Case studies

Green Cargo skapar en digital arbetsplats med intranätet som nav

Green Cargo är tågbolaget som kör godståg både i Sverige, olika delar av Skandinavien och via samarbetspartners till kontinenten. Bolaget ägs av svenska staten och har cirka 2 000 medarbetare runt om i landet. Med ett anpassat och lättillgängligt intranät har Green Cargo kunnat lägga grunden för en digital arbetsplats där medarbetare kan samarbeta och ta del av information – var de än befinner sig.

Utmaning

Det förra intranätet var gammalt och hade varken support eller utvecklingsmöjligheter. Det fanns inga sociala funktioner, kommunikationen var enkelriktad och informationen var svår att hitta då söket inte fungerade som man önskade. Det fanns också ett personberoende i vem som kunde publicera och uppdatera information.

Intranätet var inte heller tillgängligt för alla, då Green Cargos medarbetare inte bara är utspridda över landet, utan många av dem befinner sig i ständig rörelse och är långt från en arbetsstation. Även arbetstider varierar medarbetarna emellan och allt sammantaget gjorde att man började se sig om efter en annan lösning.

– Internkommunikationen inom Green Cargo är jätteviktig och avgörande för hur bra vi ska lyckas med det vi gör inom bolaget, säger Veronica Svahlin, intranätansvarig på Green Cargo.

Lösning

Därför beslutade man att se över de lösningar som fanns att tillgå och vad man behövde i organisationen. Man kom fram till att plattformen skulle vara användarvänlig, enkel och ge möjlighet till egenutveckling.

– Vi ville att vårt nya intranät skulle bli en viktig del och kanal i vårt arbete med att skapa en mer digital arbetsplats och ett arbetsverktyg i vardagen. Vi ville att det skulle bli vår hub, vårt kommunikationsnav. För att åstadkomma detta behövde vi skapa större tillgänglighet till intranätet för våra medarbetare med möjlighet till delaktighet och dialog för att på så sätt kunna skapa engagemang och få ”vardagskommunikatörer” som kan bidra med innehåll, säger Veronica.

Efter avslutad förstudie föll valet på SiteVisions intranätpaket Social Collaboration samt driftlösningen SiteVision Cloud. SiteVision-appen gör också att det är lätt för medarbetarna att komma åt information och kommunicera med sina kollegor.

– Plattformen erbjuder bra funktionalitet med färdiga mallar och moduler som är tillgängliga i grundutbudet. Vi kan även kombinera och integrera plattformen med våra övriga verktyg och plattformar, säger Veronica.

Lättillgängligt och responsivt för medarbetare på språng

Bland de medarbetare som inte arbetar från en arbetsstation, till exempel de egna lokförarna, var snabbheten och lättillgängligheten i det nya intranätet helt avgörande. Ute på fältet är inte alltid uppkopplingen och täckningen den bästa, så att intranätet laddade snabbt och gick att komma åt via mobilen var något Green Cargo prioriterade högt. Man valde också att se till att intranätet går att komma åt via den privata mobilen, datorn eller surfplattan, för de medarbetare som föredrar det.

En välkommen funktion var också det nya söket, så att medarbetare snabbt och enkelt kan hitta relevant information. Därmed har alla på Green Cargo – oavsett om de arbetar ute på fältet eller på kontoret – samma tillgång till information och kommunikation. För de på språng innebär intranätet att kollegorna och deras kunskap och stöd aldrig är långt borta.

Användarna involverade från start

Green Cargo var noga med att låta medarbetare och chefer var med i projektets olika faser. På så sätt kunde projektet förankras i organisationen och man fick kontinuerligt reda på vad användarna tyckte om funktionaliteten.

– För oss blev det också viktigt att avsätta tid för praktiskt och handfast arbete tillsammans med vår samarbetspartner när de fått själva skalet på plats. Detta för att förstå plattformen och dess funktionalitet, men också för att kunna sätta en bra struktur och kunna utveckla den funktionalitet just vi behövde för att få till så smarta lösningar som möjligt och för att erbjuda värdeskapande innehåll till våra medarbetare, säger Veronica.

Man tog även hjälp av testpiloter inför lanseringen och fick input kring struktur och funktionalitet, något man rekommenderar alla att göra.

Resultat

Det tog bara lite drygt ett år från ett första identifierat behov till lansering, mycket tack vare målmedvetet arbete och fokus på användarna. Därför har medarbetarna kunnat finna sig tillrätta i det nya verktyget på ett bra sätt.

– Många chefer och avdelningar har börjat ersätta mejl med information i sociala grupper, vilket är jättekul. Vi ser även att vi har fått större engagemang, delaktighet och intresse från våra medarbetare i produktion, som tidigare haft begränsad tillgång till det gamla intranätet, säger Maria Frändfors, marknadskommunikatör på Green Cargo.

För att internkommunikationen ska fungera bra och även kunna målgruppsanpassas har Green Cargo ett antal olika kanaler och forum, där det nya intranätet har en viktig roll. Tillsammans med digitala lösningar som informationsskärmar på kontoren och fysiska arbetsplatsträffar samverkar allt för att stötta ett verkligt kunskapsutbyte och hjälpa medarbetarna i sin vardag.

– Vi använder intranätet som ett arbetsverktyg i vardagen och i och med de nya sociala funktionerna och möjligheten för fler att bidra med innehåll, så skulle jag vilja påstå att vi är på god väg att skapa den hub och det kommunikationsnav som vi strävade efter, säger Veronica.

Evidensia Djurvård väljer SiteVision

o SiteVision-partner: Consid

Namn: Maria Frändfors och Veronica Svahlin

SiteVision Intranät

SiteVision Intranät är en kraftfull intranätlösning med marknadens näjdaste kunder enligt Web Service Awards rapport "Hur mår Sveriges intranät?". Kombinera SiteVision Intranät med dina favoritverktyg som bl.a. Office 365 och SharePoint.

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät