Intranät, den digitala arbetsplatsen och digital employee experience – Johan reder ut begreppen

Intranätet – en tillbakablick

Sedan begynnelsen har intranätet kämpat i uppförsbacke. Det blir ständigt ifrågasatt och har alltid behövt rättfärdiga sin existens samtidigt som vi välkomnat spelarna den digitala arbetsplatsen och digital employee experience med öppna armar.

Vi ser även att ledningen historiskt sett har haft ett bristande intresse för intranätet då endast ett fåtal verksamheter rapporterar till ledningen. Det är bara 18 procent som löpande informerar ledningen om hur de ligger till mot de uppsatta målen enligt trendrapporten ”Hur mår Sveriges intranät 2022?”.

Intranätet, den digitala arbetsplatsen och digital employee experience – en salig röra?

Hur hänger alla begrepp ihop, egentligen? Låt oss titta lite närmare på dem:

Intranätet

Intranätet har alltid varit ett digitalt hem för organisationers interna kommunikation – för både innehållet och kanaler. Även om vi har avverkat olika typer av intranät som top-down-intranät och sociala intranät har egentligen ingenting förändrats: Intranätet fortsätter att spela en viktig roll i dagens moderna organisationer.

På senare år har intranätet mer och mer tagit rollen som en digital dörr till organisationernas övriga informationskällor och verktyg. Aldrig förr har intranätet haft en starkare koppling till olika affärssystem och samarbetsverktyg.

”Behöver vi verkligen ett intranät?”. Vårt dagliga arbete handlar inte bara om digitalt samarbete – för att hålla hög kvalitet måste vi förlita oss på information som bor i processer, policys och styrdokument. Det är information som du inte kan fråga en kollega om svaret på – det måste du kunna hitta på intranätet. Därför är intranätet ett verksamhetskritiskt system som ska serva dig med svaret på de 500 vanligaste frågorna. Och den här informationen vill du inte hitta i en filstruktur i Sharepoint eller i OneDrive – nej, det här ska ske genom en användarvänlig upplevelse på ett intranät.

Många av dagens intranät har också som vision att vara one-stop-shop – det vill säga plattformen som alla medarbetare utgår från i sitt dagliga arbete.

Den digitala arbetsplatsen

Egentligen är den digital arbetsplatsen äldre än intranätet eftersom den består av en organisations samlade digitala verktyg. Intranätet är ett av de verktygen – precis som exempelvis Office 365, Google Workspace och Salesforce.

Vi pratar ofta om den digitala arbetsplatsen ur ett holistiskt perspektiv. Den består av en uppsättning verktyg, plattformar och arbetsmiljöer som levereras tillsammans och som på så sätt ökar effektiviteten.

Även den digitala arbetsplatsen vill vara one-stop-shop vilket är ett bra alternativ om du jobbar mycket i exempelvis Office 365 eller Google Workspace.

Digital employee experience (DEX)

Digital employee experience handlar om medarbetarens digitala resa genom arbetsdagen – alltså var den hämtar information och hur den utför sina arbetsuppgifter. Det handlar också om samspelet mellan medarbetarna och vilka digitala möjligheter och förutsättningar som organisationen erbjuder.

Fokuset med digital employee experience är att skapa en gemensam digital upplevelse. Att design och innehåll håller ihop för att upplevelsen ska vara samma oavsett var medarbetaren befinner sig. Det utgår också från ett holistiskt perspektiv där bland annat HR är en viktig del då arbetet även handlar om interaktion mellan medarbetarna.

Hur hänger allt ihop?

Först och främst: Alla de här verktygen och perspektiven ska samexistera och inte konkurrera med varandra. Digital employee experience är ett koncept som ser till att skapa harmoni i medarbetarens digitala vardag och som ger ett sammanhang till olika verktyg och uppgifter.

Organisationer är ofta duktiga på att skaffa nya digitala verktyg och det kan leda till komplexa digitala arbetsplatser. Verktygen i sig kan vara ypperliga men den övergripande komplexiteten kan få en förödande effekt. Därför är det superviktigt att integrera och anpassa alla verktyg till den digitala arbetsplatsen.

Undvik även "silo-visioner" för intranätet och den digitala arbetsplatsen eftersom både leverantörer och produktägare ofta strävar efter att vara plattformen som samlar alla verktyg och all information – one-stop-shop.

Så, alla som vill rusta för en modern organisation 2023 måste få begreppen intranät, digital arbetsplats och digital employee experience att samexistera.