Samarbetsverktyg som ökar produktiviteten

Att digitalisera handlar inte främst om teknik utan om människor och att förändra beteenden i organisationen i den riktning som det behövs. Att göra nya saker och saker på ett nytt sätt är dock inte alltid det lättaste.

På senaste myndighetsträffen bjöd vi in Fredrik Nilsson från Hej Engagemang! för att prata om vikten av involvering och tydlighet i digitaliseringsprojekt. Han pratade också om vad som krävs för att lyckas skapa engagemang hos medarbetarna.

Hur kan samarbetsverktyg hjälpa er?

En bra början är att svara på frågan varför – varför blir det här bättre för mig och för oss om vi använder oss av de här samarbetsverktygen? För när du har hittat ert ”varför” så finns det ett syfte och det är där drivkraften finns. Sedan är det så klart viktigt att svara på vad vi ska göra, vilka som ska göra det och hur. Men kom ihåg att alla människor motiveras av olika saker och därför är det bra att jobba med målgruppsanpassad kommunikation även internt. Och till sist, var tydlig med vad som går att påverka (och inte) för att lyckas skapa engagemang och fokus på det som är påverkbart.

Så skapar du engagemang

Hur skapar man förutsättningarna för engagemang då? Fredrik tog avstamp i arbetspsykologiforskningen och våra psykologiska behov. Enligt self-determinination theory finns det tre grundläggande psykologiska behov som påverkar vår motivation:

• Kompetens
• Autonomi
• Samhörighet

Så genom att ha tydliga mål samt jobba med uppföljning och feedback där medarbetarna har mandat får du dem att känns sig kompetenta. Automoni handlar om att det ska finnas ett syfte och att erbjuda så mycket valfrihet som möjligt samt uppmuntra till egna initiativ. Och glöm inte visa uppskattning. Det är också viktigt med tydliga roller och ansvarsområden. Om du lyckas pricka in de här boxarna så skapar du goda förutsättningar för att medarbetarna ska bli engagerade och att ni tillsammans når målen med er digitala satsning.

Så hanterar Kungliga biblioteket styrdokument på sitt intranät

Vi gästades också av Kungliga biblioteket som visade hur de effektiviserat arbetet med deras styrdokumenet på intranätet. Ett lysande exempel på ett projekt med ett tydligt "varför" där medarbetarna var med från start med engagemang och som resulterade i att produktiviteten ökade.

Tidigare var det svårt att hitta rätt styrdokument, att ta del av dem och att sätta dem i ett sammanhang. I samband med lanseringen av det nya intranätet blev hanteringen av styrdokumenten ett viktigt utvecklingsområde. Lösningen blev att gå från dokument till webbsidor på intranätet. Något som resulterade i bättre sökbarhet, överskådlighet, tillgänglighet och läsbarhet. Och att styrdokumenten blev mer lockande att faktiskt läsa och ta del av.

Här kan du läsa mer om Kungliga bibliotekets intranät och priser som de vunnit för det.

Samarbetsverktyg för den digitala arbetsplatsen

Nu när du har mer koll på vad som krävs för att få med medarbetarna i digitala satsningar och ett gott exempel från Kungliga biblioteket så tar vi en titt på samarbetsverktygen. Här har vi listat olika samarbetsverktyg som kan öka produktiviteten på olika områden:

• Sitevision Meddelanden – skapa kanaler och chatta med kollegor. Med Sitevision Meddelanden blir enklare att samarbeta och du kommer närmare dina kollegor, samtidigt som du blir mer produktiv då du enkelt når rätt personer och hittar rätt information.

• Nextcloud – dela filer med varandra på ett tryggt och säkert sätt. Du slipper både lägga tid på att leta efter filer och skicka stora filer. Att kunna redigera dokument samtidigt underlättar också samarbetet.
• Jitsi – ha videomöten med kollegor inom och utanför orgnisationen. Jitsi låter dig hålla kontakten med alla dina team.
• Quickchannel – producera interaktiva webbsändningar, webbinarier och videor som skapar engagemang och resultat. Kan användas både internt i er organisation och utåt mot era målgrupper.

Här kan du läsa mer om Sitevision som digital samarbetsplattform