Del 1: Ta kontroll över innehållet med tydliga riktlinjer

Del 1. Ta kontroll över innehållet med tydliga riktlinjer

Organisationen ABC har bestämt att förbättra sin webbplats som de lanserade 1999. De anlitar en byrå och tillsätter en projektgrupp. Utgångspunkten för beställaren på ABC är att fokusera på tekniken. "Innehållet migrerar vi bara. Det är ju bra som det är."

Men oj, vad många sidor det är på webbplatsen! När projektgruppen börjar gräva bland sidorna kommer flera problem till ytan. Webbteamet säger: ”Vi har inte överblick! Vi kan inte sköta om allt detta!”. Och de som ansvarar för innehållet: ”Vi hittar inte själva vårt innehåll på webbplatsen! Och vi vet inte vad våra besökare hittar!”. ABC:s kundtjänst vittnar om många och förvirrade samtal med användare som hittat inaktuella sidor och sidor med felaktig information. Projektgruppen inser också att de gamla webbsidorna är svårnavigerade, speciellt för användare med funktionsnedsättningar.

Och dessutom – alla på ABC har en gnagande känsla: är inte en orimligt stor webbplats en börda för miljön? Den innebär väl ett negativt klimatavtryck?

Riktlinjer för tydlighet och hållbarhet

Vad göra? Projektledaren formulerar en plan med sin projektgrupp, och tillsammans skrider de till verket. En bärande del av planen är långsiktig hållbarhet. Målet är att ta fram riktlinjer som alla som jobbar med webben kan följa, och som de kan sprida i organisationen. Men eftersom de vet att det är svårt att ta fram riktlinjer utan sammanhang beslutar de att arbeta integrerat: riktlinjerna får växa fram i takt med att arbetet fortskrider.

Arbetet med att ta kontroll över innehållet bedriver de i tre steg, som också kommer att återspeglas i riktlinjerna:

1. Kolla sidornas besöksstatistik.
2. Besluta om sidor ska förbättras, slås ihop eller raderas.
3. Ta bort sidor på rätt sätt.

Kolla sidornas besöksstatistik

Projektgruppen inleder arbetet med att ta reda på hur många besökare de olika sidorna har. De använder analysverktyg för att både se sidvisningar nyligen och sidvisningar under en längre tid tillbaka. Om en sida ska konvertera besökarna till en handling ser de till att också mäta målet med sidan och se hur väl den konverterar.

Redan nu kan projektgruppen konstatera att det finns många sidor som skulle kunna tas bort. De gör en lista med webbsidor som har få besök eller låg konverteringsgrad.

Förbättra, slå ihop eller radera?

När de vet hur varje sida presterar är det dags att fundera på varför. Är det svårt att hitta sidan via länkar och navigering? Fångar sidan inte in de nyckelord som målgrupperna söker på? Finns det kanske flera sidor på webbplatsen som konkurrerar om samma sökord? Projektgruppen ifrågasätter också sidorna: har varje sida ett tydligt syfte och en tydlig önskan om konvertering?

Det visar sig att det vimlar av sidor som överlappar varandra, både vad gäller innehåll och sökord. Några sidor går inte att hitta via menyerna. Och många sidor har ett otydligt syfte och mål.

Projektgruppen går nu igenom listan med sidor och beslutar om tre slags åtgärder:

• Förbättra sidan så att den får fler besökare eller konverteringar, till exempel genom att rikta texten mot andra nyckelord eller synliggöra sidan i meny och genom länkar.
• Slå ihop flera sidor till en.
• Radera sidor.

Om projektgruppen inte kan enas om vad de ska göra med en sida går de till projektledaren som avgör saken, oftast i samarbete med sakkunniga.

Nu finns en plan för att radera sidorna och att göra de sidor som blir kvar betydligt bättre. Och lärdomarna tar de med sig in i riktlinjerna.

Ta bort sidor på rätt sätt

En del sidor måste helt enkelt bort. Och de som ska bort tar de bort på rätt sätt, så att de inte bryter eventuella länkar till sidan som hamnar i papperskorgen. Många brutna länkar kan påverka sökmotoroptimeringen negativt.

Därför gör de alltid två saker när de tar bort en sida:

• Avindexera sidan så att den inte dyker upp i sökresultat.
• Omdirigera sidans webbadress till en annan lämplig sida på webbplatsen.

Rensad webbplats och riktlinjer på plats

Nu har projektgruppen tagit bort nära hälften av de ursprungliga sidorna. De har också formulerat riktlinjer för hur alla på ABC kan tänka när de vill skapa nya sidor, slå ihop och radera webbsidor. Webbteamet tar ansvar för att förvalta riktlinjerna. Projektgruppen föreslår också ett nätverk som löpande ska få chans att utveckla riktlinjerna. Självklart ingår sakkunniga i nätverket.

De kompletterar riktlinjerna genom att beskriva vem som har ansvar för vad: Webbteamet beslutar om vilka webbsidor som ska finnas, eftersom de har överblick över webbplatsen. Sakkunniga bidrar med kunskap om innehållet.

Nu vill de sprida ordet på hela ABC. De håller informationsträffar och utbildningar om riktlinjerna och ansvarsfördelningen, och de märker då tydligt att de är efterlängtade. En känsla av trygghet sprider sig när alla vet vad som gäller.

Ta kontroll över innehållet med tydliga riktlinjer – då bidrar du till de här målen

Allt är nu gott och väl. En massa sidor är borttagna, utan att viktigt innehåll har försvunnit. Men vilka av FN:s globala mål har projektgruppen bidragit till?

• Mål 7: Hållbar energi för alla
  Projektet har sannolikt minskat ABC:s behov av energi genom att minska antalet webbsidor.
• Mål 8: Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt
  Medarbetarna på ABC slipper stressen av att ha en webbplats som de inte har koll på. Det är nu lätt att överblicka de egna ansvarsområdena på webbplatsen och intranätet.
• Mål 12: Hållbar konsumtion och produktion
  ABC har sett till att webbproduktionen är långsiktigt hållbar, i och med att det nu finns riktlinjer för att radera innehåll och riktlinjer för att lägga upp nytt innehåll – och vem som ska göra det.

Läs vidare om organisationen ABC i del 2 och 3 av vår blogg. Del 2 kommer att beskriva hur ABC utnyttjade webbsidornas form för att göra webbplatsen sökbar och lättillgänglig för alla. Del 3 berättar om det språkliga uttrycket på webbplatsen.