Knepen som ökar engagemanget på ditt intranät

Sedan jag för många år sedan började jobba med Sitevision i allmänhet, och med intranät i synnerhet, har både plattformen och tillämpningarna tagit sjumilakliv framåt. Det finns idag otroligt många användbara moduler inbyggda, och det är bara fantasin som sätter gränser för vilken sorts moduler som går att utveckla.

En grundläggande utmaning som alltid funnits kvarstår dock: Hur får vi användarna att faktiskt logga in på intranätet och ta del av allt fantastiskt innehåll som tagits fram? Som producent och beställare av innehållet – till exempel om du är utvecklare, redaktör eller digital strateg – har du säkert stött på samma utmaning. Oavsett hur informativa texter du skriver, oavsett hur snygg designen på intranätet är och oavsett hur smarta integrationer och funktioner du bygger in, blir intranätet inte den knutpunkt du hoppats på om användarna faktiskt inte loggar in och tar till sig informationen.

Piska eller morot?

Genom åren har organisationer provat både piska och morot för att uppmuntra engagemang på intranätet. Vi har till exempel kunnat se moroten i form av gamification och att genom att implementera spelmekanismer och utmaningar försökt göra användningen av intranätet mer underhållande och engagerande. I andra vågskålen har vi kunnat se piskan genom att till exempel bestämma att användare bara ska kunna felanmäla sin dator via ett formulär på intranätet, eller genom att länken till kollegornas semesterplanering endast finns på intranätet.

Det här brukar fungera utmärkt för att skapa medvetenhet om intranätet och för att göra intranätet till ett naturligt arbetsredskap i vardagen, men det finns ännu mer att göra. Varken piskan eller moroten är nämligen någon given framgångsfaktor när det gäller att nå ut med information till de användare som sällan eller aldrig loggar in. Så hur kan man kommunicera med de användare som av någon anledning inte är aktiva på intranätet? En effektiv lösning för att generera trafik och öka engagemanget på intranätet kan vara riktade och personifierade nyhetsbrev.

Personaliserade nyhetsbrev

Ett exempel på det här kommer från en kund som valt att samla all internkommunikation på intranätet och där användarna är utspridda geografiskt eller organisatoriskt (till exempel i olika dotterbolag eller olika affärsområden). På det här intranätet skapas både företagsgemensamma nyheter och lokala nyheter för kontor, regioner och avdelningar. För att fånga upp de användare som av någon anledning missat nyheterna när de skapats, skickas med jämna mellanrum (konfigurerbart i Sitevision) ett samlat mejlutskick ut. Varje användare i systemet får sitt eget personliga nyhetsbrev där enbart relevant information sammanfattas. Har det tillkommit nyheter för den egna avdelningen sedan förra nyhetsbrevets utskick? I så fall innehåller e-postutskicket en sektion för detta med länkar till intranätet som puffar för nyheterna med bild, rubrik och ingress från artiklarna i Sitevision. Har det dessutom tillkommit nyheter för användarens kontor? Då inkluderas även dessa. Finns det också företagsgemensamma nyheter riktade till samtliga medarbetare? Ja, då hamnar också dessa i nyhetsbrevet. Vissa kontor kommer att ha flitigare redaktörer än andra och nyhetsmängden kan därför variera mellan olika kontor och avdelningar. För vissa användare kan det här alltså innebära att de endast får en sammanfattning av veckans eller månadens nyheter från huvudkontoret. För andra användare kan det innebära att de får en sammanfattning också för sin avdelning, sitt kontor, sitt affärsområde, sitt land eller där det nu har skapats innehåll. 

Hjälper sällananvändaren

Den här sortens personalisering hjälper sällananvändaren, som av någon anledning inte loggat in på intranätet, att ändå få en regelbunden sammanfattning av det som hänt under den senaste tiden. Genom att nyhetsbrevet bara innehåller rubriker och länkar, relevanta efter varje individs roll eller geografiska plats, blir det automatiskt mer attraktivt och genererar fler klick och trafik till intranätet – samtidigt som synligheten och medvetandet om intranätets värde växer.

Den vane Sitevision-användaren har säkert redan hunnit invända “men Sitevisions prenumerationsfunktioner då?” och den har givetvis också sin självskrivna plats när det gäller att informera användare om uppdateringar. Min erfarenhet som utvecklare och lösningsarkitekt är dock att den är bäst lämpad för enskilda sidor och artiklar snarare än skräddarsydda sammanfattningar av vad som hänt under en tidsperiod.

Notiser från intranätet i andra kanaler

Ett annat exempel hittar vi på närmare håll: På Webstep införde vi själva nyligen ett nytt intranät (i Sitevision såklart!) och funderade över hur chefernas nyhetsbrev kunde integreras på ett smart sätt. Innan Websteps intranät togs fram fick de anställda vid varje kontor ett mejl där respektive chef sammanfattade vad som hänt i veckan genom ett lokalt nyhetsbrev. Någon chef skrev nyhetsbrevet i sin e-postklient, en annan skapade nyhetsbrevet som PDF och andra använde system för massutskick. I slutet av varje månad skrev vår VD motsvarande sammanfattning, fast i ett månadsbrev som skickas till alla anställda. 

När vi införde det nya intranätet var det självklart att vecko- och månadsbreven inte längre skulle hanteras olika beroende på vem som var författare, utan nyhetsbreven skulle från och med nu skapas som artiklar i Sitevision. Frågan var bara hur vi skulle få användarna att förstå när det kom nya utskick? 

På Webstep har vi en inarbetad kultur där kommunikationen sker genom Slack – oavsett om det är för jobbrelaterade frågor, sociala diskussioner eller bara födelsedagshälsningar. Att använda Slack för att notifiera om relevanta händelser på intranätet var därför naturligt. Vår nya lösning innebär att nyhetsbrev skapas i arkiv kopplade till respektive kontor och att Sitevision, så fort ett nyhetsbrev publiceras, automatiskt skickar ut Slackmeddelande till rätt Slack-kanal. Publiceras ett nyhetsbrev för kontoret i Uppsala kommer de som följer Uppsalakanalen i Slack att få en notifiering.