Det sparer også tid – med et brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt for flere å kommunisere på den digitale arbeidsplassen, sparer en internkommunikatør tre timer i uken.

Kartlegg livssyklusen

Kartlegg hele livssyklusen til de ansatte. Du husker det: fra første kontakt til siste arbeidsdag. Men hvordan ser denne reisen ut i din organisasjon? Finn ut av det, slik at du kan forstå behovene til alle medarbeiderne og skape en best mulig digital opplevelse. Og det blir enda bedre, enklere og morsommere hvis dere involverer IT, HR og andre avdelinger for å drive arbeidet fremover sammen.

Fordel ansvaret og bruk ambassadører

Ambassadørenes rolle er å tale sluttbrukernes sak, men de bør også informere, gi råd og veilede dem når det er nødvendig. En god idé er å opprette en pilotgruppe bestående av ulike roller i organisasjonen. Deres oppgave blir å analysere effekten av de digitale funksjonene, for eksempel fordeler og ulemper, og hva som bør optimaliseres.

Hvorfor bør dere gjøre dette? Fordi forbedret brukervennlighet bare kan oppnås hvis du setter medarbeiderne og deres behov i sentrum.

Arbeidsmåte – en mer effektiv og produktiv måte å jobbe på

Vi fortsetter med tre tips om hvordan arbeidsmetoder kan hjelpe deg med å nå målet om å forenkle arbeidet ditt og dine kollegers arbeid.

Tilbakemeldinger

Oppfordre kollegene til å gi jevnlige tilbakemeldinger, og bruk dem til å forbedre den digitale medarbeideropplevelsen. Det er tross alt de ansatte som sitter på løsningene.

Utdanne

Har digitale løsninger blitt mer intuitive? Ja, det er de! Og de fleste av oss er enda mer teknologikyndige enn for bare fem år siden. Men nei, vi forstår ikke alt på en gang. Uten skikkelig opplæring i starten risikerer du at de ansatte ikke klarer å navigere i de nye applikasjonene og ikke bruker dem. Sett av tid til opplæring, og tilby ulike opplæringsformater for ulike behov og ferdigheter.

Gjør det enkelt å finne den rette

Husk å alltid skjerpe søkefunksjonen. Målet er at intranettet skal være "sannhetens kilde", der all informasjon skal samles. Selv da har du kommet langt. Finn ut hva de ansatte leter etter på intranettet for å optimalisere og forkorte søkeveiene. Ifølge vår undersøkelse sparer en kontoransatt 30 minutter i uken på å finne frem på den digitale arbeidsplassen. Hvis medarbeideren din jobber ute i felten, sparer han eller hun én time i uken.

Teknologi – kreativitet og innovasjon

Sist ut er teknologi. Disse fire tipsene hjelper deg med å nå målet om å finne forbedringer, nye løsninger og nye funksjoner i organisasjonen.

Måle, overvåke og forbedre

Finn en måte å måle, overvåke og forbedre jevnlig. Ved å måle brukeratferden på intranettet nøyaktig kan du forbedre den digitale medarbeideropplevelsen. Fastsett mål og milepæler – og aktiviteter for å nå dem.

Dra nytte av andre målinger som allerede finnes i organisasjonen. Dere gjennomfører kanskje en medarbeiderundersøkelse? Resultatene kan være nyttige for å forbedre den digitale medarbeideropplevelsen.

Reduser antall systemer

Under pandemien investerte mange organisasjoner i flere samarbeidssystemer. Det viste seg raskt at flere systemer bidrar til mye frustrasjon. Bruk én plattform for å effektivisere kommunikasjonen.

Organisasjonen din får et sentralt sted å samle kunnskap og dokumenter – og du kan også bygge broer til andre plattformer og systemer, for eksempel kunnskapsbanker og eksterne kunde- og innbyggerplattformer.

Det vil lønne seg. Den faktiske arbeidstiden vi bruker på å skape verdi, er 2,53 minutter per dag. Resten går med til møter, informasjonssøking, gjenskaping av materiale og nettopp det: veksling mellom verktøy ...

Personalisering

Leste du om personaliseringsmotoren i det første innlegget mitt? Riktig informasjon, til riktig medarbeider, på riktig enhet, til riktig tid. Generativ AI er nøkkelen. Men sørg for å prioritere funksjoner som virkelig hjelper de ansatte, ikke bare imponerer dem.

Tenk mobil først

Tilpass alle digitale funksjoner slik at de er mobilvennlige. Tenk hvor ofte vi sitter med mobilen – og målet er selvsagt å gjøre den digitale opplevelsen på jobb like god som den vi har utenfor jobben.

Konklusjon

Jeg håper at du etter å ha lest disse to blogginnleggene har en klar strategi for hvordan du kan skape en god digital medarbeideropplevelse og den verdien den gir.

Hvordan kan oppsummeres i ti punkter:

1. Inviter og engasjer de ansatte til å bidra med kommunikasjon, informasjon og nyheter på intranettet.
2. Kartlegg hele livssyklusen til de ansatte
3. Fordel ansvar og bruk ambassadører
4. Åpne opp for tilbakemeldinger fra kolleger og bruk dem til å forbedre medarbeideropplevelsen.
5. Tilby opplæring
6. Gjør det enkelt å finne den rette
7. Måle, overvåke og forbedre
8. Reduser antall systemer
9. Tilpasse
10. Tenk mobil først
    

Og dette er verdien organisasjonen din får:

Mennesker

• Engasjerte medarbeidere
• Forbedret intern kommunikasjon
• Bedre organisasjonskultur
• Redusert turnover
• Tiltrekke seg nye talenter

Enklere og mer effektivt arbeid

• Enklere og mer effektivt arbeid
• Mer produktive kolleger
• Bedre opplevelse og tilfredshet hos kunder, innbyggere og medlemmer

Teknologi

• Økt samarbeid på tvers av interne avdelinger
• Bedre kunnskapsdeling
• Oppmuntring til innovasjon

Vi i Sitevision vil fortsette å snakke om den digitale medarbeideropplevelsen fremover – følg med!

Hvis du har spørsmål eller bare er nysgjerrig på hvordan du oppnår en god digital medarbeideropplevelse, er det bare å ta kontakt. Send meg en e-post på katarina.bonde@sitevision.se eller skriv til meg på Linkedin Lenke til et annet nettsted..