Intranätet som pumpar runt blodet

Sveriges blodcentraler finns från Ystad i söder till Kiruna i norr, i olika regioner och landsting. I kommunikationen utåt är man enad, men internt behövde man en gemensam plattform och samordning av blodtillgången i Sverige. Ett nytt intranät blev lösningen.

Utmaning

Blodtillgången i Sverige är i regel god, men det händer att den är ojämn. Det innebär att en del blodcentraler i landet kan ha ett överskott, medan andra har ett underskott. Då behövs en kommunikationsplattform där blodcentralerna kan samarbeta och hjälpa varandra att omfördela tillgången.

– Användandet av vårt förra intranät var lågt, vilket är förståeligt med tanke på i vilket skick det var i. Vi behövde ett verktyg som bättre stöttade våra behov, säger Malin Joelsson, vice ordförande GeBlod Kommunikation.

För att öka det nationella samarbetet bestämde man sig för att investera i ett nytt intranät som bättre kunde stödja det dagliga arbetet för medarbetarna. Det var också viktigt att på ett lätt sätt kunna se organisationens tillgängliga blodlager i verktyget för att vid behov kunna flytta blodpåsar från en blodcentral i Sverige till en annan.

Lösning

År 2015 började man undersöka de olika intranäten på marknaden och la ut en offertförfrågan. Valet föll på SiteVisions lösning som implementerades av Consid, SiteVisions implementationspartner.

– Vi valde den lösningen för att vi skulle kunna använda de befintliga modulerna, men även utveckla specialanpassade lösningar. Lösningen hjälpte oss att hålla nere kostnaderna. Vi ville också att den övergripande känslan skulle vara ett levande och socialt intranät som kunde samla den geografiskt spridda verksamheten och skapa en vi-känsla, säger Malin Joelsson.

Intranätet baserades på SiteVisions intranätspaketering Social Collaboration som består av många färdiga moduler vilket gjorde det snabbt att komma igång. Vid sidan av de färdiga modulerna gjordes anpassningar och en integration mot blodbanken som visar tillgången på blod fördelat på blodgrupper. Intranätet implementerades under 2016 och alla verksamhetschefer har kunnat lägga till konton för sina medarbetare.

– Jag tycker vi har ett bra flöde, även om vi inte har varit igång så länge så ser vi att intranätet används och gör nytta, säger Malin Joelsson.

Intranätet samordnar tillgången på blod

I intranätet kan användarna lägga upp en annons där man skriver om man kan avvara eller behöver blod samt hur många påsar och vilken blodtyp det rör sig om. Då kan alla blodcentraler i landet enkelt och snabbt se och svara på annonsen. Att flytta blodpåsar från en blodcentral till en annan är nu en helt annan process än tidigare.

– Tidigare fick vi ringa runt till alla olika centraler, eller logga in på varje blodcentral för sig för att kunna se behovet. Det här sparar otroligt mycket tid, säger Malin Joelsson.

Ökad samverkan

Förutom samordningen av blodtillgången i landet låg samverkan högst upp på önskelistan. I intranätet kan nu olika arbetsgrupper, regionala grupper och grupper inom olika professioner samverka snabbt och smidigt. GeBlod Kommunikation har till exempel en egen grupp där man till exempel delar kalendrar och årsplaneringar. Dokumenthanteringen i intranätet gör att man inte behöver göra lika många mejlutskick och telefonen går inte lika varm som tidigare.

– Det är väldigt smidigt att kunna dela dokument i olika nätverk. Där har vi till exempel pågående projekt som man sedan kan ta bort när de är avslutade, säger Malin Joelsson.

Intranätet underlättar och effektiviserar samarbetet mellan blodcentralerna och framöver kommer fler funktioner att lanseras, till exempel att man ska kunna indexera blodpåsar efter antigener. Malin Joelsson tror att verktyget kommer tjäna dem under lång tid framöver:

– I och med att verktyget inte har några krångliga speciallösningar som det tidigare intranätet hade känner man sig numera trygg vid uppdateringar och ny funktionalitet.

Resultat

Intranätet förenklar vardagen för medarbetarna på Sveriges blodcentraler, men underlättar också vid mer extraordinära händelser, berättar Malin Joelsson:

– I somras var det blodbrist i landet. På min första dag tillbaka från semestern fick jag massor av samtal från pressen om hur läget såg ut. Då kunde jag snabbt logga in på intranätet och se exakt hur mycket blod och av vilken sort det fanns runt om i landet. Det var en stor hjälp och gjorde att vi kunde vara snabba och precisa i vår kommunikation.

Med minskat tryck på mejl och telefon kan Sveriges blodcentraler ägna sig åt det de gör bäst: hjälpa till att rädda liv.