Case studies

Sveriges Allmännytta smartare tillsammans med nya intranätet

Sveriges Allmännytta är en bransch- och intresseorganisation för över 300 allmännyttiga kommunala och privata bostadsföretag över hela Sverige. När man ville uppnå ökad samverkan, bättre koll på läget, minskad sårbarhet och ökad effektivitet valde man att satsa på ett nytt intranät.

Sveriges Allmännyttas intranät

Utmaning

Det gamla intranätet var just det. Föråldrat. Många av funktionerna i lösningen fungerade inte ens, till exempel söket. Det fanns ingen ägare eller ansvarig för intranätet, och det hade blivit en plats som var dåligt prioriterad överlag och förtroendet för det hos medarbetarna var lågt. Till sist var det ledningen som satte ned foten och meddelade att det var dags för ett omtag – man behövde ett nytt intranät.

I förstudiefasen gjorde man en nollmätning med ett intressant resultat: trots att förtroendet var väldigt lågt – både gällande tekniken och om innehållet var pålitligt – så fanns ett stort intresse för att det skulle kunna fungera.

– Vi såg att ett välfungerande intranät var efterlängtat, och vi kände att vi hade goda förutsättningar för att göra något riktigt bra. Det tog vi verkligen fasta på och vi delade med oss av hur vi tänkte och förankrade vårt arbete så mycket som möjligt hos medarbetarna, säger Jeanette Rådström, kommunikatör och projektledare på Sveriges Allmännytta, som hade erfarenhet av att driva både intranät- och webbprojekt sedan tidigare.

Lösning

Förarbetet gjordes tillsammans med InUse och de tog fram en effektkarta och mål som man skulle ha stor nytta av senare i arbetet. Projektgruppen bestod, förutom Jeanette, av personalansvarige, en it-medarbetare och en kommunikationsmedarbetare.

Man hade och ville fortsätta ha en Office 365-lösning och arbeta i Teams. Att få till ett intranät som arbetade tillsammans med Office 365 var därför utgångspunkten för projektet. Lösningen från Soleil integrerar valda delar ur Office 365, som exempelvis mejlintegrationer, Teams, Sharepoint och kalender. Nu kan medarbetarna lättare hålla reda på vilka grupper man är med i, har bättre dokumenthantering och kan se vad som står på ens egen agenda och vad som händer i företaget.

– Vi har bara skruvat lite grann på SiteVision-plattformen, i övrigt var vi väldigt nöjda med utgångsläget. Här finns alla möjligheter att utveckla vidare, men vi utgår från de här funktionerna och integrationerna, så ser vi om vi vill lägga till något ytterligare senare, säger Jeanette Rådström.

Alla användare använder inte datorn för att komma åt intranätet, utan intranätet är mobilanpassat för de mobila användarna, vilket har fungerat smidigt och bra.

När det gäller sökfunktionen har man för närvarande standardlösningen och har inte lagt så mycket tid på just den funktionen då man är nöjd med hur den fungerar i dagsläget. I innehållsarbetet har man varit duktiga på att jobba utifrån SEO-standard och lägga in metadata och så vidare. Man har märkt att användarna lyft sig ordentligt jämfört med hur det såg ut för några år sedan.

– Jag har inte fått några som helst indikationer på att man inte uppskattar söket, tvärtom har jag fått höra glada medarbetare säga ”Nu får jag träffar på det jag söker efter!”. Som vi ser det fungerar det bra utan så stor ansträngning. Sedan blir man ju aldrig färdig med söket, så det är absolut något vi kommer jobba vidare med, säger Jeanette Rådström.

Gediget förarbete la grunden

Huvudmålet med intranätet var att bli smartare tillsammans. Målet delade man in i fyra delmål för att lättare kunna stämma av och mäta. Delmålen var ökad samverkan, bättre koll på läget, minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Att ha lättare att hitta saker och tipsa och lära av varandra hade man som målbild genom hela projektet.

Eftersom initiativet kom direkt från ledningen kunde man med en gång fokusera på att göra ett ordentligt förarbete, något som Jeanette varmt rekommenderar:

– Det viktigaste framgångstipset jag kan ge är att lägga den största delen av tiden på en god förstudie. Jag är verkligen en förespråkare av effektkartläggning, då du får fram tydliga mål som du kan jobba med under projektet och även stämma av mot när du är färdig. Då slipper du gissa dig fram och kan i stället jobba målstyrt och utgå från behov och vad som stödjer dem. Genom hela processen hade vi inga problem att behöva motivera för ledningen varför vi behöver göra det här arbetet, men om man inte har ledningen med sig är detta ett bra hjälpmedel för att kunna visa på nyttan, säger Jeanette Rådström och fortsätter:

– Det kan kännas som att man lägger så otroligt mycket tid i början och att folk undrar ”Vad händer, varför syns inget av allt ni gjort?”. Men man har igen det sedan när man börjar knacka och koda – på slutet kan det i stället gå ganska fort. För oss var det otroligt lite vi behövde tänka om kring när vi väl började bygga intranätet!

Avskalat och anpassat för organisationen

I början av projektet åkte man runt och gjorde många studiebesök bland några som hade haft väldigt lyckade intranätprojekt. Man hade relativt god koll på de stora systemen som finns tillgängliga, men ville se hur de hade tillämpats och hur de skulle kunna fungera i den egna organisationen. Som en lite mindre aktör landade man ganska snart i att det var viktigt med ett stabilt och tryggt system som kunde uppfylla just deras behov.

– Jag tror det är viktigt att försöka hålla kursen, att till alla nya funktioner ställa frågan ”Har vi stöd för detta i vår effektkartläggning?”. Man kan göra så mycket i sitt verktyg, så att faktiskt våga anpassa det efter sitt företags förutsättningar och vad man har för behov blir extra viktigt då. Våga prioritera bort saker! säger Jeanette Rådström.

På Sveriges Allmännytta har man ett ganska decentraliserat tänk i det att alla är med och skapar nyheter på intranätet, något som har fungerat över förväntan i det nya intranätet.

– Jag som har varit med i en del stora projekt vet att det alltid är något som kan bugga eller så, och detta har flutit på förvånansvärt bra faktiskt! Jag har fått max en fråga kring hur man lanserar en nyhet, så trots att man inte utbildad i SiteVisions redaktörsläge, så är det så pass användarvänligt att man förstår på egen hand. Det ser jag som ett otroligt bra betyg, säger Jeanette Rådström.

Resultat

I dag är användarna nöjda och efter lanseringen har arbetet rullat på smidigt. Man har också märkt att varumärket internt har stärkts.

– Skulle man kunna se det gamla och det nya intranätet bredvid varandra så skulle man se två helt olika världar. Nu har vi ett tilltalande verktyg i design och layout – det känns som oss. Det gamla intranätet hade ingen färg, inga bilder och liten text. ”Jag blir glad att få upp detta varje morgon” säger många, och det är så viktigt för känslan av vilka vi är och vad vi står för. På releasefesten för intranätet var det två medarbetare som sprang från festen för att vara först med att lägga upp en nyhet! säger Jeanette Rådström.

I dag mäter man användandet av intranätet och kan se en större användning och ett större engagemang – förut kunde man inte riktigt se engagemanget i intranätet. I och med att användarna kan dela, kommentera och gilla så finns det ett större flöde av information, vilket var ett av de mål man ville uppnå för att bli smartare tillsammans.

– Jag har jobbat i de flesta stora verktygen, och SiteVision är så pass enkelt och användarvänligt att jag bara har gott att säga om det – jag har blivit lite kär i systemet. Det känns att man har tänkt till och ständigt är med och tänker på nästa smarta sak. De har verkligen lyckats göra det enkelt och kul för redaktörerna. Jag kan rekommendera detta med allt jag har, och det är väldigt sällan man säger det i sådana här projekt, säger Jeanette Rådström.

Framöver kommer Sveriges Allmännytta göra en uppföljning på nollmätningen och även göra lite mer kvalitativa avstämningar med organisationen. Man ser att båda delar är viktiga för att se att man hamnar rätt och uppfyller de krav och förväntningar som finns internt.

– Självklart har jag en full backlog på grejer jag vill utveckla, men vi får låta det här leva lite, göra en ny mätning och så får vi se vad som blir nästa grej att sätta tänderna i. Framöver vill jag till exempel titta mer på automation för interna beställningsflöden och få till en ännu högre kvalitet på vårt dokumentationsflöde. Som jag ser det kommer det bli jättebra att koppla på detta på vårt nya intranät, säger Jeanette Rådström.

Soya Group

o SiteVision-partner: Soleil

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

– Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät