Case

Evidensia bygger företagskultur för 40 000 medarbetare i 16 länder

Det började som två intranät i Norden, men blev sen grunden för en lösning som sträcker sig över 16 länder och 40 000 medarbetare. Medarbetarna på Evidensia har fått en gemensam plattform att kommunicera på.

07 september 2023

Bakgrund

"Det spred sig ryktesvägen"

Evidensia är en djursjukvårdskedja som finns i 20 länder – i Sverige, Norden, Europa och Kanada. Koncernen jobbade länge i ett utdaterat och överfullt intranät. Faktum är att alla länder inte ens hade ett. Det försvårade internkommunikationen på de lokala marknaderna men även länderna emellan.

I Sverige och Norge tog man på varsitt håll beslut om att bygga intranät i Sitevision – och nu har lösningen lanserats i hela Europa och används av nästan 40 000 djurälskande medarbetare på Evidensia.

– Det spred sig ryktesvägen. De andra länderna ville ha en liknande lösning också, förklarar Maria Hofling som är produktägare på Evidensia.

"– Medarbetarna möts digitalt i grupper för att diskutera olika ämnen. Vi undviker att jobba i silos och specialister på olika kontor kan dela idéer med varandra."

Maria Hofling, produktägare på Evidensia

Utmaning

Internkommunkation, företagskultur och en samlingsplats

– När vi skaffade Sitevision var Evidensia i en start-up-fas och vi behövde etablera en kanal för hur vi pratar med medarbetare. Vi behövde en bättre intranätslösning som tillät mer än envägskommunikation och där fler kunde hantera innehållet. Lättanvänt och modernt, berättar Maria Hofling och fortsätter:

– Förr fick två personer lägga ner dubbelt så mycket tid på att uppdatera intranätet. Till exempel behövde en veterinär ta kontakt med IT och förklara var och hur den ville dela information och sen var det feedback-rundor på det.

En annan utmaning var att skapa en naturlig samlingsplats för alla system och funktioner som används inom Evidensia. Och att bygga företagskultur.

– Vi ville bygga företagskultur och få alla medarbetare att förstå vad de är en del av. Att vi jobbar för förstklassig djursjukvård och att alltid öka kunskapsnivån. Under tiden vi växte och var på förändringsresa var det viktigt med effektiv internkommunikation.

Lösning

Delad plattform i alla länder

Det nya intranätet bygger på samma grundmallar oavsett land. Grundmallen innehåller bland annat support i det egna arbetet, svar på hr- och it-frågor och en veterinärmedicinsk del med behandlingsråd, policys och nätverksmöjligheter.

– Att dela samma plattform gör att vi kan kommunicera mer med varandra och utveckla intranätets fördelar gemensamt. Ju mer vi växer, desto mer material och innehåll har vi som alla kan ta del av. Det gynnar alla.

Nu används intranätet i det dagliga arbetet på klinikerna. Ett flöde med senaste nytt, information om utbildningar, integrationer och länkar vidare till andra system och kunskapsartiklar är till stor hjälp under dagarna ute på klinikerna. Dessutom finns en hubb där forskningsprojekt samlas och där alla kan följa nya rön.

Uppskattade funktioner hos redaktörerna är möjligheten att rikta personliserade budskap, de sociala funktionera som minskar antalet mejl med tunga bifogade filer och att det är ett beprövat och väl fungerande verktyg.

Resultat

Nu får alla tid över

Det som började som två intranät, ett i Sverige och ett i Norge, har blivit en gemensam plattform för alla länder. En plattform där alla kan kommunicera med alla, där kunskapsutbyte sker varje dag och där nya upptäckter frikostigt och effektivt delas med av. Medarbetarna kan logga in med eget inlogg och vara aktiva i grupper.

– Engagemanget från medarbetare är helt avgörande, menar Maria Hofling och fortsätter:

– Det är först när engagemanget är på plats som du på riktigt kan jobba med att behålla och locka ny kompetens. Efter första året med Sitevision ökade dagligen aktiva användare med 67 procent.

Tidigare spred Evidensia interna informationskampanjer genom att göra affischer och rörligt material som skickades ut till klinikerna. Ofta fick medarbetarna vänta till nästa planerade gruppmöte för att ta del av mer information. En sådan kampanj tog i snitt två veckor att göra och involverade tio medarbetare. Nu kommunicerar de enkelt och effektivt kampanjerna via intranätet.

Många uppskattar nyhetsflödet, utbildningssidorna och artiklar som gör att medarbetare kan lösa praktiska kliniska uppgifter. Att kunskap går att nå snabbt gör att medarbetarna får tid över till det jobb som de verkligen brinner för. Det jobb som är viktigt på riktigt.

Hör Maria Hofling prata mer om resultatet och värdet av deras nya intranät i webbinariet "Så ökar du produktiviteten och medarbetarengagemanget på jobbet med Sitevision"