Case studies

Collectum, vinnare av Guldhanden för bästa intranät

Hur får man ut så mycket som möjligt av sina moduler, och hur gör man intranätet till navet i den digitala arbetsplatsen?

Under SiteVisiondagarna slog vi oss ned med Hanna von Knorring Hällkvist, kommunikatör och projektledare på Collectum, och Kim Juppi, förstudieledare och IT-projektledare på Collectum, för att prata lite om deras resa som ledde fram till Guldhanden-vinsten för bästa intranät.

Berätta lite om projektet och varför ni gjorde en satsning på intranätet.

– Vårt förra intranät låg på en gammal plattform som egentligen inte hade förvaltats eller utvecklats på flera år. Det användes fortfarande, men var mer en informationskanal där användarna inte kunde göra så mycket mer än att ta del av nyheter, säger Hanna.

Vi började se oss om efter leverantörer och plattformar. I och med att vi inte hade en oändlig budget var det viktigt för oss att det skulle vara genomförbart och vara en plattform som byggde på standardlösningar. Med SiteVisions moduler kände vi att det skulle gå att genomföra på ett bra sätt.

– Det gamla intranätet driftades tidigare internt, men att göra det äter många timmar och det ville vi komma bort från för att kunna fokusera på det som genererar mer nytta för oss. Vi fastnade för SiteVisions molnlösning som var ett kostnadseffektivt alternativ. Eftersom vi ändå behövde en ny plattform för intranätet var det ett bra tillfälle att se över hur det skulle underhållas och förvaltas, säger Kim.

Under ungefär ett år gjorde vi behovsanalyser och såg över säkerhetsaspekten. Inom försäkringsbranschen är säkerheten avgörande, så det fick ta sin tid att hitta och göra rätt. Sedan skrev vi avtal i januari 2018 och började bygga och göra tester. I juni var vi färdiga och kunde lansera. Då hade vi lyft över allt vi ville spara från det gamla intranätet och fått allt det nya på plats.

Vad ville ni uppnå med ert nya intranät? Vilka förväntningar hade ni?

– Vår vision om intranätet var att det skulle stärka vår kultur, samarbetet över enheterna och den sociala gemenskapen och utbytet. Vi har satsat mycket på att uppmuntra teamarbete som sträcker sig över de olika avdelningarna. Vi ville också att verktyget skulle spegla visionen om att så småningom ha intranätet som hub för vår digitala arbetsplats, så det var ett led i en digital resa och inte bara ett byte från en gammal lösning till en ny, säger Hanna.

Att det skulle finnas ytor för samarbete var väldigt viktigt samt versionshantering och dokumenthantering. Det skulle vara lätt att se att dokumentet var det senast uppdaterade. Sedan ville vi också hjälpa kommunikationsavdelningen där det tidigare varit en del flaskhalsar genom att sprida ut redaktionsansvaret och få ett verktyg som var snyggt och enkelt att jobba i.

Användarvänligheten och teknik var de två viktigaste spåren. Vad det gäller det tekniska var det avgörande att söket skulle fungera bättre. Vi ville synliggöra våra medarbetare så att det skulle vara enkelt att se vem som gör vad.

– En viktig faktor var också pålitligheten. Vi ville inte ha dubblering av sidor, det var viktigt att medarbetarna skulle kunna lita på informationen som fanns på intranätet, säger Kim.

Hur har det gått sedan lanseringen?

– Jättebra. Vi har pigga och alerta medarbetare som flitigt använder intranätet och de sociala funktionerna och delar information. En inte helt ovanlig kommentar angående söket är faktiskt ”Just det, jag hittar ju det jag söker nuförtiden”, säger Hanna.

Vi har förvaltningsmöten och redaktörsmöten och ser att det går att göra mycket, så nu har fler fått blodad tand att göra ännu mer. Mycket är bra, så det är bara småsaker vi behöver justera, men det är roligt att alla är engagerade.

Vilka effekter har ni kunnat se?

– Vartannat år gör vi en internkommunikationsenkät. Den senaste låg till grund för analysen inför intranätsbytet och där fick det förra verktyget bottenbetyg. Om ett par veckor ska vi göra en ny enkät, så det blir spännande att se vad den säger, säger Hanna.

Kundservice är en av våra största enheter, och de har en egen ingång på intranätet. De har mycket kundkontakt och vi ser att information som tidigare har behövts mejlas ut nu går att hitta i intranätet.

Vad det gäller söket så har det varit ett superlyft för medarbetarna som är jättenöjda; nu är det enkelt att hitta både kollegor och information.

Blev resultatet som ni förväntade er?

– Vi hade gjort skisser på intranätet och layoutmässigt blev det ungefär som vi hade tänkt oss. Även grunden blev rätt lik. Det var ju mycket standard som vi ville få ut mycket av för att komma i mål med projektet. Vi är faktiskt överväldigade av hur det togs emot i organisationen, vi har bara fått positiva reaktioner och bra feedback som visar att medarbetarna bryr sig, säger Hanna.

– Även ur en teknisk synvinkel har det fungerat bra, det har varit stabilt och vi har inte stött på några problem, säger Kim.

– Intranätet är en viktig plattform för oss när det gäller intern kommunikation. Nu har vi ett samarbetsrum, någonstans där man kan landa. Händer det något så är det på intranätet det syns. Hittills vi är jättenöjda, och vi tycker att vi verkligen fick ”bang for the buck”, säger Hanna.

Vad är nästa steg?

– Det händer en hel del inom organisationen nu. Vi ska byta lokaler och gå mot ett aktivitetsbaserat kontor. Då kommer intranätet bli mer som en hub och stötta det nya arbetssättet. Ett naturligt nästa steg blir då att ha intranätet i mobilen. Så vi håller på med en resa mot en digital arbetsplats där intranätet kommer spela en stor roll för att kunna samla allt på ett ställe, säger Hanna.

Varför tror ni att ert intranät blivit nominerad till Guldhanden 2018?

– Det kan ha att göra med att vi hade ett befintligt intranät som vi fick lyfta över och sålla bort sådant vi inte längre behövde. Det var ett stort arbete som vi ändå lyckades göra snabbt. Det fanns otroligt mycket information på gamla intranätet, så det blev en enorm skillnad att gå till det nya där enkelheten har varit i fokus, säger Kim.

– Jag vill tro att vi med ganska enkla medel och många standardlösningar har lyckats få till ett bra intranät. Vi har gjort det enkelt för oss utan att tumma på användarnyttan. Hela tiden har vi haft med grupper av medarbetare och fått med dem i arbetet. Vi blev glatt överraskade att vara nominerade. Vi känner oss egentligen ganska små, men vi har ju allihop arbetat utifrån samma plattform, så det var jätteroligt att bli uppmärksammande för vårt arbete, säger Hanna.

 

I år var det rekord i antal nomineringar till Guldhanden – och de nominerade projekten höll så hög kvalitet att vi för första gången valde att ta fram fyra nominerade i varje kategori i stället för tre. Vi på SiteVision gratulerar Collectum till vinsten och önskar lycka till med framtida projekt!

Evidensia Djurvård väljer SiteVision
Maria Hofling, Evidensia

o SiteVision-partner: Soleil

Namn: Hanna von Knorring Hällkvist, Kim Juppi

Titlar: Kommunikatör, IT-projektledare

Vill du veta mer?

Produktiviteten ökar med intranätet som digital arbetsplats

Tips! Läs om hur du kan öka produktiviteten med intranät som digital arbetsplats

- Hur kollegor kan arbeta mer effektivt och samarbetsinriktat med ett socialt intranät