Öppna intranät – så funkar det i praktiken

Transparens, tillgänglighet och demokrati brukar vara ledord för öppna intranät. Men vad innebär det rent praktiskt att ha ett öppet intranät? Och vilka är för- och nackdelarna? Johan Nilsson, Digital Workplace Advisor på Sitevision, tog en pratstund med Kungliga Musikhögskolan och Södertörns högskola.

För några veckor sedan kunde vi läsa att Tomelilla kommun lanserade ett öppet intranät. Det fick mig att fundera på varför man väljer ett öppet intranät och hur det påverkar användarupplevelsen. Därför kontaktade jag två av Sitevisions kunder, Kungliga Musikhögskolan och Södertörns högskola, och bad dem att berätta om sina lösningar.

Varför ett öppet intranät?

Kungliga Musikhögskolan lanserade sitt intranät våren 2017 för verksamhetens cirka 300 medarbetare. Intranätet är servicefokuserat med nyheter, genvägar, kalendarium och rutiner. Det finns inget inloggat läge och intranätet är tillgängligt för alla – allt i linje med deras ambition om transparens och tillgänglighet.

– Öppna intranät är ganska vanligt inom högskolevärlden eftersom vi delar mycket information och kunskap mellan lärosätena, förklarar Marie Halling och Jenny Nordlöf på Kungliga Musikhögskolan.

– Det var den stora anledningen till att vi valde ett öppet intranät också, berättar Therese Andersson, som jobbar på Södertörns högskola.

Södertörns högskola lanserade sitt intranät våren 2021 för verksamhetens cirka 1 000 medarbetare och är ett ”semi-öppet” intranät som även har ett inloggat läge. På så sätt kan intranätets innehåll vara tillgängligt – samtidigt som användaren får en personaliserad upplevelse med nyheter, kalenderbokningar, Teams-ytor och mejl från Outlook.

För Södertörns högskola var ett öppet intranät inte ett självklart val. De hade tidigare ett mer traditionellt intranät där användaren fick logga in. Inför intranätsprojektet genomförde de därför en undersökning för att ta reda på om medarbetare besökte andra verksamheters öppna intranät. Resultatet visade att det var vanligt förekommande bland flera medarbetargrupper.

Både Kungliga Musikhögskolan och Södertörns högskola lyfter aspekten att allt publicerat innehåll är allmänna handlingar – och att det öppna intranätet underlättar för medborgare att få tillgång till materialet.

Redaktionella utmaningar

Att jobba med ett öppet intranät ställer andra krav på det redaktionella arbetet eftersom du mixar intern och extern kommunikation. Det är viktigt att ta fram riktlinjer och tonalitet som gör det tydligt och enkelt för redaktörer att skapa innehåll till både medarbetare och externa besökare.

Södertörns högskola har beslutat att innehåll som riktas mot majoriteten av medarbetare publiceras på intranätet medan innehåll som riktas mot ett team eller enskild medarbetare publiceras på Teams-ytorna (bakom inloggning). Intranätet riktar sig alltså till medarbetare men eftersom det är öppet så är andra välkomna att ta del av innehållet (speciellt andra lärosäten). Även Kungliga Musikhögskolan fokuserar på medarbetaren samtidigt som innehållet också konsumeras av externa besökare.

Samarbete och produktivitet

Gemensamt för Kungliga Musikhögskolan och Södertörns högskola är att det inte finns några interaktionsmöjligheter för medarbetare och externa besökare på intranätet. All interaktion och samarbete tar plats i andra system.

Däremot planerar Södertörns högskola att inom kort lansera ett nytt ärendehanteringssystem integrerat på intranätet där de kan ha direktdialog med medarbetare. I det inloggade läget får medarbetaren även notiser om olästa mejl i Outlook och en listning av andra digitala verktyg. Kungliga Musikhögskolan använder Microsoft 365 och andra verktyg, men åtskilt från intranätet. Och fokus för båda intranäten är framför allt serviceinnehåll som kursplaner, riktlinjer och driftinformation.

Reflektioner

Gemensamt för Kungliga Musikhögskolan och Södertörns högskola – men även för andra verksamheter som valt öppna intranät – är transparens och tillgänglighet. Dels handlar det om att sänka barriärer för att andra ska kunna ta del av verksamhetens information, dels att underlätta för samarbete och kunskapsdelning mellan verksamheter.

Båda verksamheterna har valt att flytta interaktion och samarbete till andra plattformar än intranätet. Även om Södertörns högskola har ett ”semi-öppet” intranät finns det inte samarbetsmöjligheter på intranätet – bara länkar till externa system. De här avgränsningarna gör det tydligt för medarbetarna och organisationen var de ska ha digitala möten och samarbeten.

Kungliga Musikhögskolan poängterar också att ett öppet intranät bidrar till Employer Branding genom att potentiella medarbetare enkelt kan få inblick i riktlinjer, personalhandböcker och vad organisationen står för.

När det kommer till det redaktionella jobbet har det anpassats tydligt efter målgruppen. På intranätet väljer båda verksamheterna att främst kommunicera till medarbetare och intressenter från andra läroverk.

Vad är dina tankar om öppna intranät? Kommentera gärna!